淺析電力企業文秘行政事務管理

李保廣 楊小龍 謝之遠 張軼輝

【摘 要】電力企業改革發展的新形勢，對辦公室的工作要求越來越高。文秘工作作為領導工作的拓展和延伸，面臨的挑戰也越來越多。如何做好辦公室文秘工作，成為新形勢下辦公室文秘人員需要深入思考的問題。本文主要結合文秘工作的實踐，探討了電力企業應如何做好文秘工作。

【關鍵詞】企業;文秘;工作方法;創新

前言

企業文秘工作是輔助領導辦文辦事的綜合性工作，處于協調各業務部門、連接高層和基層的樞紐地位。其工作范圍主要包括文書處理、公文擬寫、會務工作、調查研究、信息收集整理、督辦反饋、信訪接待、機要保密以及領導臨時直接交辦的各項工作等。

一、企業文秘的重要性

（一）文秘工作出現的問題

由于企業文秘需要掌握大量的日常工作，常會導致文秘人員在處理事情的疏忽，在工作的過程中沒有及時把握住工作的重點，文秘與外部人員相處的不夠和諧，面臨解決實際問題的困難，不能及時與上下級溝通，遇到問題給出好的解決方案，思維邏輯不夠清晰，很難幫助領導完成日常的工作事項。由于辦公室文秘人員數量較少，工作量大，日常工作繁忙，導致文秘工作質量下降，這對輔助領導工作的完成造成了很大的影響。

（二）提高文秘的工作水平效率

企業辦公室文秘的主要職責就是服務領導，需要辦公室文秘樹立良好的心態，服務他人，需要不斷的提高自身的素質、工作意識、工作責任，對企業工作人員下發的任務積極完成，工作期間要做到待人熱情，做好文秘與其他部門關系，樹立自身形象。企業應該對文秘進行專門的培訓，提高文秘的綜合素質，為文秘創造一個良好的工作環境，鼓勵文秘積極向上自主學習。電力企業應注重對文秘的思想教育，加強文秘對企業的認識、工作的了解、對工作充滿責任心，從而提高文秘的工作效率。由于電力缺少對電力專業了解的人員，企業應該廣納賢才，引進專業的文秘人員進行工作。

（三）改進文秘的工作方法

文秘工作的內容量大工作內容復雜，文秘需要對每一項工作都做好，同時也需要不斷改進自己的工作方法，提高工作效率，做好本職工作，掌握好工作的主要性不斷學習工作的內容規律，抓住工作的重點，注意工作細節的管理，調整好自身心態，在工作中充實自己。在電力企業文秘工作中，應與領導及其他工作人員做好溝通，遇見問題解決問題，不要在錯誤的意識下完成工作，提高工作效率工作質量。電力企業文秘缺乏對實際現有問題的解決方案，按照傳統的工作方式進行工作，但文秘也需要對電力企業相關技術進行處理，與技術人員做好協調，更好的完成本職工作。

二、提高辦公室工作效率

（一）做好自身工作

電力企業文秘在一些重要場所起到很重要的關系，文秘需要安排好領導的行程，為領導做好鋪墊和傳遞領導下達的信息。因此文秘需要在繁瑣的工作中提高工作效率，在做好本職的基礎上努力完成其他工作任務，制定好每天的工作流程、注意事項，進行明確的分工，處理好各項事務，找到對工作高效完成的技巧，保證好日常工作井然有序。工作時能夠抓住工作重點，在完成工作中不氣餒，還要與其他部門人員接觸，做好溝通，要時刻記著自身的服務意識，在人情事故的表達上注重自身需傳達的責任，從被動服務變成主動服務，充分發揮自己的本職工作。只有在人際交往的過程中做得最好就可以提高工作效率。增強自己對工作的認識，電力企業文秘由于長時間在室內工作缺少與其他部門處事的能力，對處理工作問題沒有足夠的經驗，因此企業需要對文秘人員進行專業的知識技能培訓，在實踐中尋找問題的解決方法，不斷探索提高工作效率，安排文秘人員學習電力企業的企業文化、信息技術、專業知識，只有通過不斷的提高自身文化水平素質才能在企業辦公中提高效率。在電力企業文秘工作中，文秘人員需要完成大量的工作任務，文秘人員應該不斷完善自己對工作的態度，對工作踏實肯干、積極完成、全面聽從領導安排，把企業當成自己的家，創建美好的家庭，并在言行舉止上控制好自己，積極樂觀的處理好各個方面。

