產(chǎn)品工程環(huán)境下二維檔案管理模式初探

文/上海空間電源研究所 吉雋 王琴 張俊

近幾年來，航天產(chǎn)品工程廣泛推廣，上?？臻g電源研究所作為電源領(lǐng)域?qū)I(yè)研究所，為適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)需求，加快體制改革和創(chuàng)新，向用戶提供一流產(chǎn)品，正在從“以型號研制為中心”向“型號研制與產(chǎn)品研制并重”的方向轉(zhuǎn)變，建立獨(dú)立于型號研制體系之外的產(chǎn)品工程體系。

一、產(chǎn)品工程的內(nèi)涵及與型號研制的差異

產(chǎn)品工程是指建立產(chǎn)品體系，推動從面向型號需求的定制式產(chǎn)品研制向面向市場需求的型譜化、模塊化、貨架式產(chǎn)品提供轉(zhuǎn)變；完善型號產(chǎn)品選用機(jī)制，推動型號研制由定制為主向產(chǎn)品選用集成模式轉(zhuǎn)型。其中，產(chǎn)品型譜是用最少數(shù)目的不同的規(guī)格產(chǎn)品，構(gòu)成能滿足可預(yù)見到的全部使用要求的產(chǎn)品系列。而產(chǎn)品成熟度依據(jù)產(chǎn)品的設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、試驗(yàn)和應(yīng)用情況，對其質(zhì)量與可靠性以及可應(yīng)用程度的度量。產(chǎn)品成熟度是型號產(chǎn)品選用的重要基礎(chǔ)。由此可見，產(chǎn)品工程與型號研制存在著很大的差異。與型號研制的縱向管理不同，產(chǎn)品工程涉及產(chǎn)品型譜和產(chǎn)品成熟度兩方面，包含型譜建設(shè)、產(chǎn)品成熟度定型、生產(chǎn)線建設(shè)、產(chǎn)品更新、技術(shù)狀態(tài)控制等建設(shè)內(nèi)容。產(chǎn)品工程所包含的要素更多，涉及面更廣泛，內(nèi)容也更為豐富。

二、產(chǎn)品工程檔案管理的區(qū)別與現(xiàn)狀

伴隨著產(chǎn)品工程的實(shí)施和推廣，所形成和積累的文件資料已形成一定規(guī)模，檔案部門也開始對這些文件進(jìn)行系統(tǒng)性的管理。在歸類整理過程中，發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品工程文件與傳統(tǒng)型號文件雖然在文件控制程序過程中的管理幾乎相同，但就文件保存、歸檔等方面還是存在著一定的差異。

（一）與傳統(tǒng)型號檔案管理模式的區(qū)別。傳統(tǒng)型號檔案（包括：航天產(chǎn)品檔案、質(zhì)量檔案）是以型號研制生產(chǎn)為單位或主題的縱向管理模式。即以型號為主線，與型號研制相關(guān)的研試文件、設(shè)計(jì)文件、工藝文件、質(zhì)量文件、原始記錄等文件全部納入該型號文件歸檔范圍，對其進(jìn)行整理、分類，完成歸檔。這種歸檔方法可以做到主題明確，條理清晰，便于同一型號內(nèi)的文件查找。然而，產(chǎn)品工程是以產(chǎn)品為主導(dǎo)的一系列過程。因此，對產(chǎn)品工程的檔案管理也應(yīng)該以產(chǎn)品的立項(xiàng)、生產(chǎn)、試驗(yàn)、定級等過程為單位或主題來進(jìn)行歸檔管理，也就是面向產(chǎn)品的橫向管理模式。由此可見，產(chǎn)品工程的檔案管理涉及的業(yè)務(wù)范疇更廣泛，文件歸檔范圍也相對于傳統(tǒng)型號檔案更包羅萬象。

