數(shù)字檔案管理中存在的問(wèn)題與對(duì)策

文/朔州市朔城區(qū)檔案館 朱雙梅

現(xiàn)階段，隨著各行業(yè)改革、發(fā)展不斷深入，以及科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，檔案管理也是日漸趨向數(shù)字化發(fā)展與建設(shè)方向，數(shù)字化管理取代了傳統(tǒng)的檔案管理模式，并大行其道。最初的檔案管理通常采用紙質(zhì)檔案管理方式，而隨著計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，數(shù)字化檔案管理模式優(yōu)勢(shì)逐漸顯現(xiàn)，不但取代了紙質(zhì)管理模式，更是成了檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)。然而，隨著檔案管理數(shù)字化不斷深入應(yīng)用，其存在的不足與問(wèn)題逐漸顯露，必須針對(duì)性地采取有效解決措施，方可確保數(shù)字檔案管理的可持續(xù)發(fā)展，進(jìn)一步提高檔案管理效率。

一、檔案數(shù)字化管理的重要意義

檔案數(shù)字化管理是把檔案中以紙張、錄音、視頻等介質(zhì)存儲(chǔ)起來(lái)的原始信息資料，采用錄入、掃描、轉(zhuǎn)化等技術(shù)手段，儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，并對(duì)這些檔案信息進(jìn)行分類(lèi)管理。其大大提高了檔案信息查找的便利性，檔案管理工作效率得到了大幅提升。相比于傳統(tǒng)檔案管理方式，數(shù)字檔案管理優(yōu)勢(shì)十分明顯，例如檔案信息查找、閱讀、維護(hù)、備份等工作更為便利，占用空間小且檔案安全性較高。因此，數(shù)字化檔案管理模式的應(yīng)用與發(fā)展是信息化時(shí)代發(fā)展的要求與必然趨勢(shì)，對(duì)于提高檔案管理效率，更好地服務(wù)人民，促進(jìn)社會(huì)與經(jīng)濟(jì)發(fā)展都有著重要作用。

二、數(shù)字檔案管理存在的問(wèn)題

（一）缺乏對(duì)檔案管理重要性的深入認(rèn)識(shí)。較之其他工作，檔案管理工作有著極大差別，工作所體現(xiàn)的實(shí)際效用不夠明顯，因此其重要性常常被人們所忽略。正是由于這一問(wèn)題，使得檔案工作者極易陷入理解誤區(qū)，不能深入意識(shí)到對(duì)檔案進(jìn)行管理的重要意義，領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)于檔案工作人員綜合素質(zhì)與工作能力要求也不夠重視，造成了檔案管理工作人員缺乏足夠的工作熱情與積極性。事實(shí)上，不少人認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)不需要技術(shù)含量的工作，對(duì)于企業(yè)發(fā)展發(fā)揮的作用極為有限。導(dǎo)致這些問(wèn)題的根本原因在于，企業(yè)尤其是主要領(lǐng)導(dǎo)者未能充分意識(shí)到檔案管理工作重要性，進(jìn)而在此方面的投入較為有限，使得數(shù)字檔案管理缺乏必要的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

（二）數(shù)字檔案管理存在諸多安全隱患。隨著網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用范圍與應(yīng)用效用不斷擴(kuò)大，以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷提升，網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題引起了人們高度重視，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)以及用戶信息安全也面臨著嚴(yán)重威脅。據(jù)有關(guān)調(diào)查研究顯示，新建立的局域網(wǎng)絡(luò)受到病毒危害的概率在20%左右，而網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在持續(xù)一段時(shí)間運(yùn)行之后，幾乎無(wú)可避免地會(huì)受到病毒侵害。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平快速提升展，使得網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題發(fā)生概率不斷增加，雖然計(jì)算機(jī)系統(tǒng)帶有防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)體系，也難以抵擋黑客、病毒的惡意入侵。對(duì)于數(shù)字檔案管理而言，在網(wǎng)絡(luò)安全方面沒(méi)有充分地做好防護(hù)措施，只是進(jìn)行簡(jiǎn)單檔案分類(lèi)管理難以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的安全管理，一旦網(wǎng)絡(luò)受到病毒攻擊導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)癱瘓，極易導(dǎo)致檔案信息泄露、損壞、丟失。

（三）檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)性和穩(wěn)定性不高。技術(shù)性、專(zhuān)業(yè)性以及連續(xù)性是檔案管理工作的顯著特點(diǎn)，因此，檔案管理工作人員應(yīng)具備較高的專(zhuān)業(yè)水平與較好的穩(wěn)定性。唯有保證管理人員具備高水平專(zhuān)業(yè)技能水平，才能確保檔案管理?yè)碛懈咝省?duì)于檔案管理從業(yè)人員而言，若是檔案管理人員穩(wěn)定性較低，將不利于其自身的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展；若是檔案管理工作人員缺乏強(qiáng)烈的工作責(zé)任意識(shí)，未進(jìn)行長(zhǎng)遠(yuǎn)工作發(fā)展計(jì)劃規(guī)劃，或是缺乏必要的專(zhuān)業(yè)管理知識(shí)，對(duì)于檔案管理重要性缺乏正確認(rèn)識(shí)，將會(huì)使得檔案信息管理喪失真實(shí)性與準(zhǔn)確性。

