集中采購物資合同的結(jié)算風(fēng)險分析與對策研究

劉兵

摘 要：集中采購物資合同的結(jié)算風(fēng)險主要表現(xiàn)在資金需求量大，同時復(fù)雜的流程容易出現(xiàn)錯誤，采購物資和使用物資之間呈現(xiàn)的分離狀態(tài)，這些都是集中采購物資需要注意的關(guān)鍵點。本文中將會重點分析集中采購物資合同的環(huán)節(jié)以及環(huán)節(jié)中可能會產(chǎn)生影響結(jié)算的風(fēng)險，然后從不同方面提出經(jīng)過分析后的風(fēng)險控制對策，幫助優(yōu)化集中采購物資合同的結(jié)算能力，減少結(jié)算風(fēng)險。

關(guān)鍵詞：集中采購；合同履約；合同結(jié)算；風(fēng)險防控

集中采購的優(yōu)勢主要在于可以幫助企業(yè)資源合理化，有效降低物資的成本費用。但是，過于復(fù)雜的采購工作流程，會受到外界各種因素的影響，導(dǎo)致采購與使用出現(xiàn)分離情況，再加上企業(yè)對集中采購的工作方式?jīng)]有采取有效的激勵措施，所以導(dǎo)致采購人員的工作積極性差，無法根據(jù)崗位職責(zé)完成自身的采購工作。同時，集中采購需要大量的資金，對于企業(yè)的資金流轉(zhuǎn)是一個大問題，一旦結(jié)算時出現(xiàn)風(fēng)險，對企業(yè)的影響是巨大的。

一、集中采購物資合同結(jié)算風(fēng)險類型

集中采購物資工作中設(shè)計到的單位眾多，其中材料、設(shè)備供應(yīng)商、施工單位的各部門、項目主要建設(shè)單位，項目運行單位、項目的財務(wù)部門等都會從不同的方面，影響合同結(jié)算，增加合同結(jié)算的風(fēng)險性。

（一）項目預(yù)算管理

項目在進行時，相關(guān)的財務(wù)部門，需要為項目投資金額做出合理的預(yù)算，避免因預(yù)算工作實施不到位，在項目合同簽訂時，出現(xiàn)資金方面不足的情況。

（二）招標(biāo)管理

第一，招標(biāo)文件相關(guān)審查人員審查不到位，招標(biāo)合同內(nèi)容出現(xiàn)不明確的合約條款，導(dǎo)致施工完成后的無法進行結(jié)算，影響相關(guān)企業(yè)的經(jīng)濟利益；第二，招標(biāo)合同對部分重要條款為進行標(biāo)明，相關(guān)人員選擇合同模板時沒有審查，導(dǎo)致合同出現(xiàn)模板錯誤的情況；第三，招標(biāo)采購的標(biāo)準(zhǔn)與施工比例不符合，施工時無法根據(jù)招標(biāo)合同中簽訂的內(nèi)容施工，導(dǎo)致施工完成后驗收無法根據(jù)招標(biāo)合同進行相關(guān)結(jié)算和后續(xù)合同的簽訂工作，比較容易引起施工方和驗收方之間的糾紛。

（三）合同簽訂，變更及解除管理

第一，施工人員沒有完全理解招標(biāo)合同中的內(nèi)容，在驗收時出現(xiàn)違反招標(biāo)合同的施工，或者其他的人為因素造成的施工不符合標(biāo)準(zhǔn)；招標(biāo)文本合同中擬定的條款信息表明不準(zhǔn)確，無法進行后續(xù)的續(xù)約施工，也無法根據(jù)合同進行有效的結(jié)算。第二，招標(biāo)合同和施工合同在進行條款變更、解除管理時，沒有根據(jù)規(guī)定的手續(xù)就進行，不規(guī)范的變更合同內(nèi)容，無法繼續(xù)拿出資金進行后續(xù)施工，合同的甲方和乙方就會產(chǎn)生相應(yīng)的矛盾，不僅是會引起糾紛，還會給項目的資金安全帶來嚴(yán)重的影響。一旦合同雙方無法公證的處理這個矛盾，就會在社會上引起輿論，導(dǎo)致企業(yè)信譽受到影響。

