電力物資采購合同風(fēng)險(xiǎn)的防范與管理措施

尚偉偉

摘要：物資采購是對(duì)產(chǎn)品生產(chǎn)和項(xiàng)目建設(shè)的質(zhì)量、進(jìn)度等控制的關(guān)鍵要素，在采購的過程中任何一環(huán)出現(xiàn)小幅的偏差，均會(huì)影響整個(gè)物資采購預(yù)期目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，簡言之，物資采購活動(dòng)直接關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。通常情況下，采購活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)與合同風(fēng)險(xiǎn)緊密結(jié)合，貫穿于合同管理與風(fēng)險(xiǎn)控制的全過程。對(duì)此，在接下來的文章中，將針對(duì)電力物資采購合同風(fēng)險(xiǎn)的防范與管理措施方面進(jìn)行詳細(xì)分析，希望能夠給相關(guān)人士提供重要的參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè);物資采購;合同風(fēng)險(xiǎn)

引言：市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，使整個(gè)市場環(huán)境變得更加復(fù)雜多變。對(duì)于各行業(yè)的企業(yè)而言，在堅(jiān)持既定發(fā)展戰(zhàn)略與追尋目標(biāo)的同時(shí)，更關(guān)鍵的在于如何趨利避害，真正的立足于市場，謀求更進(jìn)一步的發(fā)展。風(fēng)險(xiǎn)管理作為企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)活動(dòng)必須圍繞的目標(biāo)之一，也越來越受到重視。企業(yè)物資設(shè)備采購合同風(fēng)險(xiǎn)管理作為企業(yè)內(nèi)部控制體系的重要構(gòu)成部分，其對(duì)于企業(yè)整體生產(chǎn)運(yùn)營的影響是非常大的。企業(yè)在項(xiàng)目推進(jìn)過程中需要重點(diǎn)把控的就是將面臨的風(fēng)險(xiǎn)值控制到最低，強(qiáng)化合同管理工作。

物資采購合同管理的意義

1.1加強(qiáng)物資采購合同管理，有助于企業(yè)及時(shí)完成采購任務(wù)

企業(yè)生產(chǎn)設(shè)備、維修工程項(xiàng)目對(duì)時(shí)間和設(shè)備的規(guī)格、型號(hào)要求較高，因此，明確工作的具體事項(xiàng)，通過合同管理制定有效的物資采購任務(wù)，如采購物資的數(shù)量、設(shè)備型號(hào)、交貨方式、交貨時(shí)間等，一切按照科學(xué)的計(jì)劃進(jìn)行規(guī)范式推進(jìn)。

1.2加強(qiáng)物資采購合同管理，有助于約束當(dāng)事雙方

通過合同風(fēng)險(xiǎn)管理規(guī)范采購工作，可直接對(duì)供應(yīng)商和買入方予以約束。一切依照合同對(duì)流程進(jìn)行規(guī)范化，包括各主體方之間的經(jīng)濟(jì)關(guān)系、法律關(guān)系以及彼此的職責(zé)等均清晰透徹。如此一來，一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象，責(zé)權(quán)到位，及時(shí)彌補(bǔ)。

1.3加強(qiáng)物資采購合同管理，有助于物資的正常流通，及時(shí)解決采購矛盾

因?yàn)楹贤?jì)劃與實(shí)際生產(chǎn)進(jìn)度不可能完全等同，在管理過程中勢必會(huì)出現(xiàn)一系列變動(dòng)情況。一般情況下，主要表現(xiàn)為原材料、設(shè)備的價(jià)格變動(dòng)，供貨時(shí)間的變更等。但是，通過合同將雙方的經(jīng)濟(jì)關(guān)系、法律關(guān)系予以明確，確定彼此的責(zé)任與義務(wù)，一旦出現(xiàn)矛盾也可及時(shí)化解。

物資采購合同管理常見的風(fēng)險(xiǎn)及內(nèi)部控制策略

2.1物資采購合同風(fēng)險(xiǎn)

