民營企業檔案管理研究

吳驍 張海坤 鄔斌

摘 ?要：隨著我國當前經濟不斷發展進步，社會的快速發展行進。民營企業對檔案管理的投入和建設，對其發展起著非常重要的作用。民營企業檔案管理屬于企業內部基礎管理工作，對其內部各個部門之間緊密聯系與溝通有著很重要的作用。

關鍵詞：民營企業;檔案管理;企業管理

1.民營企業檔案管理概述

我國各個類別企業隨著突飛猛進的經濟發展，趨向于多元化企業形式，其中民營企業占有比例越來越來重要。所以對民營企業檔案管理工作的完善和提高專業水平對民營企業的整體發展和生存有很大的遠見作用，接下來對民營企業檔案管理的內容、模式及相關性質進行闡述。

1.1民營企業檔案管理的內容研究

近年來內外公司和技術競爭和發展趨勢下，傳統民企檔案管理水平已經無法滿足現階段民企的發展需求，由此激發了民營企業檔案管理的發展及核心價值體現。對民營企業檔案管理的概述;民營企業檔案管理的目標和價值是企業發展架構中的主要環節;民營企業檔案管理模式的多變性對不同類型企業的實際應用;民營企業檔案管理的多元化對企業實際作用和價值的分析。

1.2民營企業檔案管理的主要模式

（1）目前階段民營企業檔案管理模式中，集中管理是其主要模式之一。企業設立相關檔案管理部門，對其部門進行集中管理。建設企業部門之間相關數據的應用及分析，部門信息之間的溝通和共享，在集中管理模式中較為安全的運行。

（2）相對于集中管理，部分人員部門不完善的民營企業在采用檔案分散管理的模式。在資源人力儲備不足的情況下，集中管理部門缺失，由企業內部各個部門自行進行檔案管理分配。相對于集中管理模式，分散管理模式缺乏中心部署工作能力，內容較繁瑣，效率相對不足，但在資源、人力、時間方面有一定的節約，也是其優點。

（3）除了集中管理和分散管理兩種模式以外，還有一種結合了集中管理模式和分散管理模式之間的優點與長處產生的檔案管理模式但這種模式的建立和運行需要企業自身具備一定的基礎。這種綜合性檔案管理模式需在企業內部設立管理中心部門供相關工作人員完善總體的檔案工作，同時這種綜合性檔案管理模式要求企業各部門完善被分配來的各項檔案管理要求。這種分散發揮，完善每個部門的檔案工作的點，是統一為檔案管理中心部門服務，從而幫助和解決整體企業檔案管理工作。

1.3民營企業檔案管理的性質

關于民營企業檔案管理性質可以歸納為兩種，一種是民營企業檔案管理從自身構架和其特點在企業管理模式中的作用。民營企業檔案管理在企業管理工作性質中較為普遍和基礎，檔案管理工作的基礎價值和核心價值是為企業內部整體發展而服務，體現了其對企業整體的服務性。檔案管理中的規定性是傳統的檔案管理價值體現，這是管理檔案工作以來都會具備的基礎功能。除了上述基礎性，服務性及規定性以外，對應不同規模，不同性質的民營企業，其產生的功能效益也不同。檔案管理內容的共享性和私密性，在企業發展過程中起到相輔相佐的功能。對企業發展運行中產生的數據，在安全考慮下必須具有私密性;在企業內部各部門之間的聯系和相關數據信息交流通過檔案管理的共享性而運作，是更好的服務于企業發展和壯大。所以檔案管理的私密性和共享性兩者缺一不可。

