談人工智能技術在檔案管理中的應用

鄭藝

摘要：隨著信息化、大數據與云技術應用到檔案管理工作當中，檔案管理日益向著人工智能的方向發展。當前應當優化檔案管理體系，提高檔案管理工作的創新性，切實把人工智能技術廣泛的應用到檔案管理工作當中。本文基于人工智能技術在檔案管理中的應用展開論述。

關鍵詞：人工智能技術;檔案管理

中圖分類號：TP311? 文獻標識碼：A

引言

人工智能技術豐富了檔案的應用價值，創新了檔案管理工作的具體方式，對于提高檔案管理效率，解決檔案管理的傳統問題和實現檔案數據資源的應用共享有重要應用價值，是現代檔案管理事業的基礎。

1檔案管理新技術特點

1.1數據處理

數據是過渡電子文件，文件信息可以存儲在介質中，相應的電子設備識別物理符號，是數據、事實、概念或指令的一種新的表現形式。隨著計算機和網絡技術的發展，數據信息處理提高了效率和便利性。面對海量、無序的數據，計算機軟件可以快速進行數據采集、存儲、查詢、處理、變換和傳輸。通過多種計算機軟件，賦予數據和產品的價值和意義是數據處理的重要組成部分。在檔案管理中，隨著新技術的不斷發展和創新，現在的檔案資料主要是依靠計算機和網絡進行儲存的，在不同的計算設備構造及工作原理的基礎上，進行時間與空間分布的分析。文件，數據和信息的編輯處理是由相應的硬件和軟件共同完成的。

1.2人工智能

作為世界三大技術，人工智能旨在使機器代替人類工作，通過開發和生產具有人類智慧的儀器和電子機械裝置，為人類工作。該領域的研究，包括機器人技術、語音識別，圖像識別，自然語言處理和實用人工智能。其能處理各種文件和檔案數據以及幾何信息，實現規模化的檔案管理。

2人工智能的基本概念

人工智能，簡稱為AI，它是一門研究和開發新理論、方法、技術和應用、擴展人類智能的新技術科學。得益于現代計算機技術的快速發展，為人工智能技術的優化提供了動力和可能性，人工智能已成為21世紀三大先進技術之一，成為現代人類文明。人工智能是一個內容豐富、內容廣泛的跨學科領域。人們對于人工智能的認識開始體現在科學家制造的AI機器人，該機器人同人類一樣具備公民身份，能夠獨立思考，與人類進行交流互動，這體現了新時代的到來，同時也是一項新的具有挑戰性的成就。通過對人工智能技術的分析，現在普遍認為人工智能包括兩個方面：一個是科學自然;另一個是人文和社會科學領域。人工智能對兩個領域都在進行探索研究。基于計算機的人工智能技術，可以有效延伸信息學領域的深度，人工智能技術的本質是對計算機程序的解釋，使機器具備人類的思維和行為，能夠使計算機部分完成對圖像和數字的識別功能、信息的收集以及簡單的操作技能。人工智能是科學發展的重要進步，也是人類智能的必要補充。人工智能是一種邏輯推導，標志著人們即將進入AI時代。

3人工智能在檔案管理的具體應用

3.1人工智能技術促進檔案信息共享

檔案信息的數字化、網絡化、社會化是“互聯網+”時代對檔案管理的新要求，方便使用者更快、更準地查找所需檔案和資料是服務社會服務民眾的關鍵。我國檔案的檢索分類根據《中國檔案分類法》類目細分規則，檔案使用者往往不熟悉這些檔案分類的類別。基于人工智能技術的智能檢索同時考慮相關性和重要性，同時還可以采用各字段加權混合索引，獲得的排序結果更加準確，可以把最相關的信息列在最前面，提高了檢索速度和準確率。此外，人工智能線上服務機器人使用自然語言加工系統，允許用戶使用自然語言提問，同時具有推理能力，根據儲存的信息庫演繹答案。人工智能的另一個優于傳統檢索方式的特點是智能檢索具有機器學習能力。機器學習由環境、學習系統、執行系統三個結構組成，計算機可以從環境中提取信息輸送到學習系統，學習系統利用這些信息修改執行系統的知識庫，執行系統根據知識庫已有信息推演完成檢索任務，同時在完成檢索的過程中可以反饋信息給學習系統，最終實現理解人們的要求，感知用戶的信息類型和信息形式喜好，并依此推送檔案信息，從而促進檔案信息的共享。

3.2人工智能技術提高檔案管理信息化效率

根據檔案信息化的要求，檔案管理的重點從實體保管和利用轉向檔案信息的數字化存儲和向用戶提供服務，進一步使檔案管理走向規范化、數字化、網絡化、社會化。檔案信息化工作的主要內容是檔案信息的數字化、檔案網站建設、數字檔案館建設，檔案信息的數字化是檔案信息化的第一步也是最最重要的一步。目前，檔案的數字化主要是利用高速掃描、數據庫、數據壓縮等技術將傳統的介質文件和已歸檔的電子檔案系統地組織成有序結構的檔案信息庫。

3.3推動檔案數字化管理

檔案數字化管理是人工智能檔案管理工作的基石，可以為檔案管理工作奠定基礎。人工智能技術推廣應用建立在完善的檔案數字化技術基礎之上。首先，發揮人工智能技術的價值，應當建立完善的深度學習體系，促進計算機對使用檔案數據的知識與規律進行識別，積累人工智能檔案管理的基本邏輯關系，從而發揮人工智能技術對檔案應用者的個性化輔助作用。其次，海量的檔案信息是人工智能檔案管理的必要條件，檔案數字化與增量電子化能更好的促進檔案人工智能技術發揮價值。

3.4智能安全管理

檔案安全管理工作分為實體安全與網絡安全。在實體安全方面，利用人臉識別、指紋識別等生物識別技術，能夠輕松實現對實體檔案的權限管理、安全警報等安全管理工作;在網絡安全方面，隨著電子檔案的快速發展，區塊鏈技術的出現能夠有效實現電子檔案的安全傳輸、存儲，減少安全風險，保證電子檔案的真實性和安全性。

結束語

在移動互聯網、大數據、超級計算、傳感網、腦科學等新理論新技術以及經濟社會發展強烈需求的共同驅動下，人工智能迅速發展，成為各領域重點關注與發展的方向。2017年7月，國務院印發《新一代人工智能發展規劃》，進一步明確了人工智能在當下社會發展中的重要性。這對檔案領域而言，亦是其數字轉型中的重要契機。檔案管理既需要處理大量的信息資源，亦要通過技術優化管理，這些無一不與人工智能相關。

參考文獻：

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[2] 張婧雯.學生檔案管理系統設計與創新[J].福建茶葉，2019，41（03）：119-120.

（作者身份證號碼：232321199402130929）