企業數字檔案室建設與管理

文/國網赤峰供電公司 米曉霞

隨著互聯網信息技術的高速發展，計算機在社會生產生活的各個領域得到了普及，企業的經營管理工作也朝著更加信息化的方向發展，與此同時，企業的檔案管理工作更面臨著新的機遇和挑戰，傳統檔案管理工作形式已經不能夠滿足企業對于信息管理工作的基本要求。在企業信息化檔案管理工作中，數字檔案室的建設已經成為大勢所趨。數字檔案室的基本定義是以數字化設備管理技術為核心，對檔案資料進行收集、整理和利用的檔案管理工作形式。數字檔案室的核心是檔案資料數據庫建設，以網絡媒介為基礎實現檔案資料管理的虛擬化。

一、建設數字檔案室的重要意義

數字檔案室建設的重要意義主要表現在兩個方面：

（一）數字檔案室是企業實現信息化管理的必經之路。在企業經營管理中互聯網的作用和職能越來越突出，互聯網在信息資源建設管理上的明顯優勢是使企業檔案管理的工作量呈現快速上升的趨勢，與此同時，對檔案管理工作的需要更顯現出多樣化的趨勢，紙質版形式的檔案管理容易導致檔案資料的遺失損壞，并且對資源的利用效率也相對偏低，因此企業必須要結合先進的信息技術手段轉變檔案管理的工作形式。

（二）建立數字檔案室能夠提高檔案管理的工作效率。將實體化的數字檔案資源轉化為電子數據資源進行保存，這樣能夠避免檔案翻閱過程中的對文檔資料的破壞，減少檔案管理工作的成本。另外，數字檔案室的建設能夠節省檔案資料的管理空間，提高檔案資料的管理效率，大大降低資料調閱和分析的時間，同時還便于企業管理人員根據檔案資料的信息進行大數據分析和計算，從而為企業后期決策、宣傳等工作提供重要支撐。

二、建設數字檔案室的主要內容

（一）數字檔案室基礎設施建設。要想充分發揮數字檔案室的基本功能，就必須要保證檔案室具有完善的配套設備，檔案室基礎設施建設包括硬件設施和軟件設施兩方面。其中，硬件設施主要有運行器、存儲器、服務器、打印機以及其他輸入輸出設備等，為信息資源的收集和整理提供重要的技術支撐。軟件系統建設主要以企業檔案信息化管理的工作目標以及基礎網絡環境為核心進行安裝，包括檔案資料的收集、整理、歸檔以及后期利用等。

（二）數字檔案室網絡建設。大部分企業的檔案信息資料對企業而言都具有一定的機密性，需要對企業涉密檔案進行單獨加密管理，其中檔案資料信息管理必然涉及企業網絡的建設，在數字檔案室網絡建設上主要有單獨設置和辦公網絡連接兩種形式，對此企業應當根據不同的檔案需求以及網絡設計條件進行數字檔案室的網絡建設。

（三）數字檔案室全文數據庫建設。隨著大數據、云計算等現代數據技術的普及和應用，在電子政務以及辦公系統自動化技術高速發展的背景下，電子文件的數量呈現出高速上升的趨勢，所以在企業數字檔案室的建設過程中出現了全文數據庫建設的概念。全文數據庫主要有自動化辦公系統、數字化庫存檔案系統以及電子檔案日常收集管理系統。通過自動化辦公系統對電子檔案信息進行整理和歸檔，在借助數字化檔案系統實現其與自動化辦公系統的無縫銜接，從而實現定期轉換。檔案的數字化轉化工作必須要以按需掃描、搶救為主的基本原則。檔案數字化管理工作主要有以下列信息為主要依據：第一，信息檔案的關鍵性。比如基建檔案內部的文字信息使用次數要低于竣工圖紙，制度文件的使用次數要低于通知性文件。第二，信息檔案的使用需求。對于工作中使用次數，使用者關注度較高的信息資料掃描，保證用戶在使用上的最大需求。第三，數字信息檔案的時間年代問題。在進行數字檔案室建設期間要進行充分的調查和研究工作，根據使用者的基本需求提升檔案使用的實用性。對使用年代較長的檔案要進行專業圖紙掃描，確定檔案資料的最終掃描范圍。

