醫院文書檔案管理創新的多元化舉措

文/ 山東省菏澤市定陶紅十字會醫院 劉海娟；山東省菏澤市定陶區中醫醫院 付娜

一、醫院檔案管理創新的內涵

所謂創新就是做出改變，打破常規，在先前的基礎上進行發展改造。這不是對原先事物單純的否定，更主要的是發展更新，代表了事物所具有的發展潛能和活力。新中國成立經過幾十年的發展，當今社會在各方面都需要進行創新，醫院檔案管理也是如此，需要和社會共同發展進步，要與時俱進，將創新思維應用于工作當中。當前社會處于互聯網時代，我國十分注重信息化建設，而醫院檔案管理也由此面臨著機遇和挑戰并存的局面。在這種情形下，需要在實踐當中摸索出新型的管理方式、培養新型的管理思想，才能夠在醫院檔案管理上做到改革。社會以及時代的變更更加需要檔案管理工作人員能夠及時改變觀念、融入時代，幫助管理工作更好地適應時代需求，從而促進醫院的發展，最終做到為人民服務。創新需要人們鼓起勇氣改變過時的思想觀念，拋棄一些不再適合時代的東西。它無法通過主觀直接產生，而需要相應的基礎。我國的醫院檔案管理在幾十年的發展以后已經有一套系統的工作制度，是我們進行檔案工作的基礎。同時新時代檔案管理的創新不能完全拋棄這些，而需要在此基礎之上，借鑒以往的經驗并借此合理預估未來，只有這樣才能保障醫院檔案管理的規范有序。

二、醫院文書檔案管理的特點

醫院的文書檔案有非常廣泛的類型以及非常強的綜合性，總的來說具有以下幾個特點：1.綜合性。這些文書檔案可以有多種分類，按照檔案類型可以分為財務檔案、科研檔案、黨務工作檔案、醫務工作檔案等等，按照其來源可以分為上級下發的文件、部門往來文件、醫院規定文件、業務性文件等等。2.專業性。醫院的檔案文件基本都是與醫療相關的，所以帶有高度的專業性。3.保密性。這些檔案文件通常只能夠由醫院內部的相關工作人員查閱，開放率很低，有很高的保密性。針對上述三個特點，對于醫院檔案管理的創新需要具備針對性，要使得這些文書檔案保障自身的多樣性，對醫院起到作用，促進醫院的發展。

三、醫院文書檔案管理創新的方法?

（一）文書檔案整理的創新。簡單的歸納整理不能夠厘清檔案，依舊會是亂糟糟的情況，所以需要系統科學有效的歸納、整理、儲存，才能夠有利于未來的管理、搜尋。主要的整理方式就是先按大類進行劃分登記，同時編寫目錄；之后再按照每個類型來進行整理并編寫目錄；最后再編制有關醫療設備的檔案。首先給每個文件都做好編號工作，再按照有關規范排列好相應順序，最后填寫內部有關序號、責任人、標題、日期等各方面的內容。這些工作的完成可以為以后的查閱提供相當的便利，只需要在目錄當中尋找類型即可，能夠快速找到并且了解檔案的內部明晰，給查閱工作提供了許多便利。在信息化時代，信息管理系統開始普及，傳統的紙質檔案現在也主要以電子檔案的形式進行儲存，所以醫院文書檔案的管理需要工作人員不斷地與時俱進進行創新，快速地適應信息化時代電子資料的更替。

