新形勢下國有企業人事檔案管理工作研究

文/中國電力工程顧問集團西南電力設計院有限公司 仲杰

一、當前國有企業人事檔案管理工作中存在的問題及原因分析

國有企業的人事檔案是職工重要的歷史記錄，包涵了職工本人在學歷、職稱、工作經歷、政治信仰等多方面的重要信息，是證明職工身份、福利待遇、組織關系的重要憑證，也是組織全面的考察和提拔干部的原始依據。在近幾十年的實踐中，國有企業的人事檔案管理水平有所突破，但也凸顯出一些棘手的問題，需要大下功夫去解決。

（一）人事檔案內容缺失。1.國有企業人事檔案內容的形成者比較廣泛，該歸入人事檔案的材料收集不齊全的情況較普遍。職工人事檔案中材料有大部門是從其他機構或單位形成的，例如：學歷材料由畢業院校形成；原單位聘用情況及工作經歷情況由職工原工作單位形成。由于人事檔案管理者水平參差不齊加上多次轉遞，勢必造成人事檔案材料遺漏且無處補齊的尷尬狀況。在本單位形成的各種材料又分散在不同的部門，由于宣傳不到位，各部門中很多負責管理人事檔案材料的人員并不知曉該材料應該歸入人事檔案中，從而忽視了該項工作。例如：工會等部門形成的榮譽、嘉獎材料，紀檢監察部門形成的黨內外懲處材料都沒有歸入到職工的人事檔案中。2.職工本人對自己的人事檔案無知情權，也影響了國企人事檔案內容的完善。中組部、國家檔案局1991年頒發的《干部檔案工作條例》明確規定：“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。”因此職工本人的人事檔案對本人具有高度的保密性，始終披著一層神秘的面紗。職工本人并不知道自己的人事檔案里有哪些內容，是否有缺失，是否需要本人密切配合去收集相關的材料。3.國有企業的人事檔案管理者往往重視領導人員的人事檔案管理，忽視一般管理人員的人事檔案管理，因此一般管理人員的人事檔案材料缺失問題長期得不到處理。干部檔案和人事檔案是種與屬的關系，國企的人事檔案管理的著眼點不僅僅是干部檔案。國企人事檔案管理者常常重干部檔案，而忽視對一般管理人員的人事檔案管理。

（二）人事檔案的信息化水平低。人事檔案的人、財、物投入不夠充分，嚴重阻礙了人事檔案信息化的發展。一方面，領導不夠重視，人事檔案的信息管理系統得不到采用，計算機技術的優勢無法在人事檔案管理中得到運用。另一方面，人事檔案管理者的綜合素質不高，只會在計算機上簡單的輸入姓名、目錄，其他的工作程序只會手工操作，這些都阻礙了信息化的實現。

（三）人檔分離現象嚴重。近幾年來人才流動日漸頻繁已成不爭的事實，主要有以下原因：社會對人才的需求是促進人才流動的客觀原因；個人對生命的拓展是人才流動的主觀原因；人才流動客觀上受推拉定律的制約和影響。當職工離職與單位存在著糾紛時，例如：職稱證書的退還、財務賬目的結算等，單位為了解決糾紛將職工的人事檔案扣留，就造成了“人檔分離”。當職工離職后暫無新的工作單位接收人事檔案時，職工通常不配合人事檔案管理者將人事檔案轉出。職工離職后暫用不到人事檔案，不愿意轉遞人事檔案，故不接原單位人事檔案管理者的電話。唯有等到職工本人有利用需求時，才主動來單位提檔，人事檔案轉遞工作很被動。

（四）歷史遺留問題嚴重。以部分國有企業為例，國有企業在改制的過程中有大量的人事變動，相關人事檔案材料并未妥善處理，給企業帶來了很大的勞動爭議隱患和不確定因素。筆者在工作過程中就出現過職工在辦理退休時發現證明本人工作調動的資料不齊全，該資料由原事業單位形成，但事業單位在改制時已將該員工的工作調動資料移交到了檔案館，而并沒有放入個人的人事檔案中，需耗費大量的時間去檔案館為該職工補充資料。亦有職工在辦理退休時發現證明本人參加知青上山下鄉的材料不齊全，但能開具證明的單位早已撤銷等情形。以上歷史遺留問題的存在都導致職工到了法定退休年齡但養老金卻遲遲不能發放。

