高職院校行政秘書工作的實踐與思考

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廣東機電職業技術學院

高職院校二級學院行政秘書，是指協助二級學院領導處理行政事務及相關管理工作的基層行政工作人員，是連接學校職能部門、二級學院、教師三者的橋梁和紐帶，具有承上啟下、聯系左右和互通信息的作用。行政秘書工作多而廣、雜而瑣，工作內容涉及到二級學院管理的方方面面，其工作狀態好壞對二級學院發展有著直接影響。

一、高職院校二級學院行政秘書工作職責

高職院校行政秘書的主要工作職責是協助領導做好日常事務，主要包括：(1)協助二級學院領導，組織和協調本院日常行政工作，協助做好安全保衛、清潔衛生檢查等綜合治理工作；(2)負責學院文體、公益、慰問活動的組織、安排、落實和服務工作；(3)按照規定保管和使用本部門行政公章。負責本院常規行政文件的起草和打印，以及公文的登記、交換、傳遞、立卷、歸檔等保管工作；負責本院各種會議的會前準備和會后的相關工作，并負責會議記錄。負責辦理相關的票務預訂、訪客接待工作；(4)做好全院教職工的考勤相關工作，參與教師考核評分工作，負責教師工作量的統計核對；(5)負責與各院系、部及行政部門的工作協調；(6)協助學院做好資產管理及負責部門辦公設備的管理使用工作；(7)負責學院各類經費的領取與發放，負責學院辦公設備、辦公用品的檢查、報修、采購、登記、統計、保管、發放等工作；(8)協助制定每學期、每學年經費計劃，進行經費結算。兼任報賬員，負責本部門各項經費開支報賬、記賬工作；(9)協助管理本部門信息化工作。

二、高職院校二級學院行政秘書現狀剖析

(1)部分行政秘書工作懈怠、執行力不強。行政工作枯燥乏味，工作內容多、范圍廣、種類雜、重復性強，這種機械化的工作狀態很容易使從業者變得焦躁不安、心煩易怒，對行政工作將會產生極大的影響，工作難以順利開展。長久以往，從業者會產生低落、厭煩等被動情緒，降低工作積極性，工作拖拖拉拉，得過且過，缺少積極性、主動性和創造性，從而忽視本職工作，錯誤頻發。

(2)工作界限不清，權責不明。行政秘書工作的特征通常是輔助性和服務性的，但是高職院校少有對行政秘書權責范圍做明確規定，經常是以領導安排工作為主，以自己工作習慣和工作認識為輔來管理和服務。這就導致行政秘書工作界限不清，工作出現重復甚至錯位。有的辦公室主任把秘書的工作一起做了，忙得像陀螺；有的領導當甩手掌柜，秘書安排工作；有的秘書替輔導員等代勞，自己的工作卻顧不上做。

(3)發展空間小，職稱職位晉升相對困難。高職院校職稱評聘過程較重視專業技術成果，行政工作人員特別是行政秘書，工作內容和工作性質決定其具有隱蔽性的特點，難以將工作內容整理成業績成果，難以界定。此外，行政秘書在職務晉升渠道狹窄，發展空間較小，晉升機會很少，很多人在崗十幾年仍然是科員級別，沒有機會晉升。

三、高職院校二級學院行政秘書工作的建議

(一)自身改善

(1)以學立本，豐富自身，提高服務意識。行政秘書只有不斷的學習，提升自身素質，才能不斷的改善工作方法，提升工作效率，才能適應并做好行政秘書工作。提升自身素質，包括提升業務素質、文化素質、心理素質和身體素質。其中業務素質是行政秘書的核心素質。文字表達能力和溝通能力是行政秘書的基本功。行政秘書要多看多練多思，提升文字和語言表達水平，做到各類文書觀點鮮明、層次清晰。心理素質是行政秘書做好服務工作的關鍵。行政秘書要想在繁雜的工作中發揮潛能做出成績，就要具有積極樂觀的心態和堅定的信心。行政秘書還要增強信息處理能力，不斷學習新技術，掌握新方法，利用網絡平臺提高工作效率和工作質量[1]。

(2)以干固本，準確定位，完成本職工作。行政秘書要具備謙虛謹慎、實事求是的工作態度，具有高度的責任感和使命感，做事一絲不茍、鍥而不舍、團隊協作的精神，將“恪守職責、愛崗敬業、樂于奉獻”的意識內化于心外化于行，積極適應高職院校發展的需求，具備全心全意為廣大師生服務的精神，認準自己的角色定位，完成本職工作[2]。行政秘書協助領導做好管理工作，準確把握領導意圖，及時主動向領導匯報；善于處理與教師之間的關系，及時清楚明了地做好上傳下達通知文件的工作；積極為教師們排憂解難，解除后顧之憂；善于協調與各職能部門之間的關系，快速、高質量的完成各職能部門布置的工作任務。

(3)以律正本，慎獨修身，規范工作運行。行政秘書要遵守一定的職業道德，有保密意識。行政秘書往往會參加學院建設發展的重要會議、領取機要文件，行政秘書要恪守職業道德，遵循保密制度。其次，秘書在工作中要保持嚴明的紀律，在工作中要做到不該聽的不聽，不該看的不看，不該說的不說，認真對待好工作中的每一件事情。做到從接電話到財務管理，事無巨細都心存敬畏認真完成。

(4)以思升本，創新方法，提升工作水平。在有較強的工作責任心和服務意識基礎上，行政秘書還需要具備問題意識，具有創新精神。面對工作中出現的問題，善于總結梳理，尋找解決辦法，提出改進方案，供領導決策參考。行政秘書還要具備反思意識，即對工作中出現的問題進行反思，總結經驗教訓，提升工作水平?？梢詫⒎此冀Y果整理成反思筆記，以便自己以后翻閱參考，尋求最佳解決方案。反思筆記對業績成果材料的總結也有很強的參考性。反思筆記也是向領導和同事進行交流最佳形式。

(二)學校重視

1、提高待遇，提供良好培訓機會

高職院校要完善現行的薪酬分配制度，適當提升行政秘書的薪資待遇，實現同工同酬；要重視行政秘書的工作業績，建立合理的獎勵機制；重視行政秘書隊伍建設，加大對行政秘書的職業素質和業務知識的培訓力度，可定期開展行政秘書業務知識講座，組織行政秘書外出交流學習，鼓勵行政秘書進行學歷提升，鼓勵行政秘書獲得相應的資格證書等，提高個人業務素質、提高工作效率、發揮協調能力、強化服務意識，使行政秘書在高職院校能發揮出積極的作用。

2、轉變領導意識，建立合理晉升機制

職院校領導應樹立管理也是學問，優秀的行政秘書也是人才的觀念，認識到提升高職院校行政管理離不開行政秘書。高職院校要建立適應于行政秘書的職業發展體系，完善現行的晉升制度，重視和評價行政秘書的業績成果，建立適用的評價機制，讓行政秘書能看到發展方向，提高工作積極性，激發競爭意識，建立良好的職業發展愿景。

高職院校二級學院行政秘書在是學校建設發展中起著重要作用，加強二級學院行政秘書隊伍建設是高職院校可持續發展的關鍵。同時，行政秘書只有不斷學習專業知識，提高專業素養，提升自身業務水平，才能適應學校發展的要求，才能更好為師生服務，為學校的發展做出貢獻[3]。