基于物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的智能化檔案庫房的問題與趨勢研究

佟純　李照璐　王聰　梁懿

【摘??要】物聯(lián)網(wǎng)的感知技術及智能處理的能力被廣泛應用，能夠對物體進行實施智能操控，可以將信息實時準確的傳遞等。隨著這一技術的不斷發(fā)展，檔案庫房的管理模式也開啟了新起點，如何對電子標簽進行建立智能識別，電子編目信息，電子檔案存儲功能作為現(xiàn)下企業(yè)需要解決的問題之一。這一新興技術的發(fā)展，雖然已經(jīng)被廣泛應用，但是在實際檔案管理中，檔案工作得不到完善、重復性工作、達不到檔案庫房的標準化建設等問題。因此檔案庫房的智能化管理模式，需要根據(jù)實際情況得到相應的調整，彌補其中的不足。

【關鍵詞】物聯(lián)網(wǎng);智能化檔案庫房;智能化

1.檔案庫房智能化發(fā)展現(xiàn)狀

1.1標準化建設規(guī)范

隨著研究的不斷發(fā)展，物聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)涉及多個技術領域，逐漸進入到大眾的生活中。由此可見，物聯(lián)網(wǎng)一體化實現(xiàn)智能管理系統(tǒng)、空調系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、溫度和濕度自動調節(jié)系統(tǒng)等等智能化管理，多樣化的系統(tǒng)管理影響著彼此之間的共同存在和共同的適用性。其中檔案管理系統(tǒng)中有些信息是需要人工再次錄入的，此操作作為管理系統(tǒng)的一大缺陷。此外管理系統(tǒng)之間的信息問題影響到各個環(huán)節(jié)的正常運作，使工作效率變低。因此，系統(tǒng)的開發(fā)要結合現(xiàn)實生活，根據(jù)實際情況開展工作，以確保工作的準確性和規(guī)范化。

1.2?思考問題的合理性

智能化檔案庫房可以提高檔案庫房的管理水平和提高工作質量，在開發(fā)之前，建設管理要根據(jù)實際情況研發(fā)。智能化檔案庫房已經(jīng)為庫房管理帶來了極大的幫助和便捷，據(jù)現(xiàn)今發(fā)展情況而言，檔案管理工作的重心越來越趨向于服務化。因此在建設智能化庫房要考慮硬件和軟件的采購以及安裝，正確正視投入以及產出之間的關系。伴隨著電子檔案的發(fā)展使用，提高了智能檔案庫房的使用率，更可以高效的處理電子文件。對于企業(yè)辦公中可以在庫房管理中增添電子識別和設計電子標簽功能，對新建文檔、存儲需要的資料做好檔案閱讀。由此可見，智能化檔案庫房的建設需要配備專屬的設備系統(tǒng)，針對其現(xiàn)今辦公使用率問題進行深入研究。

1.3?低水平建設的重復性

為了方便資料查閱，電網(wǎng)企業(yè)將檔案室與檔案庫房設立在綜合辦公大樓，并且建筑結構基本相同，對水、電等設施進行統(tǒng)一的規(guī)劃，針對此建構，在智能化檔案庫房建構中跟要注意其中的特殊需求。在建立智能化檔案庫房時，庫房內需要配備自動調節(jié)濕溫度設備，并且提前布置電源線等位置，以確保建立之后正常運行。檔案庫房中的加濕器需要一個單獨的進水口，缺水時會自動預警，提醒人工加水。除此之外，檔案工作還要做好保密工作，合理采用二維碼技術。利用二維碼技術來對檔案存儲進行編目信息，把編目好的電子檔案信息與實體檔案資料的位置相對應。而二維碼技術作為通過掃描進行識別，能夠提高識別準確率。需要注意的是使用該技術要對準標簽后進行正確識別，否則技術會產生自動盤點，其準確效果不夠理想，無法對檔案資料位置進行實時定位。

