試析中學檔案管理工作現(xiàn)狀與對策

文/江蘇省蘇州市相城區(qū)蠡口中學 岳曉云

學校檔案是學校各項活動的真實記錄，同時也是學校管理、教學等活動開展的重要保障。不過現(xiàn)階段中學教學中，由于管理意識不強、管理制度不完善，使得檔案管理停滯不前，在相關(guān)活動開展中，很難提供數(shù)據(jù)支持，進而阻礙了中學發(fā)展目標的實現(xiàn)。因此，如何加強檔案管理成為當前學校探討的主要內(nèi)容。

一、檔案管理工作的具體內(nèi)容

中學檔案主要包括黨群、行政文書檔案、教學檔案、基建檔案、財會及聲像檔案幾部分內(nèi)容。而檔案管理工作則是對這些檔案信息進行收集、整理、歸檔及存管的環(huán)節(jié)。在檔案管理中，工作人員需保證檔案更新的及時性、真實性，并及時做好清潔和維護工作，避免破損、丟失。同時對于電子檔案，要做好相應(yīng)的保護措施，避免發(fā)生泄漏、盜取等現(xiàn)象。中學檔案是學生成長記錄的重要材料，也是教學結(jié)果的體現(xiàn)，只有加強對其重視，才能為學校發(fā)展提供助力。

二、中學檔案管理的重要性

（一）中學檔案完整記錄了學校整體發(fā)展歷程。由于中學檔案記錄的都是學校文化及歷史發(fā)展軌跡，所以一般都是由校內(nèi)的負責人員進行編制和管理的。中學檔案中記錄了學校各項目開辦情況，通過對這些信息數(shù)據(jù)的分析，能夠準確掌握學校發(fā)展和教育現(xiàn)狀，并預(yù)測出學校未來的發(fā)展方向。另外，中學檔案會因為校園環(huán)境、學校條件等的不同，呈現(xiàn)了不同的表現(xiàn)效果，可以說是校園文化的重要載體，為學校價值觀的建立提供了數(shù)據(jù)支持。且在對中學檔案研究分析過程中，能夠結(jié)合檔案內(nèi)容及時了解學校發(fā)展規(guī)劃，找到學校存在的潛在價值，并為其深化改革提供依據(jù)。

（二）中學檔案是學校價值觀及自身形象建立的必要條件。中學檔案中記錄了詳細的信息數(shù)據(jù)，如學校舉辦的各項活動情況、日常教學活動內(nèi)容等，這些數(shù)據(jù)資料對于規(guī)劃學校發(fā)展方案，樹立良好的學校形象有著重要意義。在中學檔案中，詳細記錄了學校不同階段的歷史發(fā)展狀況，工作人員可通過對這些歷史資料的了解，找出學校發(fā)展中存在的不足之處，并加以改進，以此來推動學校長遠發(fā)展目標的實現(xiàn)。另外，中學檔案也對學校相關(guān)活動的開展、教育工作的落實有著較大貢獻，其可幫助學校樹立良好形象，推動學校的進一步發(fā)展。

三、中學檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理重視力度不足。中學階段對于學生知識的學習和串聯(lián)有著重要作用，因此很多學校領(lǐng)導較為重視中學生學習成績，但卻忽略了中學檔案管理對于教學及學校發(fā)展的重要性，進而使得檔案管理存在人力、物力、財力的不足，再加上管理體系的缺失，檔案資料經(jīng)常存在丟失、破損等問題，抑制了其作用的發(fā)揮。

（二）檔案管理團隊綜合素質(zhì)水平偏低。因受到多種因素的制約，中學檔案管理中的工作人員普遍存在綜合素質(zhì)偏低的情況，很多檔案管理人員并未經(jīng)過專門訓練及系統(tǒng)性的培訓，對于檔案管理工作的認知不明確，從而導致檔案管理存在諸多問題。再者，很多中學檔案管理仍在采用以老帶新或邊學邊做的模式，忽視了很多細節(jié)的把控，管理質(zhì)量得不到保障。

（三）基礎(chǔ)設(shè)施落后。由于學校管理意識的缺失，資金扶持力度不足，在基礎(chǔ)設(shè)施的購置和完善上存在諸多阻礙，設(shè)施、設(shè)備制備不齊全，這也阻礙了檔案管理工作的開展，降低了檔案管理效率，增加了檔案丟失、損毀的概率。

