基于可視化工作流的高校勤工助學管理系統①

張朝暉，陳恩桃，王 罡，王永坤

1(上海交通大學 網絡信息中心，上海 200240)

2(上海交通大學 學生工作指導委員會，上海 200240)

2018年11月教育部財政部聯合頒布了《高等學校學生勤工助學管理辦法(2018年修訂)》，明確指出勤工助學具有很強的育人功能，培養學生自立自強、創新創業精神，增強學生社會實踐能力[1].幫助困難學生通過自己的勞動換取相應的報酬解決基本生活困難是幫助學生自強自立的一種良好扶助體系，很多高校現今都開展了勤工助學這項活動，但卻沒有一個完整的信息管理系統對該活動的流程及制度進行有效的監管.勤工助學管理手段原始，大部分還停留在人工文檔管理的方式，學生的報名、申請、審核和勞務發放主要依靠電子郵件和紙質材料進行，通過學校主管部門、學院、班級逐層下達，申請處理時間長，學生的工作時間不能靈活安排，教師管理繁瑣，管理效率低，導致管理效能低下和人力物力的浪費[2].有的大學還使用單一的計算機信息管理系統，數據通用性差，匯總和比較數據比較麻煩，容易出現漏洞.有些信息系統只是做到了數據的填寫、上報、匯總、統計等功能，但尚未建立學生申報、審核上報、資料上傳、統計分析、歷史數據查詢等全程化的操作功能，降低了使用的便捷性[3，4].

目前已開發上線的高校勤工助學管理管理信息系統架構[5-8]，一般基于B/S 結構，采用MVC 框架開發，數據建模技術，較少采用工作流技術.本文介紹一種高校勤工助學管理系統的設計和實現，該系統在Java EE 體系下，基于可視化工作流，采用邊界清晰的流程建模與數據建模技術.統一的流程建模可以從根本上改善定制型應用的開發，流程的監控系統對異常數據、異常操作、錯誤日志等進行查詢、分析、監控和干預.本文從需求分析入手，介紹系統總體框架，分析了具體的業務流程設計，詳細闡述了系統的關鍵技術，并對實施效果進行了評價.

1 需求分析

某高校的勤工助學由學校統一組織和管理，由學生處負責，在校內設置一定數量的勤工助學工作崗位，崗位遍布全校職能部門和二級學院，貧困學生優先申請.勤工助學管理系統用戶主要有學生、聘用單位老師、學生處主管老師和系統管理員.學生處主管老師有崗位類型維護、聘用單位維護、聘用單位發布的崗位審核、工資單審核等業務；聘用單位具有崗位發布、工資單查詢工資單錄入、常用用戶管理等業務；學生登錄學校流程平臺進行勤工助學崗位申請、簡歷填寫修改、申請成功的崗位查詢等需求，系統管理員負責設置各類用戶的腳色權限.

2 系統總體框架

系統建設工作的總體邏輯架構如圖1所示，系統頂端是門戶層，提供個人門戶登錄和勤工助學系統登錄兩個界面，第二層是權限層，通過統一身份認證和統一授權系統[9，10]，對登錄者進行身份識別、權限控制和用戶管理.第三層是流程平臺，主要包括流程管理和流程監控兩部分.第四層為業務平臺，具有用戶管理、貧困生管理、崗位發布、勤工助學申請、聘用單位管理等功能.

3 流程平臺設計

3.1 工作流

各類管理信息系統的很大部分功能是對于業務流程特別是跨部門業務流程的處理.工作流技術將業務流程細分為定義明確的活動、角色和流程規則，便于數據獲取，并根據一系列過程規則，將文檔、信息或任務在不同的執行者之間進行傳遞與執行[11].采用工作流技術，不僅可以實現對業務流程中的管理和監控，而且通過對工作流實時數據的統計和分析，可以發現業務流程中的瓶頸問題，便于業務流程的改善[12].

圖1 勤工助學管理系統邏輯架構圖

3.2 流程管理

本文所述的工作流表單平臺是一個統一的、可視化的工作流表單平臺，該工作流平臺以工作流引擎為核心，主要實現勤工助學的申請、審批、催辦和督辦等功能，并對節點處理提供簡單易用的實時監控系統，方便學生和各級主管部門及時掌握申請狀況，提高辦公效率.圖2為勤工助學管理系統流程圖.學生登錄學校流程平臺進行勤工助學崗位申請.學生在待申請崗位列表中選擇需要申請的崗位.顯示對應崗位的包括薪資待遇、崗位要求等信息，學生點擊申請該崗位后，進入所示的簡歷填寫頁面，填寫完畢后提交審核.在簡歷審核和上崗審核兩個審核節點，均由崗位發布的聘用單位老師進行審核.若在“簡歷審核”流程節點審核不通過，流程返回到申請人處進行修改，申請人可選擇直接結束流程，或者修改簡歷進行重新提交.在簡歷審核節點，填寫審核意見，如果審核通過，填寫通知學生面試時間、面試地點等信息，如果審核不通過，退回申請人修改；在上崗審核節點，填寫審核意見，如果審核通過，填寫通知學生首次上崗時間和地點等信息，如果審核不通過，退回申請人修改.在申請、審核等每級審核操作后，都不能再編輯之前的信息，但是，在實際工作中，通常需要在批準通過后返回并修改.因此，每個級別的審計都必須具有回退機制，以確保進程可以返回到上一個節點進行重新操作.管理員為各種崗位的獨立操作提供不同的系統權限，實現更好的權限控制，確保不同崗位、部門權責分明，實現相互監督、相互制約.

