當前企業人事檔案管理工作初探

馬曉燕

人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。

企業人事檔案管理，關系到一個企業的發展和進步。人事檔案，往往是發現、選擇、考察并啟用職員的重要憑據，對于讓人才的選拔以及公司發展和其他資源的管理起到重要作用。人事檔案在新的市場形勢下，由于社會治理及企業管理內容和要求的變化，人事檔案的內容也相應發生了巨大的變化，需要在新的板塊中加以升級和更新。

一、企業人事檔案管理的作用

現代企業競爭中，情報戰是競爭的重要內容，而檔案機密便是企業機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務。

企業人事檔案管理是人才信息的重要組織部分，是個人在各個方面表現的反映。在人事檔案中能夠看到不同員工的不同的能力以及性格特點，有利于企業對于員工個人的有針對性的培養。有利于促進員工的發展、能力的提升。在進行企業人事檔案管理的過程中能夠更好地利用員工的不同能力，發揮其獨特的作用。

由于這種人事檔案的存在使員工在工作中更加積極，進而才能在檔案中出現優秀表現的記錄。企業對于員工的關注也能夠激起員工的工作積極性以及創造力。加強人事檔案的管理體現了企業對于員工工作狀態的關心，促使員工更積極努力的工作充分發揮自己的光和熱為企業做貢獻，實現自我的人生價值。

做好企業人事檔案的管理有利于促進人力資源管理的有關方面的進步。具有時代性的人事檔案管理能夠實現人力資源的信息的共享，能夠有效促進人才的流動，使人才信息充分快速的得到回應。

二、存在于企業人事檔案中的問題

建立健全保管制度，是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分：材料歸檔制度、檢查核對制度、轉遞制度、保衛保密制度、統計制度。

新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求;其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置;再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容;最后，將新材料放入檔案。

檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。

如今的企業人事檔案管理存在缺乏個人表現的記錄。很多企業對于人事檔案記錄不及時，記錄較為混亂，無法反映到個人近期的表現。材料不齊全、記錄不完整、分類不明確等問題普遍存在。不少企業對于個人檔案的記錄投入不高，以至造成檔案管理的混亂場面。這種不規范的企業人事檔案管理已經使企業人事檔案失去了原來的價值。

大多數企業沒有專業性的檔案管理操作人員，缺乏專業性的管理人員沒有有效管理檔案的能力。有的單位在做檔案管理時業務十分不熟練，有關規則也不了解，最后導致重要資料丟失，重要信息缺失?，F如今的檔案管理手段十分落后，管理方法跟不上時代發展潮流。在做企業檔案管理的過程中不能運用新型的方法，無法有效做到檔案的整理和保存。手工的操作費時費力費資金，管理水平還停留在在初級階段。

有的企業認為企業人事檔案管理不重要從而不去重視，在企業中人事檔案沒有被真正利用起來，人事檔案的價值沒有發揮出來。企業人事檔案用于選拔人才的功能不能充分發揮，能夠運用到促進企業發展進步方面的信息少之又少。

有一部分企業存在虛假檔案的情況，捏造員工的履歷和工作經驗。沒有實地考察實時關注員工的動向和發展，在整理檔案的時候卻捏造出許多信息，造成檔案的混亂和虛假。很多檔案不全面，重要信息缺失，造成的影響很大。

三、解決對策

不少企業對于人事檔案管理的重視度不夠，這就需要企業改變舊有的觀念提高對其的重視程度。進一步加大對于人事檔案管理的資金以及人力投入，安排專業的工作人員進行檔案的整理和保存，提高效率。

對于企業的人事檔案管理工作要有一個明確的規章制度進行規范。相關工作人員可以根據這些規章制度進行檔案的管理工作，這就使工作做到了有理可循，在出現問題時也能夠及時補救，及時補種，從而能夠提高人事檔案的管理效率。

管理人員的管理方法和專業技能對于檔案的管理是十分重要的。提高管理人員的專業素質，對線管人員進行培訓，促使讓他們完全具備管理檔案的能力，使檔案的管理做到專業化。運用新型的管理方法，摒除舊有管理中存在的過時的、不實用的東西。緊跟時代潮流發展的腳步，運用科學的管理方法進行人事檔案的管理。

人事企業檔案對于企業發展有重要的作用。要確保檔案的真實性、準確性和全面性。如此才能讓人事檔案發揮其在選拔人才方面的作用，充分利用到企業人事檔案資料。人事檔案的信息要保證完全真實有價值。

由于時代的進步現代的管理方法開始升級，計算機技術的進步有利于管理系統的升級。運用科學的管理方法實現數字化的管理，利用新型的管理系統進行人事檔案的管理。提高管理效率，使管理規范化。保證人事檔案的管理準確、高效。

企業人事檔案管理工作有待進一步改革，由于其具有特殊性又十分重要所以必須認真對待。企業應該加大對于檔案管理工作的投入，用科學的方法進行管理，引進先進的管理方法，有效利用人事檔案的價值，促進企業更好的發展和進步。