2.民營企業檔案管理存在的問題

2.1民營企業法人文化素質層次不齊，企業入門門檻較低。大多數民營企業普遍傾向于實現自主運營，權利集中于創業者個人，讓其既是決策者又賦予管理職責。相對于大多數民營企業檔案管理水平的高低，跟企業創業者及法人對管理制度方法的熟識度又直接關系。因此首先其沖要解決企業決策者對檔案管理的重視和認知問題，一般決策者只是在意一些短期累的利益，不愿意對檔案管理部門投入相應的人力和財力，認為企業檔案管理工作可有可無。2.2民營企業決策者對檔案管理部門相關經費投入較少，檔案工作的價值效益不是明顯直接的，是間接和隱蔽的。不要總是以獲得短期收益為企業發展指標，只重視對生產銷售工作的大量投資，對于檔案管理工作投入較少。是沒有對檔案管理工作能給企業內部發展帶來良性發展有一個清晰的認知，企業要有長遠的打算和發展，要客觀認知檔案管理工作，要使企業良性的發展規模化。

2.3檔案管理部門，對于一些民營企業決策者眼里而言，視為一種能不斷精簡或者兼職的組織。對從事檔案管理工作的人員較為被動，感受不到企業平等的職位意識，因此使得開展檔案管理工作難以有起色，更別提檔案管理部門的發展對企業的效益。要杜絕這種思想，增強企業認識，通過相關企業內部制度加深對檔案管理工作的認知和遵守，讓全員行動參與進來，不要讓檔案管理只是一張紙或是一種形式。

2.4大多數民營企業對檔案管理工作過程中的制度存在缺陷，沒有形成有效的管理，浪費資源人力，沒有給企業帶來增值服務。檔案管理工作經歷了50多年的發展，具體到管理工作中每個方面進行了調整和完善，通過效益和推廣在企業部門相應工作得到一定的發展。但由于認知的不全面，管理模式的不先進及相關工作技術的限制，目前階段檔案管理只局限于在企業組織內的一些學術交流及資源共享等活動，并沒有徹底發揮出檔案管理的強大作用。企業需不斷的完善自身檔案管理工作，通過科學的管理和運行，建立規范化的檔案管理模式和解決方案，對檔案管理體系的有效完善不斷優化其工作流程，協調輔助企業各部門工作，使企業良性發展。

3.民營企業檔案管理的建議

管理檔案是一項長期而繁瑣的工作，只有不斷堅持和不斷完善才能體現對企業良性發展的增值服務。對做好檔案管理工作有這幾個方面可以學習運用：

（1）加強對檔案管理人員的培養。民營企業檔案管理進行一個指標明確從而形成在整個企業中不可或缺的專業管理部門。從企業建立到發展過程，成立檔案管理部門使企業相關資料規范化保存下來，形成獨特的企業文化。

（2）加強建設民營企業檔案體系。企業從建立初期建立檔案制度和管理完善規范，對檔案資料存檔分類，安排專業較強的管理人員，建立科學健全的檔案管理部門。避免檔案管理人員工作的流動性，加強企業文化思想教育，給與相應的福利保證。

（3）對民營企業檔案管理要有側重點。把企業對檔案管理投入資金重點放在與企業利益關系較大的檔案管理工作中，準確的把握住能帶來實際效益的檔案資源。對于整個企業檔案管理，需要企業分清主次，了解重點，有利于提高企業自身的檔案管理水平，還能使檔案管理增值服務最大化。

4總結

中國社會改革開放以來前所未見的經濟大形勢大環境使得各類民營企業遍布中華大地，逐漸成為我國經濟建設開發中的中流砥柱。當今社會優勝劣汰，一個有競爭力，有盈利能力的企業才能在社會中生存。民營企業的檔案管理涉及到企業人事檔案、內部運作內容指標、合作商及客戶資料、企業資金鏈等信息，一個擁有較高水平的檔案管理部門企業對其企業效益和健康發展有直接的影響。

參考文獻

[1] ?喬麗. 民營企業檔案管理數字化轉型的問題與對策[J]. 蘭臺世界，2011（1）.

作者簡介：吳驍，男，1999.01.06，湖北孝感，漢，武警警官學院，本科，學員，管理科學與工程;

鄔斌，男，2000.02.01，河南固始，漢，武警警官學院，本科，學員，管理科學與工程;

張海坤，男，1999.05.21，四川南充，漢，武警警官學院，本科，學員，管理科學與工程。