（二）型號檔案管理與產(chǎn)品檔案管理的現(xiàn)狀。在產(chǎn)品工程的實(shí)施過程中，型號與產(chǎn)品研制生產(chǎn)兩條線并行，并且存在型號選用型譜產(chǎn)品的現(xiàn)象日益深化的趨勢。因此，以型號研制為對象的歸檔模式已不能完全覆蓋所有產(chǎn)品種類。目前，采取航天型號檔案縱向管理與型譜產(chǎn)品檔案橫向管理并行的二維管理模式進(jìn)行歸檔，兩者既相互獨(dú)立又相互支撐，構(gòu)成型號檔案與產(chǎn)品檔案有機(jī)聯(lián)系、互相補(bǔ)充的體系，確保航天產(chǎn)品研制生產(chǎn)全過程所形成文件的完整性、系統(tǒng)性。

三、產(chǎn)品工程檔案的管理

為更好地對產(chǎn)品工程文件進(jìn)行歸檔整理，做到分類清晰，條理清楚，便于查找和利用，對現(xiàn)行文件管理、底圖管理和檔案管理應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)劃。

（一）產(chǎn)品工程現(xiàn)行文件的管理。從文件生命周期來看，文件的現(xiàn)行階段是指文件最初由形成者產(chǎn)生、保管和頻繁利用的過程，這個(gè)階段的文件具有文件的第一價(jià)值屬性，即原始價(jià)值。處于該階段的文件受控管理應(yīng)包括：文件的編號與標(biāo)識、文件的版本管理、文件的更改控制、文件的復(fù)制分發(fā)以及向半現(xiàn)行文件過渡的整理、著錄、保管等。文件的編號與標(biāo)識可以采用“全宗號+產(chǎn)品代號+文件簡號+順序號”的方式。其中，產(chǎn)品代號和文件簡號是做好電子文件歸檔前端控制的方法之一，即在文件形成時(shí)，通過系統(tǒng)篩選出相同產(chǎn)品和相同主題內(nèi)容的電子文件進(jìn)行預(yù)立卷。由于型譜產(chǎn)品的特點(diǎn)，同一種產(chǎn)品可能被用于不同型號，那么所使用的同一份文件也有可能存在差異，這就需要對文件進(jìn)行版本管理。在文件首頁標(biāo)識版本號，并在型號產(chǎn)品選用文件和型譜產(chǎn)品文件之間建立聯(lián)系，記錄使用文件的版本。對于經(jīng)過成熟度鑒定的產(chǎn)品，在文件更改時(shí)應(yīng)提高審批級別。相對成熟的產(chǎn)品可能運(yùn)用的范圍較廣泛，那么提出的更改是否可以適應(yīng)所有被型號選用的產(chǎn)品，需要提高審批級別來判別。當(dāng)文件的第一價(jià)值逐漸下降，第二價(jià)值（從屬價(jià)值）逐漸顯現(xiàn)時(shí)，就是現(xiàn)行文件逐漸向半現(xiàn)行文件過渡時(shí)期，文件的預(yù)立卷工作便可以開始了。目前，大部分單位產(chǎn)品的現(xiàn)行文件和半現(xiàn)行文件都是由檔案部門承擔(dān)管理職責(zé)的。這種管理模式體現(xiàn)和尊重了文件運(yùn)動的客觀規(guī)律，體現(xiàn)了文件管理和服務(wù)的就近原則，使半現(xiàn)行文件既不存放于形成者手中，又方便了本單位的利用。因此，檔案部門可以更好地完成預(yù)立卷工作，對文件實(shí)行有序管理，確保文件及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地歸檔。對于產(chǎn)品工程文件而言，如何進(jìn)行分類整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系直接關(guān)系到成為檔案之后的查找和利用的。產(chǎn)品文件按階段分類，總體級、分系統(tǒng)級、單機(jī)級分類整理，完成成熟度鑒定的產(chǎn)品則按照成熟度的等級進(jìn)行整理，進(jìn)行批生產(chǎn)的產(chǎn)品文件按產(chǎn)品批次進(jìn)行整理。同時(shí)，還要注意對具有保存價(jià)值的質(zhì)量文件、原始記錄、特殊載體文件的收集整理，并做好編目、貯存等管理工作。

