大數據時代電子會計檔案管理研究

文/東營市人民醫院 許美村

隨著大數據技術的迅速發展，其可以廣泛應用到不同的工作領域中，從而為新形勢下工作的開展提供了較大的便利。電子會計檔案管理是大數據時代的重要舉措。在大數據的作用下，會計檔案管理有了質的飛躍，較好地促進了會計工作邁上了新的臺階。

一、大數據背景下加強電子會計檔案管理的必要性

會計檔案管理在會計工作中處于基礎地位。在傳統的管理方式中，各個環節都是人工來完成的。人工操作難免會出現一定的誤差，從而給會計工作造成不可估量的損失。隨著技術的進步，電子檔案管理方式的出現，對于會計檔案管理這項工作而言是一場革命。電子會計管理從根本上改變了管理的方式，由人工管理轉變為電腦管理。特別在大數據時代，會計領域的電子檔案管理主要是運用網絡的形式將紙質版的材料進行收集、保存、分析等，通過一系列的網絡化方式，將信息進行共享，減少人工操作環節，進一步規范企業會計工作。在開展電子會計檔案管理時，最初主要發揮的是保存功能，將不同的信息錄入到電腦中，方便工作人員根據工作需要及時調取信息資料。在大數據技術的作用下，電子會計檔案管理發生了較大的變化，將功能的實現形成了一個完整的鏈條，同時具有較強的優勢，主要聚焦在工作地點、工作時間以及資源節約上。首先，工作地點相對自由。會計檔案的電子管理方式在通常情況下不受地點的限制，只要是工作措施到位，就可以根據工作需要在不同的地點進行操作，當然其前提是要符合規程、注重保密。其次，工作時間得以節省。傳統的人工管理需要花費大量的時間和精力，盡管如此，工作效率依然不高。電子管理方式都是在網絡上操作，在輸入工作方式后，系統進行自動操作，在節省大量工作時間的同時，極大地提升了管理工作的效率。最后，有效節約辦公資源。在進行電子檔案管理后，可以減少辦公用品例如紙張、書寫筆、記錄本等使用，在節約工作量的同時，直接參加管理工作的人員有所減少，節約了人力資源。

二、大數據背景下電子會計檔案管理過程中存在的不足

在大數據背景下，盡管電子會計檔案的管理工作已經取得了較大的成效。但是從總體上來看，還是存在著一些問題和不足之處。具體表現在以下方面：

（一）缺少計算機和會計專業過硬的人才隊伍。在大數據時代做好電子會計工作，尤其是要做好相關的管理業務，需要業務非常精良的人才，業務精良既表現在系統掌握大數據等信息技術，也對會計專業的有關知識有著足夠的把握，更要了解相關的檔案業務。但是從實際情況來看，從事相關管理的工作人員還不能夠完全適應大數據的要求，對信息技術以及計算機技術掌握的還不夠牢固，特別是會計檔案中包含著很多重要的信息，而運用大數據等信息技術，需要在安全方面精心謀劃和部署，但是有的工作人員在運用大數據等技術時沒有注重相關安全措施的使用，以至于電腦中容易被病毒所侵蝕，使得會計檔案中的一些寶貴的資料出現丟失的現象。

（二）缺乏有效的相關硬件設備。為了更好地運用大數據等技術，使得電子會計檔案得以科學有效管理，需要運用規范化的硬件設備。這些設備中的配套設施也要符合管理現代化、科學化的需要。但是在實際的管理當中，有的單位在運用大數據的時候，會出現硬件設備和管理理念不相配套的現象，主要表現在這些單位在管理上有著科學的、豐富的理念，但是沒有硬件設備作為載體和支撐，所使用的設備已經落后于大數據的新技術，急需要進行更新。但是由于主客觀等方面的原因，這些硬件設備沒有進行及時的更換，而技術不過硬的設備在運用過程中也無法起到其應有的作用和效果。大數據技術是一項嶄新的科學技術，為了運用這項技術并將其運用到不同領域，就需要在設備以及配套方面跟得上，否則就無法達到有效管理的目的。