合同風(fēng)險(xiǎn)存在于合同訂立的各個(gè)環(huán)節(jié)，具體如下。其一，合同前期準(zhǔn)備風(fēng)險(xiǎn)。合同的擬定是圍繞采購活動(dòng)進(jìn)行的，是本次采購活動(dòng)的目的。如果合同計(jì)劃并沒有準(zhǔn)確表達(dá)出采購業(yè)務(wù)的目的，會(huì)間接造成合同計(jì)劃與采購目標(biāo)的不協(xié)同、不統(tǒng)一。其二，合同文本擬定風(fēng)險(xiǎn)。在合同談判過程中，供應(yīng)商有時(shí)會(huì)采取一些違規(guī)行為和手段誘取合同。一旦該階段企業(yè)內(nèi)部管理不夠規(guī)范，會(huì)有部分采購人員無視企業(yè)的采購流程和規(guī)定，采購人員的舞弊風(fēng)險(xiǎn)較大，正因如此，保證談判人員的獨(dú)立性是非常必要的^[1]。其三，合同審查審批與簽署風(fēng)險(xiǎn)。本環(huán)節(jié)比較看重審核審批工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)技能，包括法律、技術(shù)等知識(shí)，要求比較高，工作量也較大。結(jié)合既往的現(xiàn)實(shí)來看，本環(huán)節(jié)也是問題較多的環(huán)節(jié)之一。一旦無法有效的審查前期工作的漏洞，包括內(nèi)容錯(cuò)誤、條款不當(dāng)?shù)?，潛在風(fēng)險(xiǎn)將十分巨大。其四，合同履約與歸檔風(fēng)險(xiǎn)。合同文本的嚴(yán)謹(jǐn)性、雙方對(duì)合同內(nèi)容的理解偏差等，均會(huì)直接影響合同的正常履行。此外，在履行變更或者終止過程中，可能會(huì)產(chǎn)生第三方加入的風(fēng)險(xiǎn)。再者，合同歸檔保存方法不當(dāng)帶來的風(fēng)險(xiǎn)，比如常見的文件丟失、公司資料外泄等。