圖2 勤工助學管理系統流程圖

3.3 特點

3.3.1 可視化的流程設計

流程設計采用完全基于Web 的可視化設計技術，所有的定義工作不涉及任何源代碼編寫，通過類似MS Visio 的拖曳式流程狀態模型編輯工具進行流程編輯，流程狀態模型包括7 個基本元素，形成所有類型的工作流模型.七項基本元素包括：人工交互節點、并行開始節點、并行合并節點、自動處理節點、外部頁面節點、條件判斷節點、連線--狀態遷移動作，支持上述元素的任意組合和豐富的流程節點/動作的屬性配置，開發人員只需要用鼠標選擇相應的流程步驟，在步驟之間設置流程連接和屬性，然后完成流程的自定義.當組織改革和人事變動導致流程發生變化時，修改流程表單中的權限設置，徹底改變以往需要修改源代碼的需要，極大程度方便用戶.

3.3.2 可視化的表單設計

用戶交互界面通過表單定義，表單的開發與傳統的程序語言(HTML)完全無關，采用基于MS InfoPath的可視化、零代碼、標準化的表單設計.開發人員的MS InfoPath 中設計完整的表單布局與數據項.系統實現了效率極高的解析引擎，將Office 表單自動轉化為交互式的WEB 頁面，無需代碼，即可實現全功能的表單設計.可視化的開發工具使得流程系統設計師在和用戶溝通時，能夠直觀、準確地確定流程，提高工作效率.圖3為開發人員在MS InfoPath 環境中的設計頁面，圖4為學生登錄流程平臺勤工助學的申請頁面，對比可以看出實現了真正意義的“所見即所得”.

圖3 勤工助學的InfoPath 表單設計界面

圖4 學生的勤工助學申請頁面

3.3.3 實時的流程監控

基于Dashboard 模式實現統一的流程監控運行管理，對所有流程服務的運行情況實現有效的可視化的實時管理與監控.流程監控平臺主要具有數據分析、統計和流程的實時查詢、監控、干預等功能.業務部門老師可以查看流程的運作辦理情況，并且對一些異常情況如需要更換審核人，表單需要掛起、終止、補償和刪除時，進行最高權限的干預處理，此功能極大方便了學生和老師的特殊需求.圖5為流程監控平臺中的的查詢與干預頁面，從圖中可看出，可以根據服務流程名稱，關鍵字，流程開始時間，流程結束時間，狀態等選項查詢進行中的流程，并對流程進行撤回到本步/查看可辦理用戶/換人辦理等干預行為.

4 系統設計關鍵技術

4.1 實施環境配置

系統的運行環境的配置如下：操作系統：Linux，CentOS release 6.5，CPU：8 Intel (R) Xeon(R) CPU E5-2620 0 @ 2.00 GHz，CPU 主頻：2000.00 內存：8 388 608 KB，Jdk 版本：1.7.0_51，學工Tomcat 版本：7.0.85.0，流程Tomcat 版本：7.0.90.0，數據庫：Oracle.

圖5 流程平臺中的流程監控頁面

4.2 系統結構

本系統的開發基于Java EE 體系架構，以Jsp+SpringMVC+Hibernate 技術實現.系統整合Hibernate框架和SpringMVC 框架，通過使用Spring MVC 設計模式來完成表現層、控制器層、業務邏輯層和數據持久化層的裝配[13，14].根據需求分析和數據流流向，系統的數據模型如圖6的E-R 圖所示.

4.3 系統功能模塊

根據勤工助學系統設計目標，按照勤工助學申請流程進行系統開發，主要功能模塊包括用戶管理、崗位類型維護、聘用單位維護、崗位批次開通、崗位發布、崗位申請審核、上崗信息管理、上崗證管理、工資單制作、工資單管理和優秀助管維護等功能，如圖7所示.

圖6 勤工助學管理系統的E-R 圖

4.4 應用效果

該系統自2018年12月在某高校投入使用以來，目前使用人數達1486 人，參與流程處理的部門達45 個，已累計在線處理1506 個申請審批流程，取得了良好的應用效果.

圖8為從流程平臺的后臺數據庫獲取的包括流水號、流程名稱、申請人、申請時間、批準時間、審核時間等原始數據的部分截圖.如圖9和圖10所示，申請發起后4 個小時以內完成審批425 件，占比28%，24 小時以內完成審批825 件，占比55%.以上數據顯示，該系統的導入大大縮短了勤工助學申請審批周期，提高了工作效率，真正做到信息多跑路，學生少跑腿.在圖10中可以看到部分案件的處理時間超過了120 小時.據調查，確認這些案件處理時間的延宕都是由于負責人未能及時審批引起.如何改進流程和系統，讓系統督促負責老師更快更及時辦理，是今后系統改進的方向之一.

圖7 勤工助學管理系統功能模塊

圖8 勤工助學模塊流程審批原始數據

圖9 勤工助學模塊流程審批時間圖

圖10 勤工助學模塊流程審批時間圖

5 結語

本文以某大學勤工助學管理系統為實例，針對勤工助學管理過程中業務流程規范、權限要求嚴格、數據采集嚴謹等特點，從項目需求和實現技術方面討論了采用Java EE 技術、基于可視化工作流的勤工助學系統的設計和實現.運行的數據分析顯示，該系統促進了高校勤工助學管理工作的流程化、規范化和便捷性，對高校勤工助學的信息化建設管理提供了一個良好的范例，并具有借鑒作用.