（二）產(chǎn)品工程的底圖管理。產(chǎn)品底圖是按單頁進(jìn)行管理的，因此具有庫存量大、更改頻繁的特點(diǎn)。對于型號選用產(chǎn)品化圖樣而言，如何從數(shù)量龐大、種類繁多的底圖中準(zhǔn)確、快速的檢索到所需要的圖樣，這將極大地提高檔案人員工作效率。1.檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)和檔案數(shù)據(jù)庫的管理。通過借助于信息系統(tǒng)，幫助檔案人員方便快捷地管理圖紙，做到圖紙的入庫、更改、換版、增減頁數(shù)及份數(shù)的動態(tài)管理和跟蹤。設(shè)計(jì)人員在產(chǎn)品設(shè)計(jì)庫中完成圖紙的編制以及審簽流程，檔案人員確認(rèn)圖樣完整、有效后，進(jìn)行圖紙入庫工作，包括打印、曬蘭、分發(fā)。同時(shí)，還應(yīng)將完成入庫圖紙的電子文件，從設(shè)計(jì)系統(tǒng)中遷移到底圖管理系統(tǒng)中。做到設(shè)計(jì)系統(tǒng)與底圖管理系統(tǒng)連接，在底圖管理系統(tǒng)中，根據(jù)圖號分類規(guī)則自動將入庫的圖紙放至指定的圖紙庫中。2.做好型號選用型譜產(chǎn)品之間的關(guān)系連接。隨著產(chǎn)品化程度的提高，型號所產(chǎn)生的圖紙數(shù)量將會逐步下降，主要是通過借用、沿用文件清單的編制建立型號文件與型譜產(chǎn)品文件之間的關(guān)系。同時(shí)，將這種借用和沿用關(guān)系在底圖管理系統(tǒng)中建立連接，可以方便檔案人員快速地找到所需要的圖紙。

（三）產(chǎn)品工程的檔案管理。按照產(chǎn)品工程的要求，型號與產(chǎn)品技術(shù)文件管理要統(tǒng)籌兼顧，分別做好型號和產(chǎn)品技術(shù)文件管理的同時(shí)，要確保型號與產(chǎn)品應(yīng)用管理的映射管理，即型號借用關(guān)系。1.產(chǎn)品化文件的歸檔工作。接收預(yù)立卷文件的移交，按照產(chǎn)品類別、同一產(chǎn)品的成熟度、產(chǎn)品批次進(jìn)行分類歸檔，并且要做到歸檔文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效。對于歸檔的時(shí)間，可以根據(jù)年度計(jì)劃，以成熟度鑒定為界線，完成評審后及時(shí)歸檔，以及完成批次的交付評審后及時(shí)歸檔。2.型譜產(chǎn)品被某一型號選用后，必須建立型號產(chǎn)品選用文件與型譜產(chǎn)品文件之間的聯(lián)機(jī)，可以通過編制使用文件匯總表的方式，記錄和規(guī)范型號檔案的管理。同時(shí)，在型號檔案專題目錄中，應(yīng)互標(biāo)有關(guān)型譜產(chǎn)品檔案目錄。

四、結(jié)語

綜上所述，產(chǎn)品工程的檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，它取決于產(chǎn)品工程的推廣程度，以及產(chǎn)品化文件的配套管理制度。此外，產(chǎn)品工程檔案的管理不僅需要檔案人員具有一定的檔案專業(yè)知識，還需要對產(chǎn)品生產(chǎn)過程有一定的了解，才能更準(zhǔn)確地掌握和研究產(chǎn)品工程文件的形成發(fā)展規(guī)律，為更好地完成產(chǎn)品工程文件的歸檔管理工作提供支持。