房地產(chǎn)開發(fā)商檔案管理新模式的思路探討

摘要：隨著國家經(jīng)濟(jì)水平不斷提高，房地產(chǎn)行業(yè)得到了飛速發(fā)展，但是其中存在的問題也逐漸凸現(xiàn)出來。本文基于房地產(chǎn)企業(yè)檔案的作用和管理現(xiàn)狀，提出了提高檔案意識、加強(qiáng)工作規(guī)劃、加強(qiáng)人才培養(yǎng)、強(qiáng)化考核評價、規(guī)范制度建設(shè)、夯實(shí)基礎(chǔ)建設(shè)、加快信息建設(shè)等對策，以供參考。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)開發(fā)商;檔案管理;管理制度;數(shù)字化管理

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展，人們生活水平得到了大幅度提高，居住條件得到了很大程度的改善，商品房屋買賣數(shù)量也越來越多，在房地產(chǎn)開發(fā)過程中，房地產(chǎn)開發(fā)商不僅要注重經(jīng)濟(jì)效益，還要全面考慮自身權(quán)益問題，這就涉及企業(yè)基礎(chǔ)性管理工作的問題。因此加強(qiáng)房地產(chǎn)開發(fā)商檔案管理工作，可以幫助房地產(chǎn)企業(yè)更好地規(guī)避風(fēng)險，保證企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營利潤的獲取，維護(hù)房地產(chǎn)企業(yè)的信息資源的完整，以及提高企業(yè)的生產(chǎn)力和競爭力。

一、房地產(chǎn)企業(yè)檔案的作用和管理現(xiàn)狀

（一）房地產(chǎn)企業(yè)檔案的作用

1、建設(shè)工程項(xiàng)目檔案

房地產(chǎn)企業(yè)在工程建設(shè)開發(fā)過程中，涉及大量工程管理文件和信息，包括：工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工驗(yàn)收備案文件、招投標(biāo)及合同文件、工程聲像文件、電子文件等。

工程建設(shè)開發(fā)各階段文件包含了項(xiàng)目可行性研究、立項(xiàng)、用地審批、工程規(guī)劃設(shè)計、報建報批、監(jiān)理、施工管理記錄、質(zhì)量證明以及竣工驗(yàn)收等重要的文件及信息，如：項(xiàng)目立項(xiàng)文件、勘察、規(guī)劃文件、施工圖文件審查報告、各專業(yè)設(shè)計報建文件、招投標(biāo)及合同文件、建設(shè)工程規(guī)劃許可證及附件、施工許可證、竣工驗(yàn)收合格證等等。

以上文件材料如有收集不齊全、整理不標(biāo)準(zhǔn)、歸檔不及時、管理不規(guī)范，就會對工程項(xiàng)目建設(shè)開發(fā)造成嚴(yán)重的負(fù)面影響，如不能如期施工、或工程前后銜接出現(xiàn)問題、不能按時竣工驗(yàn)收、不能按時交樓被小業(yè)主追責(zé)、索賠等，致使企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失和聲譽(yù)受損等，因此房地產(chǎn)企業(yè)必須提高檔案管理的意識，檔案的真實(shí)性、可靠性，在維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益、規(guī)避風(fēng)險中發(fā)揮的重要作用，尤其是在解決爭端、法律訴訟上能作為重要的法律憑證。

2、企業(yè)綜合管理類檔案

房地產(chǎn)企業(yè)除了工程建設(shè)項(xiàng)目檔案外，其在行政、經(jīng)營和黨群工作中形成的每一類別的檔案都具有數(shù)據(jù)分析、憑證價值、歷史參考、輔助決策作用，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)拓展，促進(jìn)企業(yè)文化精神凝聚，以及提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和擴(kuò)大社會美譽(yù)度，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展等方面發(fā)揮重要作用。

（二）房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

近十年來，房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展迅猛，企業(yè)的建設(shè)規(guī)模不斷擴(kuò)大、產(chǎn)生的檔案資料越來越多、歸檔標(biāo)準(zhǔn)和要求越來越高，但檔案管理工作卻存在一些問題。主要表現(xiàn)有：

1、對檔案工作重視和支持程度低。大部分企業(yè)的主要領(lǐng)導(dǎo)普遍存在重業(yè)務(wù)輕檔案的思想，并沒有真正地重視檔案工作，在開發(fā)項(xiàng)目的一線單位中，中層和基層管理人員也缺乏對工程項(xiàng)目檔案管理重要性和必要性的認(rèn)識，檔案管理意識較弱，對檔案工作的關(guān)注度和支持度較低。

2、對檔案工作缺少整體性系統(tǒng)規(guī)劃。房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)未將檔案工作未列入公司計劃和總結(jié)、未制定檔案工作整體規(guī)劃、未建立與業(yè)務(wù)契合、深度融合的檔案工作思路和方案，以及沒有制定業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)對接或集成的工作計劃和方案。