（二）企業文秘的基本守則

企業文秘應該做到職業道德的基本守則，保守企業相關機密，文秘會與企業領導參加重要會議，能夠掌握企業的核心機密必須具有嚴格的保密意識，要學到忠企業全身心投入到企業中去，不為了自身利益出賣企業秘密。要準確的執行命令，還要關注完成效果，對一些做好調查及時向領導反饋，確保企業的工作質量，對領導做出的工作提出建議，及時的提出企業的發展事項發展趨勢，更好的協助領導完成工作。

（三）信息時代提高工作質量

我國已進入了信息時代，互聯網已經影響了我們的生活，融入到各個領域，文秘應該做出及時掌握互聯網信息技術的運用，在工作中提高工作效率，融入信息時代。企業文秘應該積極學習借鑒一些經典的企業案例，結合實際問題做出新的創新，改變傳統的思想道路和傳統經驗。

三、 電力企業文秘工作方法

電力企業文秘要想對改革發展的新形勢應付自如，將各項事務處理的井井有條，必然離不開特定的工作方法。在此，重點探討當下電力企業文秘工作的要求和方法。

（一）樹立三種意識

（1）服務意識。一要增強大局意識，圍繞中心，服務大局，要善于從政策的角度思考問題，謀劃工作，當好參謀。二要增強超前意識。想問題、辦事情要超前一步，注重換位思考，提高敏感性，增強主動性，經常深入基層，及早做好調查研究，提出有可行性的意見和建議。三要增強服務意識，辦公室作為綜合協調部門，要牢固樹立服務第一的思想，對領導交辦的事情、部門協同的事項要積極主動辦好，既要服務好機關，又要服務好基層，既要熱情周到，又要大度細致。

（2）學習意識。對于電力企業而言，文秘除應學習傳統的辦公知識外，還應具備以下幾個方面的知識：一是依法治企知識?，F代企業的發展對文秘的法律素質要求越來越嚴格。我國社會主義市場經濟要求企業在法律規定的范圍內獨立行使經營自主權。這就要求文秘應主動學習《公司法》、《合同法》、《侵權責任法》等與依法治企相關的法律知識。憑借法律知識儲備，提出合理建議，維護企業合法權益。二是經營管理知識。通曉本企業各項基本制度，學習和熟悉本企業的運作流程、技術工藝、經營服務等知識。三是企業文化建設知識。企業的核心競爭力是文化建設，突顯電力企業的人文品質和社會責任。文秘要熟知企業核心價值觀、規章制度等信息，才能在對外交往中通過準確表達企業文化建設的內容，推動企業在競爭共贏中實現良性發展。

（3）創新意識。電力企業的文秘工作已經擴展到信息、決策、咨詢、助理、提供現代尖端技術服務等領域。工作中需要研究、控索的問題層出不窮，必然要求思維上的創新，以適應高度集中的企業管理。文秘要立足崗位充分發揮主觀能動性，一定要深入實際、深入基層、深入一線，保時與時俱進、開拓創新的精神狀態，努力改變舊的思維方式和工作方法，摒棄那些過時的“舊框框”，嘗試創造性的進步。

三、結語

辦公室文秘工作要做出自己的規劃路線，要有一個勇于吃苦、不怕挨累的精神，文秘工作涉及的范圍事物較多，做一名優秀的文秘工作者，準確的完成各項工作任務，不斷完善自己是技術水平加強自身學習，為企業獻身做出貢獻，發揮自己的作用，提高企業的工作效率。

參考文獻：

[1] 蔣曉敏.淺析現代企業文秘工作的特征及工作方法[J].辦公室業務，2014.07.

[2] 王香云.淺談如何做好新時期企業辦公室文秘工作[J].河北企業，2015.07.

[3] 尤榮.淺談如何做好企業文秘工作[J].商場現代化，2013.10.