二、加強國有企業人事檔案管理工作的對策

（一）豐富人事檔案的材料。1.應該采取多種形式對相關人員加強宣傳，提高檔案意識。對各部門中負責管理人事檔案材料的人員進行宣傳，讓他們知曉應該歸入人事檔案的十類材料的具體范圍，進一步明確自己的工作職責。制定和實施人事檔案管理制度，把歸檔情況納入公司的考核中。確保職工的人事檔案材料不會散落在各個部門。2.應該采取多種形式對職工本人加強宣傳，提高檔案意識。由于人事檔案的大部分材料都經本人形成，只有本人意識到人事檔案的重要性才會主動配合人事檔案管理者去收集該入檔的材料。同時，要向職工本人介紹人事檔案所包括的材料范圍，每一種材料可能預見的利用情形以及遺失該材料的隱患。以后職工新形成材料時就會主動跟進該材料歸檔的進度，進一步使人事檔案的收集工作“活”起來。3.人事檔案管理者還要進一步提高自我的綜合素質。要時刻提醒自己，人事檔案管理工作的立足點是為群眾服務。要重視一般管理人員人事檔案材料缺失問題，主動與其本人溝通，不能因為個人立場問題而忽視一般管理人員檔案中存在的問題。

（二）以信息化促進人事檔案工作的現代化。單位應該建立方便群眾查閱的人事檔案信息系統。在信息系統中形成涵蓋職工姓名、性別、出生年月、入團、入黨時間、參加工作時間、學歷經歷、工作經歷、職稱、工資、考核等情況的數據庫。前文中提到職工本人對人事檔案并無知情權。這種完全的“保密”對管理也有一些弊端。本著“以人為本”的理念，近年來關于本人對人事檔案知情權的研究也開始涌現。筆者認為信息化工作的開展是在不違背相關法律法規的前提下促進本人對人事檔案知情權實現的重要途徑。人事檔案信息系統可以通過篩選、設置查看權使職工能查看本人人事檔案目錄以及檔案中記載的出生年月、入黨入團時間、職稱評審時間、組織上形成的考核鑒定材料的結果等人事信息。通過權限的劃分和加密，本人可以實現對人事檔案的知情權，但無修改的權限。如對相關信息存在疑問，可以提供佐證材料，進一步提高歸檔材料的真實性。當然，信息化工作的實現也減輕了人事檔案管理者的負擔，進一步提高了效率。

（三）用制度為“檔隨人轉”護航。職工的人事檔案如果長期處于人檔分離的狀態不僅有人事檔案實體的安全隱患，還不利于人事檔案材料的完善，使人事檔案不能發揮國企人力資源管理中的憑證作用。為了做到檔隨人轉，國企應該制定相關的制度并在職工進出的過程中嚴格執行。在職工入職時，要詢問本人人事檔案的存放情況及內容的完善程度，并及時的開具調檔函，使職工在入職的同時接收到職工的人事檔案。在職工離職時，要耐心的解釋檔隨人轉的重要性，請職工離職時務必落實好人事檔案的接收單位，及時轉出人事檔案。如果職工實在不配合進行轉遞，則將公司的關于轉遞人事檔案的規定對職工進行宣傳，讓職工明白即使是離職也不能違背公司制度的規定，一旦違反也同樣要承擔相應的責任。

（四）努力處理歷史遺留問題。人事檔案中的歷史遺留問題不利于企業形成和諧勞動關系。人事檔案管理者應該爭取領導的支持，動員多方力量啟動人事檔案查缺工作。如每年查缺工作的重點對象可以是明年將退休的人員。人事檔案管理者應該先清理缺失內容然后與以上人員逐一見面，講清核查的目的，爭取到本人的配合和支持，獲取更多的線索。對于一些存放在其他單位的人事檔案材料采取電詢、函詢、現場辦理等方式，積極地與相關的單位取得聯系，努力查補缺失的檔案資料，維護企業的穩定，提高職工的滿意度。