3、檔案人員配備不足、素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力較低。在檔案人員配備方面欠缺剛性要求，有的沒有設(shè)專職檔案員或職數(shù)不足，或兼職工作占用工作時間較多，有的檔案員沒有上崗證，或者沒有參加繼續(xù)教育和學(xué)習(xí)培訓(xùn)，有的檔案員不熟悉公司業(yè)務(wù)，而且專兼職人員變動頻繁，影響檔案隊(duì)伍的穩(wěn)定性和檔案工作的連貫性。

4、沒有建立檔案工作考核評價機(jī)制。檔案工作做得好與差都一個樣，沒有相應(yīng)獎勵和懲罰的激勵機(jī)制，只考核檔案管理部門，未與業(yè)務(wù)和職能部門，以及項(xiàng)目一線單位的績效進(jìn)行掛鉤，造成檔案工作態(tài)度消極或大量檔案積壓未及時整理，影響進(jìn)館驗(yàn)收或查詢利用。

5、檔案制度和業(yè)務(wù)規(guī)范建設(shè)不健全。有的檔案管理制度與規(guī)范未與時俱進(jìn)進(jìn)行修訂完善，如：檔案工作制度、業(yè)務(wù)規(guī)范、考核評價制度等;有的檔案規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)宣貫不到位，致使檔案管理工作無法或不能完全落實(shí)處。

6、檔案管理電子信息化程度較低，且檔案信息化管理存在下列問題：

（1）檔案信息管理手段落后。未使用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，檔案管理現(xiàn)代化程度和工程建設(shè)速度不匹配[1]。其次，檔案管理系統(tǒng)后續(xù)升級乏力。檔案系統(tǒng)功能設(shè)計缺少前瞻性，一是未能與計算機(jī)操作系統(tǒng)的升級同步，不能支持在線查閱升級版的辦公系統(tǒng)軟件文檔，二是不能滿足電子檔案“四性”檢測，從而影響了檔案的查閱效率和電子檔案工作進(jìn)程。

（3）檔案全文電子化管理程度較低。由于檔案基礎(chǔ)工作繁重、數(shù)字化工作量大，并且人手配備不足、數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)要求和成本較高，以致很多企業(yè)一般只滿足電子條目錄入檔案系統(tǒng)和部分掃描電子文件上傳，很少企業(yè)能做到全文電子化，影響了檔案信息的共享和利用平臺的開放。

（4）業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)未考慮與檔案系統(tǒng)對接或集成。檔案系統(tǒng)一般先于業(yè)務(wù)系統(tǒng)投入使用，但在各業(yè)務(wù)系統(tǒng)立項(xiàng)時，均未將檔案系統(tǒng)納入對接或集成的考慮之中，導(dǎo)致各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成大量已辦結(jié)的電子文件，未能及時、完整、齊全、系統(tǒng)地采集到檔案系統(tǒng)，以致給檔案管理部門造成很多對接難題，因?yàn)闃I(yè)務(wù)系統(tǒng)的信息未能完全符合檔案系統(tǒng)歸檔字段所需采集信息的需求，同時亦增加了業(yè)務(wù)系統(tǒng)二次開發(fā)的成本費(fèi)用。

二、加強(qiáng)房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作對策

（一）提高全員檔案意識

要提高房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)全體人員檔案的管理意識。房地產(chǎn)開發(fā)商要從學(xué)習(xí)和宣貫國家檔案工作相關(guān)法律法規(guī)入手，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，建立統(tǒng)一規(guī)劃、集中管理、分級負(fù)責(zé)工作機(jī)制和工作模式，明確工作責(zé)任。除此之外，還要加強(qiáng)對檔案管理工作的宣傳，深入貫徹檔案法律法規(guī)的同時，利用檔案資源開展主題活動，比如：6.9國際檔案宣傳日、檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)、檔案利用事例刊登、舉辦檔案展覽、檔案體驗(yàn)日等，以提高全體員工的檔案意識和樹立檔案法制觀念。

（二）建立檔案工作規(guī)劃方案

要將檔案工作納入企業(yè)工作議事日程，列入企業(yè)年度計劃和總結(jié)中，建立符合企業(yè)實(shí)際和發(fā)展的檔案工作規(guī)劃方案，充分考慮各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的對接或集成，前置檔案工作節(jié)點(diǎn)，把業(yè)務(wù)和檔案工作進(jìn)行深入融合，創(chuàng)建高效的檔案歸檔工作模式，促進(jìn)企業(yè)管理水平的提升。

（三）加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

要加強(qiáng)檔案人才規(guī)劃、工作能力培養(yǎng)、人才隊(duì)伍建設(shè)，合理科學(xué)制定企業(yè)檔案人才規(guī)劃方案，有計劃、系統(tǒng)地對檔案人員的素質(zhì)和能力進(jìn)行培養(yǎng)，建立一支有年齡層次、具有較強(qiáng)的知識性、技術(shù)性和專業(yè)性的梯隊(duì)人才隊(duì)伍，才能推動企業(yè)檔案事業(yè)的發(fā)展，比如：完善內(nèi)外部培訓(xùn)機(jī)制、設(shè)立檔案崗位津貼，加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)，推動企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展[2]。