（二）文書檔案管理科學化。1.科學管理設備。檔案管理的過程當中需要先進的儀器設備加持。時代的轉型和社會的發展使得檔案管理方式的變更成為迫在眉睫的需求。醫院文書檔案管理需要及時從傳統紙質管理變更為電子管理，利用大數據時代的信息化模式來開展醫院檔案的收集、整理等方面的管理工作，使得檔案管理工作更有效率、更加準確。除此之外，還可以建立電子檔案的網絡服務平臺，使得相關人員可以通過網絡進行檔案查閱，進一步實現文書檔案的信息化，幫助醫學工作者更好地管理、利用這些文書檔案，促進我國醫療事業的發展。2.科學分配工作人員。文書檔案管理的工作人員分配需要系統性進行，要考慮到不同職位的具體要求和具體情形。不同的崗位需要跟其相關要求相匹配的人員來擔任，才能夠保證檔案管理工作的有序進行，才能促進醫院文書檔案管理的發展。作為一名合格的檔案管理工作人員，專業的知識技能是必不可少的。除此以外，還需要掌握做好收集、整理、檢索等工作的所必需的一些實用方法，這些方法可以有效提高管理工作的效率。更高一層次的，就是要求管理工作人員了解有關的自然和社會等方面的知識，清楚文書檔案管理工作會受哪些環境因素、物理因素或者化學因素等的影響，以便及時做好完善的防護措施，減少因此可能造成的損失。當前時代檔案管理一個最大的特征就是與互聯網技術相融合，所以在這個時代，檔案管理工作人員能夠掌握計算機技術對于做好自己的本職工作而言也是十分重要的。當工作人員十分了解有關計算機的相應知識時，才能夠做好檔案的存儲、整理工作，防止出現數據丟失、被篡改的情況。要想做好醫院文書檔案的管理工作，就必須培養出具有高素質的員工隊伍。所以醫院應當專門對檔案管理工作人員進行培訓來提高他們的整體素質以及工作水平，幫助他們快速掌握檔案管理工作的有關知識與技巧，從而做到科學管理檔案。

（三）服務方式的創新。首先，可以建立醫院文書檔案的專門網站，展開線上服務。檔案網站要有效對接醫院內網和外網，積極上傳有關的情況和數據。可把檔案管理服務系統結合到醫院的服務網站當中，方便患者進行網上搜索和查詢。除此之外，檔案部門需要在網站當中加入電子文件上傳系統，保障快速地收集第一信息，并在相應服務器當中進行歸檔。其次，可以構建電子檔案管理中心，使得管理部門能夠跟其他的部門建立起緊密的聯系。該管理中心交由檔案部門進行把控，作為醫院資源的一部分。該電子檔案管理中心主要作用在于管理不同部門的歸檔資料，并且針對一些非保密性的資料提供查詢、服務功能，更加便利工作人員的管理以及患者的需求。該管理中心有著廣泛的覆蓋面、豐富的資源以及高效的利用率等優點。最后，就是展開線上服務，這是網絡時代必然的革新，運用新型技術來改變原來的檔案管理模式，特別是有關的利用檔案原件的方法。互聯網的普及已經影響了人們日常生活的方方面面，人們更加重視信息時效，通過網絡系統來更加快速準確地獲取所需要的信息。構建對外的檔案查詢系統，使患者能夠及時了解到醫生出診以及便捷地搜查到相關病例等。

（四）構建完整的檔案管理制度。在管理的過程當中，想要保障管理體系的有序進行，就需要構建起具體的相關制度，保障管理體系的完整性，使得醫院在需要有關案例進行比對時能夠快速找到并且做出正確的決斷，同時也保證了醫院保存好自身發展的一些重要文件，假以時日，需要的時候能夠快速調取。完整、健全的檔案管理制度能夠有效防止檔案的丟失、損毀，保障數據完整地保存下來。

四、結語

醫療在時代變化之下進行著改革發展，相應的檔案管理工作也需要同步展開改革創新，讓醫院能夠更好更便捷地為人民服務。從醫院檔案管理的創新方式當中，可以感受到管理模式的變更，能夠有效提高工作效率，保障管理工作的準確性以及保密性。因此，在社會高速發展的當前，結合科學技術、灌輸創新思想在很多方面都是十分重要的，使得檔案管理工作的模式更加貼合日常需要、更加系統完善，追隨著互聯網時代的腳步發展，清晰且高效。