用項(xiàng)目管理打造小而精的企業(yè)

王興釗

“我們的項(xiàng)目與日俱增，但是我們不能按照工作量的倍數(shù)增加人員，必須快速提高運(yùn)作效率。原來(lái)10個(gè)人做的事情，要變成7個(gè)人、6個(gè)人來(lái)完成，這就必須激發(fā)員工潛力，優(yōu)化工作流程。我們認(rèn)為，項(xiàng)目管理可以在一定程度上幫助我們達(dá)成這個(gè)目的。”中國(guó)藥學(xué)會(huì)科技開(kāi)發(fā)中心（下稱(chēng)“中心”）主任周穎玉這樣描述中心當(dāng)初引入項(xiàng)目管理的初衷。

中心是中國(guó)藥學(xué)會(huì)的科技服務(wù)和信息咨詢(xún)機(jī)構(gòu)，自2008年重組以來(lái)，中心獲得全面、快速發(fā)展。近年來(lái)，中心承擔(dān)國(guó)家發(fā)改委、工信部、科技部、衛(wèi)健委、國(guó)家藥監(jiān)局、中國(guó)科協(xié)等部委的研究課題70余項(xiàng)，開(kāi)展短缺藥品監(jiān)測(cè)預(yù)警、藥品價(jià)格異常波動(dòng)監(jiān)測(cè)、過(guò)度重復(fù)類(lèi)藥品審批目錄動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)、醫(yī)藥產(chǎn)業(yè)創(chuàng)新能力評(píng)價(jià)等方面的研究。此外，中心每年還承擔(dān)科技活動(dòng)周、全國(guó)科普日、全國(guó)安全用藥月、中國(guó)藥師周等大型科普項(xiàng)目。

循序漸進(jìn)

周穎玉清醒地認(rèn)識(shí)到，在中心推行項(xiàng)目管理不可能一蹴而就，因?yàn)閺谋举|(zhì)上講，推行項(xiàng)目管理就是要開(kāi)展一個(gè)對(duì)傳統(tǒng)工作方法的重大變革。雖然中心在項(xiàng)目管理實(shí)踐中不斷摸索，積累了一定的經(jīng)驗(yàn)，也有一些骨干人員接受過(guò)系統(tǒng)的項(xiàng)目管理培訓(xùn)，但全面開(kāi)展項(xiàng)目管理仍是一個(gè)不小的系統(tǒng)工程。為了保證變革過(guò)程的可控性、變革結(jié)果的可接受性，中心采用穩(wěn)扎穩(wěn)打、循序漸進(jìn)的方式，分為4個(gè)步驟來(lái)逐步開(kāi)展項(xiàng)目管理變革。

培育項(xiàng)目管理文化

要使項(xiàng)目管理的理念深入人心、落到實(shí)處并非易事。如果員工不能從內(nèi)心接受項(xiàng)目管理，很容易將它搞得似是而非、搞成花架子，難以取得預(yù)期的效果。為了避免這種結(jié)局，企業(yè)的高管們必須充當(dāng)最堅(jiān)決的項(xiàng)目管理推進(jìn)者，把引入項(xiàng)目管理作為“一把手工程”來(lái)抓。

中心對(duì)員工開(kāi)展有針對(duì)性的項(xiàng)目管理培訓(xùn)，整個(gè)培訓(xùn)過(guò)程歷時(shí)7個(gè)月，每個(gè)月培訓(xùn)1天，從主任到一線員工的所有人員都參加培訓(xùn)。每次培訓(xùn)一個(gè)主題，培訓(xùn)結(jié)束之后布置作業(yè)，要求把項(xiàng)目管理方法應(yīng)用到實(shí)際工作中。例如，在培訓(xùn)了看板管理之后，留的作業(yè)就是每個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建立自己的項(xiàng)目看板。周穎玉說(shuō)，只有實(shí)踐了，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)才能真正深入地了解一個(gè)工具所帶來(lái)的好處，也才能更加客觀地評(píng)估工具的適用性，并可以根據(jù)項(xiàng)目特征對(duì)工具進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整。

周穎玉強(qiáng)調(diào)，項(xiàng)目管理文化不是虛無(wú)縹緲的東西，也不是貼在墻上的標(biāo)語(yǔ)和口號(hào)，它是滲透到員工心中的一種習(xí)慣、一種約定俗成的東西、一種自然而然的做事方法。

構(gòu)建高效組織結(jié)構(gòu)