（四）強(qiáng)化檔案工作考核

要強(qiáng)化檔案工作考核，能促進(jìn)房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理水平的提高。建立對檔案工作的考核評價機(jī)制，獎勵先進(jìn)，鞭策后進(jìn)，既能提高積極性，又能提高責(zé)任感和榮譽(yù)感，使員工能全身心地投入到檔案工作中。比如：某房地產(chǎn)企業(yè)在實(shí)際應(yīng)用的過程中，每個季度對檔案管理工作進(jìn)行小型檢查，在年末對檔案管理工作進(jìn)行綜合評估，并且將考核和工資績效結(jié)合在一起。不僅如此，針對企業(yè)外部檔案工作問題也制定了相應(yīng)的對策，以某房地產(chǎn)企業(yè)為例，如果施工單位上交資料不及時、不完整或者不歸還資料、丟失資料，就會采取結(jié)算延期、結(jié)算扣款等方式，除了保證檔案資料信息齊全和完整外，還能為企業(yè)可持續(xù)性發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

（五）加強(qiáng)檔案制度規(guī)范建設(shè)

要健全檔案管理制度，以及完善檔案業(yè)務(wù)規(guī)范 和要求。檔案管理制度包括保管制度、接收制度、利用制度、鑒定銷毀制度、保密制度、考核評價制度、追究制度等，業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)包括管理性或業(yè)務(wù)文件材料 的歸檔范圍和保管期限、電子文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)等。同時要建立起應(yīng)急預(yù)案和檔案備份方案，使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化。比如：某房地產(chǎn)企業(yè)根據(jù)的檔案管理現(xiàn)狀，建立了檔案管理制度、監(jiān)督制度、考核制度，使企業(yè)檔案管理水平得到真正的提升。

（六）夯實(shí)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

要不斷夯實(shí)基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備建設(shè)，按標(biāo)準(zhǔn)要求設(shè)置檔案庫室、配置檔案設(shè)備設(shè)施，保證檔案實(shí)體和信息的安全。房地產(chǎn)企業(yè)必須要加大檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配置齊全的設(shè)施設(shè)備，以及落實(shí)檔案管理系統(tǒng)、檔案保管裝具，針對計算機(jī)存儲以及各種安全隱患，做好安全防護(hù)措施，同時加強(qiáng)對紙質(zhì)檔案的防火、防水、防霉等“八防”管理，大力保證檔案信息的安全。

（七）加快檔案信息電子化進(jìn)程。

要加快檔案信息電子化進(jìn)程。房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)不要因?yàn)樾铓w檔的檔案數(shù)量巨大，僅僅停留于檔案電子條目的著錄與電子文件的上傳，既要加快歷史檔案的數(shù)字化加工，又要對新形成的檔案進(jìn)行同步信息化處理，創(chuàng)造加快檔案全文電子化進(jìn)度的條件，以滿足檔案信息資源的共享與開放利用。同時，有條件的企業(yè)要有前瞻性的眼光，不要只滿足于現(xiàn)有的綜合檔案管理系統(tǒng)，應(yīng)加大對業(yè)務(wù)檔案系統(tǒng)的開發(fā)或者優(yōu)化的投入，甚至可申請建立數(shù)字檔案室，只有這樣才能提高企業(yè)的生產(chǎn)管理水平和生產(chǎn)效能，使企業(yè)可持續(xù)性地發(fā)展，并向一流企業(yè)行列邁進(jìn)。

三、結(jié)語：

綜上所述，檔案信息是房地產(chǎn)企業(yè)發(fā)展過程中的重要內(nèi)容，在規(guī)避風(fēng)險、提高經(jīng)濟(jì)效益上均有著重要作用，但是檔案信息的管理工作涉及內(nèi)容較多，復(fù)雜程度較高，因此需要企業(yè)內(nèi)各部門、單位的配合，作為房地產(chǎn)開發(fā)商，要提高對檔案管理的重視，加大檔案法律法規(guī)宣傳，科學(xué)制定檔案工作規(guī)劃，保證檔案工作所需的各項(xiàng)人、財、物力的投入和檔案制度規(guī)范建設(shè)，以及加強(qiáng)信息技術(shù)在檔案管理上的應(yīng)用，才能保證企業(yè)基礎(chǔ)管理水平得到有效、有質(zhì)量的提升。

參考文獻(xiàn)：

[1]干泉.房地產(chǎn)開發(fā)商如何做好檔案資料收集歸檔工作[J].企業(yè)改革與管理，2018（20）：30-31.

[2]宣莉.房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)工程項(xiàng)目檔案管理芻議[J].浙江檔案，2018（05）：61.

作者簡介：陳敏（1971.11——），性別：女，民族：漢族，籍貫：廣東廣州，單位：廣州市城市建設(shè)開發(fā)集團(tuán)有限公司，職位：檔案管理經(jīng)理，職稱：助理館員。