（四）合同履約管理

第一，在與物資供應(yīng)商簽訂供應(yīng)合同后，供應(yīng)商卻在物資施工時無法量產(chǎn)，影響項目的整體進度，引發(fā)企業(yè)雙方之間的履行合約糾紛，后續(xù)容易對供應(yīng)商企業(yè)資金結(jié)算產(chǎn)生不良影響；第二，項目施工單位對施工項目進行時，沒有做好充分的技術(shù)交底工作，項目施工進度受到影響。或者是施工參與的某一方?jīng)]有及時的確認(rèn)施工圖紙，給供應(yīng)商提供需要制作的材料信息，供應(yīng)商缺乏有效依據(jù)，無法根據(jù)工期進行量產(chǎn)，影響工期后，出現(xiàn)結(jié)算困難的情況；第三，供應(yīng)商交貨數(shù)量準(zhǔn)確，但卻沒有根據(jù)規(guī)定的時間進行交貨；第四，相關(guān)部門對物資進行驗收時，沒有對物資進行明確的記錄，物資接收單據(jù)不全，結(jié)算時沒有全部的結(jié)算單據(jù)進行對比，也就無法進行有效的結(jié)算；第五投運單和質(zhì)保單的合同約定時間，與合同內(nèi)簽訂的時間不符合，無法在有效時間內(nèi)進行結(jié)算支付工作。

二、集中采購物資合同結(jié)算風(fēng)險的主要對策

（一）建立集中采購物資合同結(jié)算風(fēng)險防控機制

面對風(fēng)險，必須需要有應(yīng)對風(fēng)險的防控機制，在進行風(fēng)險應(yīng)對時，收集信息的手段與頻率都需要進行明確的分工，明確每個人的職責(zé)時應(yīng)對風(fēng)險的重點；何為風(fēng)險防控，是為了防止風(fēng)險的來臨，而并非是等風(fēng)險來臨之后去做控制，相關(guān)人員一定要明白防患于未然這個道理。對事件風(fēng)險進行提前評估，并能夠?qū)︼L(fēng)險來臨之后，給企業(yè)帶來的影響進行正確的分析，做出相應(yīng)的解決對策；一旦出現(xiàn)對企業(yè)影響重大的事件，需要將之前做出的緊急預(yù)案立刻投入使用；合同結(jié)算必須有指標(biāo)，如何根據(jù)指標(biāo)進行結(jié)算，就需要對結(jié)算設(shè)置預(yù)警機制，可以根據(jù)時間段進行設(shè)置，然后分別對應(yīng)不同級別的情況；對于提前預(yù)測到的風(fēng)險，需要管理人員對風(fēng)險進行監(jiān)控，保證合同結(jié)算可以根據(jù)流程進行，并將風(fēng)險監(jiān)控工作做到長期管理狀態(tài)；管理人員需不斷的對工作人員的日常工作進行檢查，并對日常工作進行不定期的審核，讓工作人員時刻保持高度的警惕心和責(zé)任心，避免出現(xiàn)工作上的失誤。

（二）強化物資采購管理與預(yù)算管理之間的協(xié)同

負責(zé)項目的單位需要根據(jù)此類項目往年的預(yù)算編制情況、上報工作計劃進行分析，然后分析近期的市場行情產(chǎn)生的變化，對項目需使用物資金額進行準(zhǔn)確的預(yù)算。招標(biāo)審核階段時，需要根據(jù)制定的項目預(yù)算進行對比，然后合同內(nèi)標(biāo)注的預(yù)算資金嚴(yán)格審核，避免超出預(yù)算資金的情況出現(xiàn)；如果，實際資金超過預(yù)算資金，必須要對負責(zé)的資金的部門進行資金預(yù)算超額的申報工作，對項目中增加的工作進行及時的調(diào)整，減少后續(xù)結(jié)算，資金核對不準(zhǔn)確的情況出現(xiàn)；物資管理部門需要與各相關(guān)部門互相溝通，出現(xiàn)變動第一時間通知各部門負責(zé)人員，保證項目產(chǎn)生變動的情況下，做出調(diào)整后不會對預(yù)算資金出現(xiàn)影響。