2.2基于各階段常見風(fēng)險(xiǎn)的內(nèi)部控制

在合同簽訂階段，采購人員根據(jù)確定的供應(yīng)商、采購方式、采購價(jià)格等情況起草合同，準(zhǔn)確描述合同條款，明確雙方的權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任等。從成本效益原則出發(fā)，可以根據(jù)不同的采購金額區(qū)分合同訂立流程，如單筆金額在5000元以下的零星采購，可以不簽訂采購合同;超過5000元的必須訂立合同，如有特殊情況確實(shí)無法簽訂合同的，需要總經(jīng)理書面同意。第二，在合同談判環(huán)節(jié)，一般企業(yè)對(duì)采購物資的要求都較為嚴(yán)格，包括及時(shí)性、適用性、效益性等，因此，收集供應(yīng)商資料時(shí)，對(duì)已購買其產(chǎn)品的企業(yè)進(jìn)行實(shí)地考察，對(duì)產(chǎn)品的性能進(jìn)行現(xiàn)場分析，再確定合格的供應(yīng)商進(jìn)行合同談判。對(duì)于影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，組織法律、技術(shù)、財(cái)務(wù)等專業(yè)人員參與談判，必要時(shí)聘請(qǐng)外部專家參與相關(guān)工作，同時(shí)，充分了解外部專家的資質(zhì)、勝任能力和職業(yè)道德等情況。第三，明確合同簽署權(quán)限，所有待簽訂的合同應(yīng)交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審閱，采購金額超過10萬元的合同，必須履行財(cái)務(wù)部門、綜合管理部門、相關(guān)技術(shù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理集體聯(lián)簽手續(xù)，金額超過100萬元的還需董事長聯(lián)簽，經(jīng)審批后，采購人員才能將其發(fā)給供應(yīng)商。通過對(duì)不同采購金額的合同審批流程來控制采購中的合同風(fēng)險(xiǎn)。第四，在合同履行階段，對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤管理，根據(jù)供應(yīng)商的實(shí)際生產(chǎn)進(jìn)度，對(duì)有可能影響生產(chǎn)或項(xiàng)目進(jìn)度的異常情況應(yīng)及時(shí)匯報(bào)并適時(shí)調(diào)整與優(yōu)化^[2]。補(bǔ)充合同無論金額大小必須簽訂書面協(xié)議，同時(shí)，補(bǔ)充合同金額和原合同金額匯總，按照合同審核簽署流程處理。對(duì)于重要的物資，建立并執(zhí)行合同履約過程中的巡視、點(diǎn)檢和監(jiān)造制度。對(duì)于不以固定數(shù)量或固定總價(jià)為基礎(chǔ)的合同，如電纜、管道等采購合同，無法確定實(shí)際用量，單價(jià)固定數(shù)量未定的這類合同，在履約過程中，必須嚴(yán)格清點(diǎn)供應(yīng)商送貨數(shù)量、倉庫入庫數(shù)量，使用部門登記使用臺(tái)賬，在合同結(jié)算時(shí)，三方進(jìn)行物資使用量的確認(rèn)，再進(jìn)行合同結(jié)算。第五，在合同評(píng)審階段，采購合同完成后，對(duì)該次采購事項(xiàng)進(jìn)行評(píng)審，如根據(jù)供應(yīng)商產(chǎn)品的質(zhì)量、合同履行的及時(shí)性等項(xiàng)目，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類，可以減少后續(xù)物資采購時(shí)供應(yīng)商選擇的風(fēng)險(xiǎn)。如有需要可以建議設(shè)立專業(yè)的采購合同條款評(píng)審小組，將評(píng)審側(cè)重點(diǎn)放在物資設(shè)備上，包括供貨周期、產(chǎn)品名稱、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、型號(hào)數(shù)量、價(jià)款運(yùn)費(fèi)、交貨方式、售后服務(wù)等?？傊?，企業(yè)在物資采購和合同管理方面均應(yīng)建立相關(guān)制度。比如，建立《供應(yīng)商管理辦法》，以減少不合格供應(yīng)商的采購風(fēng)險(xiǎn);建立《采購議標(biāo)流程制度》，選擇性價(jià)比最優(yōu)的供應(yīng)商，降低采購價(jià)格以及后期的維護(hù)費(fèi)用;建立《反舞弊與舉報(bào)制度》和《采購崗位人員輪崗制度》，杜絕物資采購過程中的貪污舞弊行為;建立《合同管理辦法》，規(guī)范合同風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)機(jī)制、防范機(jī)制、處理與追責(zé)機(jī)制等。通俗的理解就是以制度的形式將各工作環(huán)節(jié)、人員、崗位、管理辦法等切實(shí)推進(jìn)和執(zhí)行下去。如此一來，每一階段的每一個(gè)環(huán)節(jié)均可實(shí)現(xiàn)“有據(jù)可查、有法可依”。建立高素質(zhì)、高水平的采購隊(duì)伍，采購活動(dòng)對(duì)于采購人員的要求較高，持續(xù)強(qiáng)化教育與培訓(xùn)內(nèi)容，時(shí)刻保持企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)與市場新知識(shí)體系的同步，順利保證企業(yè)物資采購工作的完成，包括工作人員的職業(yè)素養(yǎng)、法律觀念、職業(yè)道德、團(tuán)隊(duì)精神等。在推進(jìn)建設(shè)中，依然需要將側(cè)重點(diǎn)集中在績效考核層面，適當(dāng)增加物資獎(jiǎng)勵(lì)，將工作人員自身的薪酬體系、職業(yè)發(fā)展直接與崗位業(yè)務(wù)的完成度掛鉤^[3]。

結(jié)論：

簡而言之，近些年，我國的城市發(fā)展帶動(dòng)了電力企業(yè)的不斷完善。在電力企業(yè)的生產(chǎn)中，物資的采購是影響電能供給的重要因素，因此需要提高對(duì)物資采購合同的管理。這就涉及到物資采購合同中風(fēng)險(xiǎn)的防范，采取有效的管理措施，減少風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，從而確保電力能源的穩(wěn)定生產(chǎn)與供應(yīng)，為社會(huì)的發(fā)展提供重要的基礎(chǔ)條件。

參考文獻(xiàn)：

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