基于大數據環境的智能化公文擬寫平臺的設計與實現

周峰　林振天　姬廣鵬　黃敬林

【摘??要】公文作為能夠處理企業事務，維持好企業的正常運作，關聯到上下級傳遞信息、也影響到同等級員工之間的信息交流。企業智能化處理公文有利于公司走向正規化的發展，實現各個部門之間傳遞企業信息，達到企業更好的管理模式。本文所闡述的就是基于大數據環境下，根據當下信息化環境進行智能化公文擬寫平臺的設計，這一宗旨就是希望每個部門都能夠實現公文化管理模式，更好的為企業創造高效辦公，為企業的明天創造輝煌。

【關鍵詞】大數據環境;智能化;公文擬寫平臺;設計與實現

1.公文系統的研究

1.1業務方面的研究

公文處理，是指在組織內部工作中遇到的問題，進行公文化的一系列處理流程。公文處理的辦法，就是讓每一個環節都聯系在一起，相互有秩序的安排，這樣就形成了一套完整處理問題的方案。公文處理具有一定的規范，在處理各種文件時，會建立和形成高效率的工作流程。如圖1，在企業相關公文管理制度監管下，達到高效率處理問題的方法。

圖1?公文擬寫系統

1.2公文系統的闡述

公文在實際制作中要按照嚴格的規章制度運行，還需要在內容上符合規定要求。與此同時，其系統將排版、印刷、流轉、審批、存檔上等功能做到符合相應的要求。此前公文的撰寫和排版都是通過辦公的基本軟件來進行的，公文撰寫不但要符合相應的公文要求，還要對公文進行格式調整、排版等一系列完成工作。這種公文撰寫方式需要耗費大量時間，還需要對公文進行手工排版和調整格式，即便這樣，也可能無法保證不了其公文的準確性。此外個人撰寫習慣也影響著撰寫格式的不一致，這對公文的下一步流轉、審批、存檔也造成了不必要的影響。公文擬寫系統主要是為了減少公文制作過程中所出現的重復勞動，并且可以幫助用戶根據需要正確撰寫、符合規定的公文，從而避免了格式和排版的錯誤，公文擬寫系統加強了電網企業政務電子信息化整體業務水平。公文擬寫系統是針對電網企業部門撰寫公文人員，同時實現了電網企業部門的公文流轉工作、審批工作、入庫等工作。按照公文的規范格式和標準把公文擬寫系統進行功能上的分解和劃分，這包括了制作公文的基本模板，以及公文撰寫、附件管理、要素管理和入庫等一系列管理功能。

2.系統的模塊設計方法

2.1公文制作

公文制作子系統主要是幫助完成公文的撰寫、查看、修改、保存等工作。其中公文制作系統主要包括，公文模板分類管理、公文制作兩大方面。公文模板分類管理模塊主要是管理基本的公文模板，使用者可以快速的找到所需要的公文模板，然后在模板基礎上創建新的公文。公文模板分類管理可以根據自己的需求去添加、刪除、導入和導出公文模板，不僅如此，公文模板還有公文預覽的功能。公文制作模塊幫助用戶提高了實際制作公文的能力，能夠實現查看、保存提示、打開、編輯、另存為、關閉提示等功能。不僅具有以上能力之外，公文制作模塊還針對要素填寫進行了分類，包括分類填寫要素、集中填寫要素、查看要素、提取要素填寫等公文制作功能。

在公文模板中具備“看、修改、添加、刪除、隱藏、新建、顯示和雙擊開打附件”的能力。公文模板為了保證各類文檔之間兼容，其公文文檔格式能夠進行轉換的。例如，可以將微軟文檔模板轉換為中標普華子處理文檔等功能，同時發現文檔之間的差異，還可以對文檔進行改正。對于公文格式控制模塊功能方面，主要根據其公文的特征進行格式和行為控制，其中包括不可更改公文標簽內容、以及要素內容的智能提示、公文自動排版、電子印章和公文版記的自動調整等功能。公文控制可以保護文件原有的模板，使公文的主要意圖不發生變化。

2.2擬寫公文設計

如圖2，擬寫公文設計主要包括三方面，擬寫與制作公文管理界面、草擬公文管理，公文生成管理。首先編輯公文信息目錄，編輯好公文操作界面，其類描述為：負責擬寫與制作公文操作的界面。操作描述為：顯示公文目錄;顯示已編輯公文信息目錄列表，顯示應用，顯示公文管理應用功能項。然后按照公文要求完成草擬稿件，現實編輯的信息目錄，其類描述為：草擬稿件，顯示已編輯公文信息目錄列表，錄入稿件協商結果，顯示公文管理應用功能項。最后一步就是，公文審核合格后，形成正式公文。

圖2?公文模塊設計

結語：企業與員工之間準確的交流信息，是離不開優秀的公文處理，其企業重要通知均通過公文系統下發的。公文的這一方式結合智能化特點，能夠容易就找到所要的文件，并且還具有一定的準確性等等優點。因此公文智能辦公是企業的走向科學，走向正規化管理的目的。公文擬寫系統可以有效的書面整理文件，并且其準確性遠遠高于動手整理文件，其中優勢明顯提升了工作效率。

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基金項目

本文由國家電網公司總部文檔智能化管理及關鍵技術選型研究科技項目資助。

（作者單位：1國家電網有限公司;2.福建億榕信息技術有限公司）