2.檔案庫房智能化描述

2.1智能化庫房給管理模式

智能化檔案庫房通過對RFID進行信息存儲，可以更好地進行標注和識別，從而可以更快地知道檔案資料的準確位置和信息，達到搜索引擎的功能，實現(xiàn)快速的獲取信息的目的。相對于傳統(tǒng)庫房的管理模式來看，檔案資料的密集架和標簽，二者合一的聯(lián)系起來，以此來完成上架工作。并且把數(shù)據(jù)同步到系統(tǒng)庫房中，實現(xiàn)檔案庫房的實體與系統(tǒng)相符合，以便及時從根本上發(fā)現(xiàn)問題，而且對檔案資料進行盤點的時候，需要拿專屬的讀卡器進行標簽掃描，這樣就可以實現(xiàn)檔案資料的自動識別，把所識別到的信息與目錄相對照，從而完成盤點工作。然而檔案資料入庫時，也只是需要用讀卡器來獲取檔案標簽上的信息，把資料入庫。當然，借用和歸還資料時也是會自動識別標簽。

2.2?智能化庫房的安全管理方法

無論是傳統(tǒng)庫房還是現(xiàn)有的智能化檔案，庫房都要具備一定的消防意識防盜意識，根據(jù)當代的智能化檔案庫房的條件來看，在智能化庫房安裝消防系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、自動防盜報警系統(tǒng)等等，此舉措均有效的對智能化檔案庫房進行安全化管理。使用者拿著帶有標簽的資料，進行出入庫均會被通道門識別出來。且還會識別出檔案資料是否被安全借用，只要發(fā)現(xiàn)異常就會及時報警。根據(jù)傳統(tǒng)檔案房的存儲，不論是紙質文件、一些音箱檔案對存儲環(huán)境都是有著特殊要求。傳統(tǒng)的庫房環(huán)境管理需要進行人工查看，并且記錄下來查看的結果，只要稍有松弛就會出現(xiàn)一系列問題，而智能化檔案庫房的管理，只是通過傳感器來了解環(huán)境，并且能夠自動調節(jié)檔案庫房的環(huán)境。

3.物聯(lián)網(wǎng)影響著智能化檔案庫房的發(fā)展

物聯(lián)網(wǎng)的應用和服務功能，使智能化庫房實現(xiàn)了現(xiàn)實檔案存儲和數(shù)字相結合的檔案管理，為檔案庫房實現(xiàn)存儲和借閱等管理方式。但是它具備一定的局限性，只能對特定的檔案進行查找和閱讀，這讓檔案庫房的信息得不到充分利用。所以，在物聯(lián)網(wǎng)的影響下，應實現(xiàn)檔案庫房資源的共享性，爭取在一定程度上提高檔案資源的利用價值，以此達到需求者的要求。當然在智能化檔案庫房中，檔案信息的錄入來自于人工錄入還有檔案管理系統(tǒng)的自動同步，系統(tǒng)的錄入主要包括種類、資料編號、作者、年月日、頁數(shù)等項目。這對于一些查找目標明確的人來說，可以更好更快的去查找檔案資料。然而也有一些檔案資料沒有被充分的利用起來，這就說明在錄入資料的時候比較籠統(tǒng)，不易查找。而有一種方法叫做搜索引擎，把內容進行電子搜索，就能快速查找出其資料，提高了工作效率。

結語：物聯(lián)網(wǎng)技術的提高使檔案庫房智能化管理水平得到進一步提升。在一定程度上來講，檔案庫房的智能化對系統(tǒng)是由一定的深度開發(fā)和完善，并運用到實際的檔案庫房管理之中，只有這樣，才能使檔案庫房管理工作得到根本的改變。所以說，物聯(lián)網(wǎng)對智能化檔案庫房的管理，有了很大的幫助，提高了工作效率，加強了合作效率，服務水平得到深層次的創(chuàng)新。

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基金項目：

本文由國家電網(wǎng)公司總部文檔智能化管理及關鍵技術選型研究科技項目資助。

（作者單位：1國家電網(wǎng)有限公司2.國網(wǎng)湖南省電力有限公司3.福建億榕信息技術有限公司）