盡管狼被有些組織推崇為智慧、團(tuán)隊(duì)、進(jìn)取等的象征，但不可回避的是，在生態(tài)系統(tǒng)中，狼已成為面臨滅絕威脅的動(dòng)物，而善于結(jié)網(wǎng)的蜘蛛?yún)s已存活了至少1.65億年。領(lǐng)導(dǎo)者與其說(shuō)要當(dāng)好狼王，不如說(shuō)要當(dāng)好結(jié)網(wǎng)者，正如《夏洛特的網(wǎng)》中所言：“結(jié)好一個(gè)網(wǎng)，然后靜靜等待美好的事情發(fā)生。”

在全面研討了職能型、矩陣型和項(xiàng)目型等組織結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，中心決定嘗試建立一種集采眾長(zhǎng)的網(wǎng)狀項(xiàng)目管理模式。這種模式模糊上級(jí)和下級(jí)的界限，每一名員工都是網(wǎng)絡(luò)上的節(jié)點(diǎn)，項(xiàng)目決策權(quán)限、角色和領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系可以根據(jù)需要隨時(shí)改變。員工可以在中心內(nèi)外部可控范圍內(nèi)快速找到需要的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員，推動(dòng)項(xiàng)目進(jìn)展，甚至可以實(shí)現(xiàn)新項(xiàng)目的自發(fā)組織和推進(jìn)。

例如，在2018年全國(guó)科普日項(xiàng)目中，項(xiàng)目經(jīng)理是一名畢業(yè)才兩年的年輕員工，作為“導(dǎo)演”，全面負(fù)責(zé)項(xiàng)目的組織實(shí)施，而中心領(lǐng)導(dǎo)則是該項(xiàng)目的成員，做“演員”。中心為每一位員工創(chuàng)造成為項(xiàng)目經(jīng)理的機(jī)會(huì)，員工可以自由選擇伙伴結(jié)成團(tuán)隊(duì)，這大大激發(fā)了員工的工作熱情，并促進(jìn)了員工的快速成長(zhǎng)。

作為項(xiàng)目管理的推動(dòng)者，項(xiàng)目管理辦公室（PMO）在中心應(yīng)運(yùn)而生。PMO對(duì)項(xiàng)目的全生命周期進(jìn)行持續(xù)關(guān)注。通過(guò)建立和優(yōu)化項(xiàng)目管理流程、分享經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、定期實(shí)施項(xiàng)目審查，PMO為活躍在網(wǎng)狀模式中的每名項(xiàng)目經(jīng)理提供及時(shí)而有針對(duì)性的指導(dǎo)。

建立項(xiàng)目管理制度

不以規(guī)矩，不成方圓。中心結(jié)合自身實(shí)際情況，制定了項(xiàng)目管理制度，讓項(xiàng)目管理有章可循，這些制度包括創(chuàng)意收集制度、立項(xiàng)評(píng)審制度、項(xiàng)目經(jīng)理競(jìng)聘制度、項(xiàng)目信號(hào)燈制度、項(xiàng)目后評(píng)價(jià)制度等。

其中，項(xiàng)目經(jīng)理競(jìng)聘制度頗受員工歡迎。在立項(xiàng)評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)之后，PMO發(fā)布項(xiàng)目經(jīng)理招募通知，有興趣的員工均可以報(bào)名參加競(jìng)聘會(huì)。競(jìng)聘會(huì)上，潛在的項(xiàng)目經(jīng)理需要講述自己的技術(shù)方案和管理方案，并回答專(zhuān)家的提問(wèn)。一位項(xiàng)目經(jīng)理當(dāng)時(shí)是這樣成功說(shuō)服PMO專(zhuān)家團(tuán)的：“我的工期可以更短，因?yàn)轫?xiàng)目中要求的登錄功能、收費(fèi)功能、用戶管理功能，甚至部分頁(yè)面展示功能在我剛剛完成的項(xiàng)目中用過(guò)，這些可復(fù)用的技術(shù)可以節(jié)省大量的時(shí)間和人工成本。”

借力項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)

工欲善其事，必先利其器。在項(xiàng)目管理制度試運(yùn)行了半年之后，中心自主開(kāi)發(fā)了一套簡(jiǎn)單易行的PMO辦公系統(tǒng)。系統(tǒng)包含兩條簡(jiǎn)單的管理線條：一條是從PMO到項(xiàng)目經(jīng)理再到項(xiàng)目成員的自上而下的線條，包括立項(xiàng)審批、項(xiàng)目經(jīng)理委派、工作分解、工作包委派；另一條是從項(xiàng)目成員到項(xiàng)目經(jīng)理再到PMO的自下而上的線條，包括工作包進(jìn)展匯報(bào)、工作包核實(shí)確認(rèn)、單項(xiàng)目報(bào)告、項(xiàng)目組合報(bào)告。

