煤礦檔案管理工作的現狀及對策

文/山東東山新驛煤礦有限公司行政辦公室 李艷梅

檔案作為一種很有價值的信息呈現形式，保留了各種與事件直接相關的數據，是人們能對該事件進一步分析的直接參考資料。運用到煤礦產業中，檔案管理也是一項重要的輔助工作，可以幫助煤礦建檔的完成，更重要的是可以幫助整個煤礦開發項目的施行。現在越來越多的煤礦建造工作者重視煤礦檔案管理工作，存在一些有代表性的相關文獻可供參考。

一、煤礦檔案管理的內容

煤礦開發是一項浩大的工程，工作背景特點鮮明，開發需要消耗大量的財力、物力、人力以及時間，工程技術難度極高。因此，需要建立檔案來輔助煤礦開發工作的順利完成。建檔工作人員需要從煤礦探測開始記錄，到后來的開礦工作直至煤炭徹底加工完成，梳理和保存所有相關的數據。不僅包括該煤礦開采工作的技術記錄，更是煤礦工作人員勞動的結晶，具有極高的參考作用。值得注意的是，檔案管理人員在項目施工結束之后需要對煤礦開采的情況進行驗收，這個過程是容易被忽視，但也是檔案管理人員必須要做的工作，但在實際項目中這項工作往往被忽視。基于煤礦工程的特點，建檔工作是極其不易的。整個煤礦生產鏈是龐大的，我們在建檔的時候要考慮多方面的內容，但各個部分又不連貫，因此會根據不同分支的獨特性，建立有針對性的檔案。

二、煤礦檔案管理的現狀

查找一手煤礦檔案資料，我們發現，現今國內各煤礦開采項目的檔案建立都不完善，檔案所提供的數據不完整，有的甚至不滿足歸檔要求，參考價值不大。調查分析，我國煤礦檔案管理工作質量不達標是以下幾個方面的原因：首先在于觀念，煤礦是一項實實在在的工作，我們把大量的重心放在實際開發過程中，很務實地重視開礦，很少甚至沒有在檔案建立這種文字性工作上面投入人力物力。建檔人員的素質達不到要求，缺乏足夠的專業性，在建檔時敷衍了事。再加上重視程度不夠，沒有監察機制對檔案管理工作進行監督，檔案管理工作自然不能高質量完成。在檔案保存時還有一個重要的問題，即檔案保護措施。管理人員缺乏保密思想，導致信息泄露，尤其在現在這個網絡極度發達的時代，檔案信息如果不嚴格地保護，被有心人盜竊是防不勝防的。其次在于檔案涵蓋的內容不滿，沒有實際按照要求，將煤礦開采的每一步記錄在案。收集的資料可信度不高，檔案并不是第一手數據很多都是復印件形式，這樣的資料本質上可以認為是無效的。而即使在資料有效性好的前提下，現有的檔案還存在著不夠全面、信息雜亂的問題。記錄人員沒有規律和分類意識，檔案管理人員也只是粗糙地將所有信息統合，完全沒有科學分類和整理總結意識，導致其他人查看時非常不便。記錄好的檔案數據不可避免會被外借查看，但在借入借出的過程中不可忽視數據信息的缺失，而實際情況確實如此。相關的檔案管理者素質不夠，不能完整地保存所記錄的數據。當然檔案管理的工作環境也影響著檔案管理工作的質量，很多檔案管理設備陳舊，不能緊跟科學時代的腳步。再者就是檔案管理內容跟項目開采進程步調不一致，普遍的現象是煤礦工作進行到中期時負責人才意識到需要進行檔案管理。在這種情況下，建檔工作沒有事先充足的準備過程便直接隨意記錄，不能實現對項目過程有良好參考作用的效果。

三、煤礦檔案管理的改進措施

（一）重視程度。需要明確檔案管理工作的重要作用，將此工作放入整個煤礦開采工作的重要項目中安排，項目管理人員不能只把精力放在礦產施工現場。重視不夠的直接體現是在資金、人員及設備等方面的資源匱乏，財務部門應該要同等地對待開采項目和建檔項目，滿足檔案管理工作的需要，投入足夠的經濟資源幫助管理工作正常運行。

（二）制度化。注意提高檔案管理工作的效率。沒有規矩不成方圓，項目負責人需要針對自己所進行的項目理順開采流程及各個小項目之間的關系制定出完善的煤礦管理工作制度，作為管理工作的指南，一切工作都依照制度行事。包括檔案收集、檔案分類、檔案整合。整個檔案管理工作分步進行，每個步驟對應一個小部門，各個部門也要相互理清關系，相互協作。此外，需要另設監督機構來對每一步工作進行審核，在保證每項工作質量達標的前提下提高管理工作的效率。而制度并不是一成不變的，它作為一個主要參考，實際過程中遇到的問題再針對性的調整，形成一種活躍的體制。

（三）信息化。在信息爆炸的時代，任何工作都需要擁有創新精神，檔案管理也不例外，檔案管理工作需要有質的改進。檔案管理工作應該從以前紙質記錄的習慣中走出來，加入信息化的浪潮，建立網上檔案。建檔人員要深刻了解煤礦開采行業的最新動態，用創新和靈活的理念，從信息勘測開始，每一步都科學記錄網上留檔，保證所記錄的是符合當前煤礦技術要求的檔案信息。當然，相應的工作設備也需要更新換代來支持信息化管理工作的順利完成。此外，維護網絡信息安全也是一項重要的工作，檔案建立以后的保存與保護工作需要有專業的團隊進行跟進，以確保資料信息的安全性。

（四）專業化。現在煤礦檔案管理人員的文化水平都很有限，我們需要尋找業務能力足夠的專業檔案管理團隊進行工作。檔案管理工作需要有高素質的專業人員進行系統完善的指導。國家應大力培養各專業的高級技術人才，我國目前的煤礦建檔人員的水平都不高，極少數人可以滿足多元化煤礦開采項目檔案管理工作的要求，檔案建立管理形式單一，當項目實施出現問題或變動時，不能及時調整檔案形式。在這個渴求人才的時代，任何工作的圓滿完成都依賴于工作的人。檔案管理這個耗時長專業技術高的項目更需要素質高的人來做，管理者需要制定切實到位的培訓方案，讓管理人員更專業化，更有針對性。整個檔案管理工作涉及的人員比較多，項目管理者需要調動大家工作的積極性。對每個人的專業方向有所把握，將其安排在最合適的工作崗位。必要時，需要請一些專家學者進行實地教學，或是不惜重金聘請其參與項目中。

四、總結語

綜上所述，煤礦行業的發展和壯大，不可忽視檔案管理潛移默化的影響。在進行煤礦開采時，項目負責人需要正確對待檔案管理工作，投入充分的經濟資源，找到優秀專業的管理團隊以科學創新的思維進行檔案建立工作。本文給出一些有效的建議來完善現存的檔案管理工作，但紙上得來終覺淺，希望相關企業和部門能在實際中總結經驗，共同協作順利完成煤礦的檔案管理工作，為我國煤礦行業的發展出謀劃策。