（四）數字檔案室查詢網站建設。作為不同信息檔案展示的重要平臺，數字檔案室的查詢網站是連接檔案管理程序以及使用者之間的重要信息通道，所以企業技術人員要對企業檔案管理的網頁進行科學合理的界面設計，提高設計的美觀性和智能性。數字檔案室的查詢網站建設能夠提升檔案管理工作整體的檢索效率，從而實現用戶需求的充分滿足。

三、保障數字檔案室建設的關鍵措施

（一）企業管理人員重視數字檔案室建設。企業主要領導人員和管理人員對數字檔案室建設工作的認識直接決定著數字檔案室工作建設的效率和質量。只有企業管理人員充分認識到數字檔案室建設工作的關鍵作用，才能夠有利于后期設備管理以及相關措施的資金投入，在此基礎上才能夠提高數字檔案室工作人才隊伍的綜合素質水平。總之，單純依靠企業的檔案管理部門實現數字檔案室的高質量建設是難以實現的，必須要依靠企業領導人員和管理人員的支持和保證，將數字檔案室建設工作納入到企業信息化建設工作中，實現檔案管理和企業管理工作效率的全面提高。

（二）構建統一集約的檔案管理工作模式。構建科學、集約有效的企業檔案管理工作模式是企業實現數字檔案室高質量發展的核心內容。需要注意的是，集約化的檔案管理工作并不是簡單地把不同檔案資料放置在固定的位置中，而是要以不同檔案類型特點為核心對企業的檔案資料進行搜集、整理和分析，集約化的檔案管理工作是實現企業組織科學化管理的重要途徑之一。比如，企業在信息化數字檔案室的建設中可以將不同部門的管理人員和企業檔案管理人員綜合在一起，從而提升企業檔案管理工作的精細化水平。

（三）構建企業科學完善的檔案管理制度。任何管理工作都必須要建立在科學完善的制度基礎上，數字檔案室建設工作同樣如此，只有科學完善的企業檔案信息管理制度才能夠為企業的檔案管理工作提供重要的制度保證。比如，針對不同類型的檔案資料進行搜集、整理、歸檔和分析利用，對檔案資料的真實性和完整性進行鑒定和統計。對于確定沒有使用價值和登記錯誤的檔案資料進行及時銷毀，與此同時，還需要針對企業的實際情況建立針對數字檔案室建設的細則。比如，在數字檔案室建設啟動中需要以實際情況為基礎制定《數字化檔案建設方案》，明確企業數字化檔案建設工作的核心標準和規定；在企業數字化檔案掃描過程中可以建立《檔案資料系統錄入規則》；在企業檔案資料利用過程中可以建立《檔案資料查詢分析系統規范》等，總之企業數字檔案室的建設要想實現全過程的高效管理就必須要建立科學完善的制度保證。

（四）全面提高企業檔案室建設人員的素質。企業的人力資源素質能力和水平直接決定企業數字檔案室建設的效率和質量，更決定著數字檔案室建設發展的最終高度，對此首先要轉變企業檔案管理工作人員的基本觀念，引導其充分認識到企業數字檔案室建設的重要意義，鼓勵檔案管理人員不斷加強自主學習，掌握牢固的專業技術知識，積極學習先進的信息技術知識。鼓勵企業檔案管理人員到相關單位進行交流和學習，比如到管理工作先進的企業借鑒并學習數字化檔案管理工作經驗，聘高校專家進行定期培訓和講座，促進企業數字檔案管理工作者能力和素質的全面提高。

四、結語

綜上所述，企業要想在現代化競爭環境中立于不敗之地，必須要加強企業數字檔案室的建設和管理，對此企業管理人員應重視數字檔案室建設、構建統一集約的檔案管理工作模式和科學完善的檔案管理制度，在全面提高企業檔案室建設人員素質的基礎上實現企業檔案管理工作效率和質量全面提升。