（三）沒有有效結合大數據技術建立并完善相關的管理制度。在傳統的會計檔案管理工作中，通常是有著一系列或者一整套工作制度作為管理開展的保障。隨著大數據技術在管理實踐中的廣泛應用，隨之而來的要有一定的工作制度與之相配套，將大數據技術的相關要求融入新形勢下的檔案管理制度中，并運用新的制度來指導管理實踐。盡管有的單位已經將大數據技術和電子會計檔案管理在具體實踐上進行充分結合，但是其制度建設上還是不夠健全。會計管理制度融入大數據技術的具體指導性、針對性以及有效指導性都不夠強，沒有體現出電子會計管理現代化、科學化的要求。另外，有的制度還不夠完善，相對零散，沒有呈現出系統化的特點，需要對制度進一步健全。

三、大數據背景下提升電子會計檔案管理的有效策略

（一）建立專業的檔案管理隊伍。工作隊伍綜合素質的提升，是確保管理取得成效的基礎和前提。在一些單位或部門中，有的會計人員對傳統的檔案方式比較熟悉，仍然沿用傳統的管理方式，這都反映出這些會計人員的工作理念滯后，業務水平有待提升。由于大數據技術具有較強的應用性，會計工作人員要努力適應大數據技術的發展，讓自己和新形勢下工作崗位的要求相符合。單位或部門要高度重視會計檔案管理人員業務水平的提高，一方面在招聘人才時，側重于招聘既懂計算機技術又懂會計業務的綜合型人才，這些人才能夠給會計隊伍建設增添新的活力和動力。另一方面，要加強對會計檔案管理人員的培訓。一般情況下，會計人員要承擔檔案管理的重要任務，但是由于工作繁雜，有的會計人員在完成會計業務后不重視對檔案進行管理，要強化對會計人員的檔案管理培訓，讓他們意識到檔案管理特別是大數據時代的電子化管理的重要意義，在工作中自覺按照大數據的要求進行科學化管理，提升會計人員的綜合素質。

（二）健全電子會計檔案管理的技術系統。電子會計檔案在管理過程中，涉及很多方面的程序，而且對基礎設施等硬件設備的要求非常高。這就要求單位或部門在進行管理時，能夠按照大數據技術的發展要求，加強電子檔案管理所需要的基礎設施建設，健全完善的管理系統，從而推進會計工作的健康發展。在完善管理技術系統過程中，首先確保輸入數據的準確，建立完備的數據庫，并對數據庫進行隨時的維護，這也是管理技術系統得以有效開展的基礎和前提。有了數據庫后，需要運用相關的技術，按照不同的工作要求，對數據庫中的數據開展相關的識別，實現不同的電子檔案管理功能。在完善管理的技術系統時，有一項內容是不能忽視的，那就是對系統的保護。在建立管理技術系統時，要確保系統的安全性，提前做好應急預案以及防御措施，讓管理系統在安全的工作環境中發揮作用。

（三）不斷創新電子會計檔案管理的工作模式。電子會計檔案管理是一項系統性的工作，涉及方方面面的工作內容和環節，而且每一項工作內容和環節都會對整個管理產生影響。所以，對于會計部門來說，要準確把握大數據背景下電子會計檔案管理的未來走向，在管理的方法上加以鉆研，探索出一條推進會計檔案管理的新路子。例如單位或部門在調研的基礎上出臺相關的制度，讓所有的工作人員都能夠嚴格遵守；要規范大數據的使用，建立應用技術的相關制度；對工作流程中涉及的檔案資料收集、檔案內容歸檔等，健全相應的工作機制；對會計人員在強化電子檔案管理方面加強監督，并將監督的結果納入到年末的考核之中；細化檔案管理中獎懲工作標準，增強會計人員的工作積極性和主動性，并全面提升會計人員的管理能力。