三、強(qiáng)化數(shù)字檔案管理的有效措施

（一）提高數(shù)字檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)力度。對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的基礎(chǔ)在于對(duì)信息進(jìn)行存儲(chǔ)、利用、采集，因此信息采集卡、掃描儀、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等都是檔案管理數(shù)字化建設(shè)必不可少的硬件設(shè)備。這就決定了企業(yè)必須提高對(duì)檔案管理投資力度，充分滿足數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)建立的所有硬件要求，并加大對(duì)管理系統(tǒng)軟件的研發(fā)、使用的投入，進(jìn)而得到適合企業(yè)檔案管理實(shí)際需要的系統(tǒng)軟件。通過(guò)建立檔案信息公眾平臺(tái)系統(tǒng)，完善檔案信息檢索與管理功能，提高檔案信息管理效率，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化以及信息化管理。

（二）健全與完善數(shù)字檔案管理制度。基于對(duì)數(shù)字檔案管理需求深入分析，對(duì)相關(guān)管理制度進(jìn)行有效完善與徹底落實(shí)，進(jìn)而確保檔案管理各項(xiàng)工作措施順利進(jìn)行，推動(dòng)檔案管理數(shù)字化管理水平不斷提升。首先，應(yīng)對(duì)檔案管理工作人員職責(zé)進(jìn)行清晰明確，制定相應(yīng)的責(zé)任制度，讓工作人員按照制度要求規(guī)范地對(duì)檔案進(jìn)行管理。其次，完善數(shù)字檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案存儲(chǔ)、整理、使用等標(biāo)準(zhǔn)化管理，切實(shí)提高檔案管理效率。再者，完善相關(guān)培訓(xùn)管理制度，定期展開(kāi)對(duì)檔案管理人員技術(shù)技能、專(zhuān)業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)素質(zhì)等的提升培訓(xùn)，切實(shí)提高他們的工作水平，加強(qiáng)對(duì)其崗位、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃的培訓(xùn)，明確其發(fā)展方向，提高工作人員的穩(wěn)定性，為數(shù)字檔案管理提高穩(wěn)定的人員保障。此外，還應(yīng)完善獎(jiǎng)懲制度，對(duì)工作表現(xiàn)突出，或者對(duì)檔案管理服務(wù)有著顯著貢獻(xiàn)的人員予以物質(zhì)與精神鼓勵(lì)表彰，激發(fā)和提高工作人員的積極性，使其以更飽含熱情投入檔案管理的數(shù)字化建設(shè)當(dāng)中。

（三）提高網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)技術(shù)水平。網(wǎng)絡(luò)的安全性與穩(wěn)定性是數(shù)字檔案管理工作面臨的最大問(wèn)題。這就要求檔案管理人員必須具備較高的網(wǎng)絡(luò)安全防范意識(shí)與技術(shù)水平。工作人員在對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理過(guò)程中，因基于對(duì)檔案信息的深入分析、研究，實(shí)現(xiàn)對(duì)可開(kāi)放性與不開(kāi)放性信息分類(lèi)保存管理，尤其是要對(duì)機(jī)密水平較高的信息進(jìn)行較高水平的加密處理與存儲(chǔ)，確保此類(lèi)檔案信息的絕對(duì)安全。檔案管理工作人員，必須具備較高的計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)應(yīng)用水平，熟練計(jì)算機(jī)系統(tǒng)各種操作，具備較高的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)技術(shù)。同時(shí)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)展開(kāi)定期殺毒、清理，加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)軟件、硬件的日常維護(hù)力度，避免發(fā)生檔案信息流失、盜取等事件發(fā)生，提高檔案信息安全性。

（四）加強(qiáng)數(shù)字檔案管理人才的培養(yǎng)。數(shù)字化檔案利用率在很大程度上取決于檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，所以要想有效改善數(shù)字檔案管理現(xiàn)狀，則需要做好人才培養(yǎng)工作。企、事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)要強(qiáng)化數(shù)字檔案的教育工作，積極更新檔案管理人員的工作理念，并樹(shù)立起現(xiàn)代化的管理意識(shí)，并且做好相應(yīng)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)工作，通過(guò)使其學(xué)習(xí)數(shù)字化檔案管理的理論知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)，提高其工作效率和質(zhì)量，從而充分發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，企、事業(yè)單位務(wù)必充分了解檔案管理重要作用，并且深入分析檔案數(shù)字化管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，并針對(duì)性地采取有效措施。同時(shí)緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，不斷提升、完善檔案管理信息化建設(shè)水平，更好地發(fā)揮檔案管理的重要價(jià)值。