系統(tǒng)除了可以固化流程外，還極大地提高了 PMO的辦公效率。PMO專(zhuān)員宋彥平說(shuō)：“在沒(méi)有系統(tǒng)之前，收集和匯總各個(gè)項(xiàng)目的月度報(bào)告需要2～3天的時(shí)間；有了系統(tǒng)之后，感覺(jué)就是2秒鐘的事情，這樣PMO可以把更多的精力放在對(duì)項(xiàng)目狀況的分析和對(duì)項(xiàng)目問(wèn)題的輔導(dǎo)上?！?img src="https://cimg.fx361.com/images/2020/11/02/qkimagesxmglxmgl201901xmgl20190112-3-l.jpg"/>

借助系統(tǒng)，中心還把項(xiàng)目經(jīng)理雙向選擇制度進(jìn)一步延伸到項(xiàng)目成員的雙向選擇。項(xiàng)目經(jīng)理在系統(tǒng)中拆分出工作包之后，中心所有員工均可以通過(guò)系統(tǒng)看到“待委派”的工作包，以及這個(gè)工作包的具體描述、進(jìn)度要求和對(duì)人員的技能要求，他們都可以在系統(tǒng)中申請(qǐng)與自己技能相匹配的工作包。這種做法不僅改變了以往項(xiàng)目經(jīng)理找資源難的局面，而且有力推動(dòng)了員工學(xué)習(xí)新技能的積極性。員工如果擁有的技能無(wú)法滿足工作需要，就接不到工作包，從而有被淘汰的可能。

接下來(lái)，中心還計(jì)劃把系統(tǒng)延伸到中心外部，某些工作包可以委托給外部人員完成，這是全球正在興起的零工經(jīng)濟(jì)（Gig Economy）的一種實(shí)踐。所謂零工經(jīng)濟(jì)，就是指社會(huì)上的每個(gè)人都可以利用自己的專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)和空余時(shí)間，幫別人解決問(wèn)題而獲取報(bào)酬。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，零工經(jīng)濟(jì)打破了企業(yè)的資源和技術(shù)瓶頸，可以在全社會(huì)范圍內(nèi)獲取優(yōu)質(zhì)資源，從而提升工作質(zhì)量，同時(shí)也使得企業(yè)的人員成本更加精益。

初見(jiàn)成效

一分耕耘，一分收獲。周穎玉指出，項(xiàng)目管理的實(shí)施給中心帶來(lái)了明顯的好處，其中最大的好處是培養(yǎng)了人才，而人才是中心發(fā)展的不竭動(dòng)力。

提高可視化程度

只有看得見(jiàn)，才能知道問(wèn)題出在哪里，才能推動(dòng)問(wèn)題的解決。在采用項(xiàng)目管理方法后，中心可以通過(guò)一張圖快速及時(shí)地看到中心所有項(xiàng)目的狀況，包括進(jìn)度延誤程度、成本超支程度，還可以看到人員負(fù)荷的飽滿程度。

PMO曾經(jīng)發(fā)現(xiàn)有個(gè)項(xiàng)目連續(xù)2周進(jìn)展甚微，于是詢(xún)問(wèn)項(xiàng)目經(jīng)理，項(xiàng)目經(jīng)理說(shuō)：“正在等待財(cái)務(wù)的審批結(jié)果。” PMO問(wèn)：“是財(cái)務(wù)不同意嗎？”項(xiàng)目經(jīng)理說(shuō)：“同意。”P(pán)MO問(wèn)：“既然同意，為什么還要等待審批結(jié)果？”項(xiàng)目經(jīng)理說(shuō)：“還需要一個(gè)正式的手續(xù)?！盤(pán)MO于是問(wèn)財(cái)務(wù)，才發(fā)現(xiàn)是項(xiàng)目相關(guān)方溝通中出現(xiàn)了一些誤解。

另外一個(gè)項(xiàng)目顯示連續(xù)2周都在調(diào)試，PMO詢(xún)問(wèn)項(xiàng)目經(jīng)理，項(xiàng)目經(jīng)理說(shuō)：“處理速度慢，客戶不滿意，正在調(diào)整。”P(pán)MO迅速召集一個(gè)專(zhuān)題小組會(huì)議，邀請(qǐng)中心的幾位技術(shù)“大拿”一起參加會(huì)議，半小時(shí)的會(huì)議就得出了初步解決方案。

