玩轉Excel批注就兩招

新玲

批注外形隨意選擇

打開百度網盤鏈接“https：∥pan.baidu.com/s/，19dnt08S9_qAgoU B1ClfQ4A”，輸入提取碼“5prs”，按照提示將筆者提供的Excel加載宏“添加個性化批注.xla”下載到硬盤的任意位置（如“D：＼個性化批注”目錄下）。然后運行Excel 2016，單擊菜單“文件→選項”命令，打開“Excel選項”對話框的“加載項”分支。接著單擊該分支下端的“轉到”按鈕，打開“加載宏”對話框（圖1）。再單擊“加載宏”對話框中的“瀏覽”按鈕，將“D：＼個性化批注”目錄下的Excel加載宏文件“添加個性化批注.xla”添加進來，并勾選與之同名的復選框;最后單擊“確定”按鈕即可。

完成以上步驟的操作后，再打開需要添加批注的Excel文檔（圖2），選中某個需要添加批注的單元格（如“A8”單元格）并右擊之，選擇“添加個性化批注”，按照提示輸入需要添加的批注內容（如“此生缺考”），此時就會彈出一個選擇批注外形的對話框（圖3）。最后輸入與某個批注外形所對應的序號（如11）并單擊“確定”按鈕，就可以看到所添加的特殊形狀的批注了（圖3）。

批注內容一鍵替換

對于已添加相同批注內容的某類單元格，有時我們會根據工作需要修改多個批注的內容。比如本例所示的Excel文檔“三年級期中成績.xlsx”（圖4），某些學生考試時對調的班級每次都有不同，如果將已添加批注的內容“到三年級三班考試的學生”修改為“到三年級五班考試的學生”，我們只需要替換一個XML文件中的對應內容即可。具體說來，其步驟如下：

先把Excel文檔“三年級期中成績.xlsx”的擴展名xlsx修改為rar，然后用WinRAR打開“三年級期中成績.rar”，將該壓縮包“xl”文件夾中的XML文件Comments1.xml解壓到任意位置并用記事本打開之（圖5），將其中的字符串“到三年級三班考試的學生”全部替換為“到三年級五班考試的學生”并保存，最后用修改的Comments1。xml替換RAR壓縮包中的同名文件即可。

上述操作完成后，再把擴展名rar改回xlsx，并用Excel打開，當將鼠標移動到對應的單元格時，就可以看到修改后的批注內容了。有此需要的朋友不妨一試。