（三）優(yōu)化招標(biāo)文件中履約相關(guān)條款

對于材料供應(yīng)商的供貨數(shù)數(shù)量、時間都需要在合同中明確體現(xiàn)，并在簽訂合同時，將重點注意事項與供應(yīng)商說明情況。并且，需要在合同中，制定對應(yīng)的交貨不及時處罰條款，對項目進度造成的影響，需要雙方共同承擔(dān)；合同中重要條款和文件需要選用合適的模板；采購標(biāo)準(zhǔn)需要不斷的優(yōu)化，才能制定出符合合同內(nèi)容和施工進度的授標(biāo)比例。

（四）規(guī)范合同簽訂、變更及解除管理

簽訂合同時，不僅需要嚴(yán)格制定合同內(nèi)容條款，還需要與供應(yīng)商之間對需要注意的合同內(nèi)容進行重點標(biāo)注，如供應(yīng)商無法理解，需要對其進行講解，一定要保證供應(yīng)商清楚合約內(nèi)的重要條款；制作合同時，盡量避免段落具有多層含義，讓查看合同的人誤解合同內(nèi)容條款，保證合同信息表達明確；合同中的重點注意事項和內(nèi)容，合同制定人員必須詳細標(biāo)明，保證合同結(jié)算時可以根據(jù)合同條款進行；合同內(nèi)容出現(xiàn)變更的情況，需要按照規(guī)定填取相應(yīng)單據(jù)，并對合同的改變條款進行標(biāo)注；解除合同時需要由對應(yīng)部門以文本的形式寫出解除原因，雙向需要根據(jù)流程簽訂《物資合同解除確認(rèn)單》，簽訂確認(rèn)單之前，需要雙方人員對還沒有完成的工作進行有效的交接，并將交接的內(nèi)容以文本形式標(biāo)明，避免出現(xiàn)交接遺漏，導(dǎo)致后期的工作無法對接。

（五）深化相關(guān)業(yè)務(wù)人力資源配套機制建設(shè)

對于崗位人員的培訓(xùn)工作不可掉以輕心，需要時刻重視，并不斷的抽查工作人員的培訓(xùn)理解效果。定期性對工作人員進行培訓(xùn)，不定期不定時的對工作人員進行檢查，讓工作人員時刻，銘記培訓(xùn)內(nèi)容，并在工作中嚴(yán)格按照規(guī)定進行，解決人力資源管理的缺口，完善企業(yè)的工作機制。

結(jié)語：

集中采購物資因為流程過于復(fù)雜，所以會在過程中產(chǎn)生許多的結(jié)算風(fēng)險，項目工作人員需要進行合理的分線管控，分析將會面臨的風(fēng)險，并提前提出應(yīng)對的措施，需要將對風(fēng)險的重點放在防治上面，而并非是等待風(fēng)險來臨，再去進行管控。所以，項目管理人員需要通過合理的分析，將風(fēng)險控制在來臨之前，為企業(yè)帶來經(jīng)濟利益，實現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展能力。

參考文獻：

[1]康晶.淺析應(yīng)付暫估款存在的風(fēng)險及對策[J].中國集體經(jīng)濟， 2015（28）：118-119.

[2]關(guān)鍵.建立正確流程控制結(jié)算風(fēng)險——鋼材采購合同結(jié)算環(huán)節(jié)典型案例[J].石油石化物資采購，2014（8）：60-61.

[3]孟繁華.公共圖書館文獻資源招標(biāo)采購評標(biāo)指標(biāo)研究——以天津圖書館中文普通圖書招標(biāo)為例[J].圖書館工作與研究，2015（6）：45-48.