面向社會，創建檔案信息服務產業

摘 要：創建出檔案應有的信息服務產業，要完善檔案館基礎設施建設，其核心應是制定電子文件信息安全規范。只有制定先進的電子文件信息安全規范，才能充分發揮檔案信息化的的整體效益。要嚴格標準，規范建設，其核心應是選擇優化的檔案管理軟件，使其現有館藏檔案資源達到數字化要求。

關鍵詞：檔案 信息服務

中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2019）10-0037-01

我們說，如今的檔案館已不再是單純的收藏機構，或者說已不再是檔案信息的收集中心、交流中心和信息技術的用戶。如今，檔案館應是在為當今社會各界提供出檔案信息服務的基礎之上，創建出檔案應有的信息服務產業。

一、創建出檔案應有的信息服務產業，要完善檔案館基礎設施建設，其核心應是制定電子文件信息安全規范

只有制定先進的電子文件信息安全規范，才能充分發揮檔案信息化的的整體效益。要加強檔案信息資源建設，其核心應是發揮主觀能動性。《中華人民共和國計算機信息系統安全保護條例》第13條明確規定：“計算機信息系統的使用單位應當建立安全管理制度，負責本單位計算機信息系統的安全保護工作。”而電子文件的信息系統保護，要求要具有合理的、科學的電子文件信息安全規范。信息安全依賴于管理者和利用者遵守規范而行，依賴于環境、計算機系統，以及載體的整體安全。由此，我們須應了解電子文件信息安全規范的基本特點：

1.電子文件信息安全規范說到底是人的行為規范

電子文件信息安全主要表現為計算機系統及電子文件載體的安全等，但它們的安全歸根到底決定于人的行為。特別是內部有關人員的行為規范。關于這一點，據有關統計數字表明，電子文件信息安全事件中的60—70%的起因出于機構的內部。可見，有關的技術人員、管理人員、利用人員等，遵照規范進行操作，則是電子文件信息安全系統最重要的一環。

2.電子文件信息安全規范具有綜合性

電子文件信息安全規范，要針對當前所威脅著各種電子文件信息安全規范的安全因素而制定，就是說，既要考慮人的因素，又要考慮物的因素、技術因素等，因而它具有著較強的綜合性。

二、創建出檔案應有的信息服務產業，要加強檔案信息資源建設，其核心應是發揮主觀能動性

首先，檔案資料信息以“動態”形式來源于社會各界，又以“靜態”形式存于檔案部門。就是說，人們獲取和保存檔案資料信息的目的不是以完成由“動態”到“靜態”的轉變為終點，而是利用檔案資料信息為社會各界服務才是其根本出發點。由此，在這一過程中，檔案信息的獲取，主要是檔案資料信息管理部門，在遵循檔案資料信息自身規律的前提之下，發揮主觀能動性，按照科學的方法來完成的。把大量的檔案資料信息由存貯的“靜態”形式轉化為現實信息，投放到社會各界中去，，發揮經濟效益和社會效益，這就是檔案館主觀能動性得以發揮的過程。

其次，以豐富的館藏作為物質基礎去開發檔案資料信息，這一點，檔案工作者必須發揮主觀能動性，尊重客觀規律，增強科學的開發意識。因為一個地區的檔案館，是一個地區的政治、經濟、文化和科技等方面信息的綜合基地，須在開發檔案資料信息過程中，使其發揮最佳經濟效益。因此，我們必須從發揮主觀能動性上入手，用科學的方法去分析館藏內容，研究館藏結構，從中找出規律性的東西，使其信息開發工作建立在尊重科學的、客觀規律基礎之上。

三、創建出檔案應有的信息服務產業，要嚴格標準，規范建設，其核心應是選擇優化的檔案管理軟件，使其現有館藏檔案資源達到數字化要求

怎樣選擇優化的檔案管理軟件，使其現有館藏檔案資源達到數字化要求呢？

1.選擇性能穩定、能夠兼容各類檔案和適用性強的網絡版本檔案管理軟件。全面考查是否具有良好的人性化界面，能否實現各種載體檔案電子信息的雙向傳輸，是否具備強大的檢索功能及完善的借閱管理和利用控制功能，以便很好地實現檔案管理的利用目的。

2.為檢索方便，著錄選項須有一箭雙雕之功效。諸如為了能夠用“責任者”欄目直接查詢到人名，將其負責人姓名和本人姓名錄入在責任者欄目。這樣，在檢索時，只需輸入姓名，立即便可檢索到所需有關人員的完整的檔案信息。

3.保證檔案信息錄入和信息采集的準確性、全面性。無論是著錄檔案目錄，還是采集圖文并茂式的信息，目的是為了實現快捷準確的檢索，所以，收錄的數據信息的正確或完整，直接影響到檢索效率。同時也應該考慮到將來利用信息時的安全性，著錄時嚴格分清楚各種檔案信息的密級，把公開、內部、秘密、機密、絕密五個等級的字樣體現在著錄內容中。

4.進一步加大檔案管理軟件推廣工作力度，提高檔案管理技術和應用水平，為保證檔案信息交換和實現檔案信息資源共享創造條件。

5.充分利用和發揮網站的作用，使檔案網站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務的窗口。在網絡信息平臺上，建立檔案網站，有計劃地上載開放檔案目錄和現行的文件目錄，并積極創造條件，上載已公開的檔案全文信息，提供網上查詢和使用服務，進一步發揮檔案信息資源服務和使之達到現有館藏檔案資源數字化目標的作用。

6.為能夠有重點、有計劃地將現有館藏檔案信息數字化。

由上所述，完善檔案館基礎設施建設，制定電子文件信息安全規范;加強檔案信息資源建設，發揮主觀能動性;嚴格標準，規范建設，選擇優化的檔案管理軟件，使其現有館藏檔案資源達到數字化要求，這些管理工作都是面向社會，創建檔案信息服務產業發展的必然趨勢。它雖然給傳統的檔案管理工作換上了新的面孔，但是也是當前新時代、新形勢下的檔案工作所帶來的新機遇和新的發展方向。就讓我們的每一位檔案工作者，在不斷地調整和補充自身知識結構、自身知識范圍的同時，把自己的檔案工作做得好上加好，使自己的檔案管理工作業務水平不斷地加以提高，用以適應面向社會，創建檔案信息服務產業發展的必然趨勢。

參考文獻

[1]劉美圻.吉林房地產[J].吉林房地產業協會，2009.1.

作者簡介：李敏（1968.9—）女，大專學歷，在四平市房屋交易和產權管理中心任職。