信息時代文書檔案管理工作面臨的問題與對策

張雪艷

摘要：隨著社會的發展，我國的信息技術的發展也有了很大的創新。信息技術的迅猛發展為各行各業都帶來了潛移默化的改變，文書檔案管理作為檔案事業信息化的前沿陣地，也正在經歷著檔案管理技術、理念及方式的全方位提升轉變。在信息時代，如何保證文書檔案管理工作緊跟時代步伐，穩步跨入信息時代成為現實工作中值得研究的課題。

關鍵詞：信息時代;文書檔案管理工作;面臨問題;對策

引言

信息化的不斷發展在使我國各行業快速發展的同時，也增加了檔案管理部門的工作量。由于檔案管理部門需要記錄的檔案信息復雜多樣，相關工作的難度有所提高，對檔案管理規范和專業化的要求也逐漸增高。將信息化技術引入檔案管理工作當中，不但能夠減少檔案管理工作的人員投入、資金投入，還能提高工作效率。因此，我們有必要對信息時代檔案管理工作所面臨的問題進行研究。

1信息時代文書檔案管理工作的機遇與挑戰

信息時代席卷而來的信息技術為傳統的文書檔案管理工作注入了新的活力。文書檔案信息資源體量的劇增，基于資源間有效整合、合理共享而建立的文書檔案管理系統，都標志著檔案管理工作正在跳出傳統管理模式下封閉落后的樊籠，朝著管理變革、技術進步的方向邁進，這對文書檔案自身價值的發揮以及檔案事業的發展提供了機遇。挑戰總是與機遇并存，信息時代在顛覆傳統管理思維的同時，也對文書檔案管理工作提出了新要求，全方位增強信息時代下文書檔案管理的服務創新及綜合應變能力，必須做到以下四個改變：第一，改變文書檔案基礎業務薄弱的局面。從收集整理、保管鑒定、檢索利用等業務環節出發，扎實做好分類、編號、著錄等工作，不僅做到保證收集歸檔的完整齊全，還要為檔案服務創新奠定堅實基礎。第二，改變信息資源開發利用不足的局面。通過信息技術的充分應用，在日常的業務活動和管理環節中有針對性地增強文書檔案資源的挖掘和利用，使得收集整理、開發利用以及服務公眾的能力得到進一步的提升。第三，改變文書檔案傳統封閉落后的管理面貌。信息時代的文書檔案管理必然要經歷從實體管理到信息管理再到知識管理的提升，不能機械地停留在重藏輕用的層面，而是要積極主動地將搜羅到的信息數據轉變為“知識”，通過合理有效的二次開發，將編研成果主動推送至檔案受眾。第四，改變文書檔案管理人員的理念及素質。信息時代的文書檔案管理技術含量更高，管理內涵更豐富，文書檔案管理人員轉變觀念、強化技能，樹立“檔案管理也能出效益”的理念。

2信息時代檔案管理過程中問題的解決措施

2.1建立高質量的數據庫

在信息時代檔案管理工作當中存在的問題，其最主要的原因是工作人員沒有意識到信息時代的真正形勢和需求。檔案管理發展的趨勢一定是以數字為主的，而計算機網絡在這當中充當了最為重要的數據傳輸平臺。因此，我們一定要建立高質量的數據庫。只有這樣，才能予以檔案存儲有力保障，才能夠保證后續工作的順利進行。除此之外，高質量的數據庫在符合網絡傳輸標準的同時，還要符合人類閱讀信息的習慣。同時，檔案管理工作想要適應時代發展，就要使檔案管理軟件具有較強的預測性、前瞻性，才能夠解決信息時代檔案信息管理的實際問題。高質量的數據庫在建立成功之后，后續的維護、管理工作也非常重要。因此，檔案管理部門的相關管理人員一定要能夠明確工作崗位職責，有效保證檔案信息在具有真實性、安全性的同時，還能具有高質量。

2.2加強軟件的兼容性

信息時代檔案管理工作中必不可少的一部分，就是信息化建設。信息化建設能夠實現檔案信息化管理的資料共享，能夠使其在檔案資源競爭中占據有利地位。因此，為有效落實檔案資源的共享，檔案管理部門一定要在信息技術和檔案管理模式上創新，有效提升信息利用率和檢索效率。比如，在對檔案資料進行分類存儲的過程當中，檔案管理部門可以利用管理系統或者檔案管理軟件自主編程;再通過計算機及多媒體技術自行識別這些文字和圖像類的檔案，按類存儲到相關信息庫當中，從而保證軟件的兼容性;最后，通過網絡來實現檔案資料的實時、有效傳播。這一系列措施能夠有效避免傳統檔案管理中大量檔案資源的存儲老化問題。

2.3統一檔案管理信息化的標準

建立與檔案有關的管理規章體系、制度、標準，對于檔案管理具體工作的展開有著重要意義。科學技術的不斷進步和發展，使檔案管理手段也發生了一系列變化。因此，通過完善檔案管理工作體系，編制統一檔案管理細則，并將其落實到位，能夠有效提升系統軟件的兼容性，從而統一檔案管理的標準。除此之外，檔案管理中涉及到的部門較多，員工也相對較多，所以，要明確其工作崗位職責，使各個部門和類別的檔案能夠集中起來進行管理，使檔案管理和企業工作能夠實現同步化發展。

2.4提高檔案管理的安全性

在我國政治、社會、經濟建設過程中，檔案管理工作尤為重要。因此，在信息時代檔案管理工作當中，提升檔案管理的安全性就很有現實意義。為有效提升檔案管理的安全性，我們可以建立檔案管理信息的保障制度。信息技術的發展是把雙刃劍，其優勢是能夠帶動信息競爭，其劣勢是檔案的安全性得不到保障。因此，想要有效提升檔案信息管理使用的安全性，我們就一定要先更新傳統的管理理念，有效提升安全意識，采取有效的措施來避免不法分子的侵入。除此之外，管理部門應通過驗證用戶身份的方式來加強檔案信息的管理，并運用好監控系統來確保檔案信息的安全性。例如，在實際檔案管理工作當中，部分計算機會出現病毒，使部分檔案信息丟失或損壞。為有效解決這一問題，檔案管理部門一定要加強對檔案的管理，改變以往管理工作人員用戶名+密碼的系統驗證方式，轉換為管理工作人員用戶名+密鑰的新型驗證方式，提升系統的安全性。而加強對計算機網絡系統的監控管理，我們可在計算機中安裝殺毒軟件，并將檔案信息的重要部分備份。

結語

總之，信息時代檔案管理工作一定會遇到諸多問題。這些問題如果不能及時發現和解決，勢必會給信息時代檔案管理工作帶來許多阻礙。其中比較重要的是信息技術的應用。如果檔案管理工作人員的綜合素質和專業度不高，就無法使企業的信息化管理水平得到有效提升。因此，企業要從根本上解決這一問題，在軟件的兼容性、安全性以及檔案管理體制、管理人員的綜合素質、專業度等方面予以高度重視。

參考文獻

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