四、完善中學檔案管理的具體措施

（一）樹立主動服務(wù)意識。對于檔案管理工作人員來說，檔案資料數(shù)據(jù)的合理存管只是基礎(chǔ)工作的其中一個環(huán)節(jié)。而在此基礎(chǔ)上還應(yīng)不斷提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量，如此才能更好地發(fā)揮出檔案管理的作用和功效，為教學活動及學校發(fā)展提供助力。在教育改革的影響下，中學檔案數(shù)量及內(nèi)容也在不斷增多，對檔案管理的服務(wù)意識要求也有著越來越嚴格的要求?；诖?，檔案管理人員需主動加深自身的服務(wù)意識，更新管理模式，從而提高檔案管理的效率。與此同時，還應(yīng)明確服務(wù)方向，改變原有的服務(wù)態(tài)度，準確了解各項目開展內(nèi)容，并做好相應(yīng)的資料收集，進而為學校各項目活動的開展提供充足依據(jù)。此外，加強對使用者使用需求的研究，要開動腦筋，研究工作的新情況、新特點，并采取各種方式改革服務(wù)手段，主動為社會和學校的各項工作服務(wù)，使檔案服務(wù)滿足多樣化的需求。

（二）建立健全檔案管理制度。一方面，校領(lǐng)導人員要加大對檔案管理的重視力度，對原有的檔案管理制度進行革新和優(yōu)化，明確劃分《檔案規(guī)章制度》《檔案管理工作規(guī)定》《檔案管理工作職責》的相關(guān)內(nèi)容，為管理工作的落實提供保障，并以此為基礎(chǔ)，構(gòu)建良好的校園風氣，提升校園內(nèi)部管理水平。另一方面，應(yīng)大力宣傳檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)內(nèi)容，讓每個人都能明確了解檔案管理的重要性。合理利用學?，F(xiàn)有的宣傳設(shè)備，如板報、校園廣播、論壇等，為師生普及檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，加強校領(lǐng)導和學生的檔案存儲意識。且以組為單位構(gòu)建完善的檔案收集小組，從而調(diào)動師生的積極性，加強檔案管理的效果。

（三）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平。首先，在人員招募上，學校應(yīng)當聘請專業(yè)能力高、責任心強的工作人員參與到檔案管理工作中來，讓其以身作則，以此改善檔案管理的質(zhì)量，避免丟失、損毀等問題的產(chǎn)生。或者學校也可結(jié)合自身實際情況，適當調(diào)整檔案管理人員的薪資待遇水平，保證其正常生活質(zhì)量，調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，改進檔案管理的效率。其次，學校需定期開展檔案管理的相關(guān)培訓活動，并要求管理人員全員參加，要求其學習有關(guān)檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，明確自身工作的重要性，進而提高工作質(zhì)量。在培訓后，還要對工作人員進行考核與評價，了解工作人員的綜合能力和素質(zhì)，并結(jié)合評價結(jié)果合理調(diào)整工作內(nèi)容。只有管理人員自身加強了管理的意識，才能百分百地投入到工作中，進而大大減少工作中出現(xiàn)的失誤問題，且不會把個人情緒帶入工作中，避免出現(xiàn)檔案遺漏或丟失的情況，加強檔案的完整性。最后，檔案管理人員也應(yīng)該養(yǎng)成自主學習的習慣，主動了解先進的中學檔案管理知識和模式，加強檔案管理的有效性，最終為學校項目的開展提供資料支持。

（四）通過培訓加強管理能力。隨著教育行業(yè)的快速發(fā)展，教育改革的有效落實，檔案管理理念及方法也需要實行不斷的變革，以適應(yīng)中學教育發(fā)展的要求，推動學校的長遠進步。這就要求中學檔案管理人員緊跟時代步伐，了解時代發(fā)展需求，不斷進行檔案管理的創(chuàng)新和優(yōu)化。首先，管理人員應(yīng)從意識上進行創(chuàng)新和變革，及時學習和了解先進的管理技術(shù)和方法，加強計算機技術(shù)的應(yīng)用，以提升檔案管理的信息化水平，保證檔案管理的及時性、準確性和可靠性，避免問題的產(chǎn)生。其次，制備完善的信息化處理設(shè)備，如投影、計算機等辦公設(shè)備，以期改善檔案管理的綜合水平。最后，在生活中，要求檔案管理人員多學習，多研究計算機的各項技術(shù)。并且主動參加學校的各種培訓，并結(jié)合學到的知識對檔案管理實施創(chuàng)新實踐?；蛘哌€可以多參加社會中的相關(guān)活動，學習更多相關(guān)管理知識，及時了解檔案管理新方法，走在現(xiàn)代科技的最前沿。

（五）加大資金投放力度，保證軟硬件設(shè)施購置的合理性。軟硬件設(shè)備對于完善中學檔案管理有著重要作用。只有保證軟硬件設(shè)施制備的齊全性、合理性，才能更好地推動檔案管理工作的落實，加快檔案資料的更新速度，進而加強檔案資料的安全性、真實性，實現(xiàn)一體化管理的目標。這就要求學校加大對檔案管理資金的投放力度，確保相關(guān)軟硬件設(shè)備采購的及時性、合理性，以期創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益。

五、結(jié)束語

總之，檔案資料在中學教學中占有重要地位，只有加強對其管控，解決管理中存在的問題，才能充分發(fā)揮出檔案在中學發(fā)展中的作用，以此提高教學質(zhì)量，推進學校的穩(wěn)步前行，為我國人才的儲備貢獻力量。