提升計(jì)劃能力

項(xiàng)目進(jìn)度估算和成本估算一直是困擾項(xiàng)目經(jīng)理的一個(gè)難題，但是項(xiàng)目相關(guān)方有理由得到一個(gè)關(guān)于進(jìn)度和成本的承諾。為此，一方面，項(xiàng)目經(jīng)理需要學(xué)習(xí)和應(yīng)用更加科學(xué)的估算方法；更重要的另一方面，企業(yè)需要積累豐富的項(xiàng)目數(shù)據(jù)，作為估算的依據(jù)。

采用項(xiàng)目管理方法后，中心從立項(xiàng)評(píng)審開(kāi)始，項(xiàng)目經(jīng)理就需要對(duì)進(jìn)度和成本進(jìn)行預(yù)估；立項(xiàng)批準(zhǔn)之后，項(xiàng)目經(jīng)理需要建立正式的項(xiàng)目計(jì)劃；在實(shí)施過(guò)程中，項(xiàng)目經(jīng)理需要對(duì)實(shí)際數(shù)據(jù)進(jìn)行收集。這種做法為中心收集了大量有效數(shù)據(jù)，使得項(xiàng)目估算和計(jì)劃形成一個(gè)閉環(huán)，螺旋上升，提升了項(xiàng)目經(jīng)理的估算能力和計(jì)劃能力。

促進(jìn)人才快速成長(zhǎng)

一個(gè)好的管理體系可以克服對(duì)個(gè)人英雄主義的依賴(lài)，充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)的合力，同時(shí)也可以促進(jìn)員工能力的快速提升。在建立項(xiàng)目管理體系過(guò)程中，中心PMO與績(jī)效優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行了充分訪談，提取了他們的優(yōu)良做法，固化到項(xiàng)目流程中，從而使得更多的人員可以復(fù)制這種做法。

以前，中心很多技術(shù)出身的項(xiàng)目經(jīng)理一聽(tīng)到客戶需求就立即動(dòng)手開(kāi)始實(shí)施；在建立了項(xiàng)目管理流程之后，中心項(xiàng)目經(jīng)理需要按照 “先問(wèn)為什么，再問(wèn)誰(shuí)受益”的步驟，逐步澄清需求，這種做法最大程度地降低了由于需求理解不透徹導(dǎo)致的返工。

值得一提的是，中心采用工作包的雙向選擇制度后，不少員工正在朝著“全棧工程師”的方向努力。網(wǎng)狀項(xiàng)目管理模式和項(xiàng)目經(jīng)理競(jìng)聘制度則為中心培養(yǎng)了一批技術(shù)和管理兩面硬的綜合人才。

結(jié)語(yǔ)

在VUCA時(shí)代，企業(yè)面臨的環(huán)境更加復(fù)雜，要在變革中抓住機(jī)遇，就必須苦練基本功，提升競(jìng)爭(zhēng)力。項(xiàng)目管理作為一種廣為認(rèn)可的管理模式，在實(shí)踐中發(fā)揮了顯著的作用。通過(guò)營(yíng)造項(xiàng)目管理文化，構(gòu)建項(xiàng)目管理組織結(jié)構(gòu)和PMO，建立項(xiàng)目管理制度，推行PMO辦公系統(tǒng)，中心項(xiàng)目管理模式得到優(yōu)化，項(xiàng)目?jī)?nèi)外部資源得到有效利用，項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度和成本等多方面的績(jī)效得到提升。

作為中心開(kāi)展項(xiàng)目管理變革的全程參與者，許江林深有感觸地說(shuō)，近年來(lái)，不論是國(guó)企、民企還是外企，都把企業(yè)的創(chuàng)新、轉(zhuǎn)型和變革的重要性提升到了一個(gè)新的高度，而創(chuàng)新、轉(zhuǎn)型和變革的載體之一就是項(xiàng)目管理。事實(shí)證明，企業(yè)推行項(xiàng)目管理不易，直接照搬國(guó)外成熟方法論或最佳實(shí)踐很難落地。只有借鑒西方成熟的項(xiàng)目管理方法和工具，結(jié)合中國(guó)文化特點(diǎn)、企業(yè)自身特色進(jìn)行定制化的裁剪和整合，為企業(yè)建立一套具有中國(guó)特色的項(xiàng)目管理體系，才能保障企業(yè)內(nèi)一系列關(guān)鍵項(xiàng)目的目標(biāo)順利達(dá)成，從而迅速實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略落地和成功轉(zhuǎn)型。

舊歲已展千重錦，新年更進(jìn)百尺桿。展望未來(lái)，中心將繼續(xù)推動(dòng)項(xiàng)目管理的進(jìn)一步運(yùn)用，為實(shí)施健康中國(guó)戰(zhàn)略、決勝全面建成小康社會(huì)、實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的中國(guó)夢(mèng)做出新貢獻(xiàn)。