高校辦公室材料起草工作思考研究

文/南京工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院黨政辦公室 陳青

高校辦公室是學(xué)校黨政重要職能部門，承擔(dān)著綜合協(xié)調(diào)、參謀助手、服務(wù)師生等職能。發(fā)揮好參謀助手作用，不可避免地會接觸到材料起草任務(wù)，這就要求相關(guān)人員必須要具備一定的文字功底。然而，起草好材料又絕非一日之功，要經(jīng)歷一個自我提升的過程，還要在具體起草工作中反復(fù)鍛煉。筆者認(rèn)為，做好材料起草工作，既需要多聽多看，拓展寫作視野；也需要勤學(xué)多練，掌握寫作方法，關(guān)鍵是要用心用情用力地對待每一次起草任務(wù)，在反復(fù)實踐的基礎(chǔ)上建立起草好材料的信心和決心。

一、起草材料的意義與作用

從事高校辦公室文字工作的人員，高質(zhì)量地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的材料起草任務(wù)，首先要建立科學(xué)的材料觀念，真正把材料起草作為提升判斷力、培養(yǎng)思考力、塑造創(chuàng)新力的過程，充分認(rèn)識材料起草工作的重要意義。

（一）提升判斷能力。科技革命帶來了信息傳播方式的深刻變革，知識碎片化的趨勢日益明顯。如何從紛繁復(fù)雜的海量信息中捕捉到有價值的東西，并將其變?yōu)槠鸩莶牧系乃夭模瑢τ趶氖罗k公室文字工作的人員非常重要。起草材料的過程，要做充分的前期準(zhǔn)備，其中搜集素材是必不可少的重要環(huán)節(jié)之一。搜集素材的過程，需要經(jīng)過一個去偽存真、去粗取精的過程，實際上也就是判斷力提升的過程。從紛繁復(fù)雜、雜亂無序的材料中，找到關(guān)鍵素材；從鮮活的案例和實例中，總結(jié)出有代表性的模式和經(jīng)驗，都需要一個分析、判斷和提煉的過程。從事一段時間辦公室材料起草工作的人員，在判斷事物的能力上會有明顯的提升，有著其他人所不具備的判斷情況的優(yōu)勢。

（二）培養(yǎng)思考習(xí)慣。從事辦公室文字工作的人員，往往會被認(rèn)為是文字功底好，實際上我們必須要走出這樣一個誤區(qū)。因為材料起草不僅是文字表達(dá)的過程，更應(yīng)該是認(rèn)識表達(dá)、思想表達(dá)和情感表達(dá)的過程。一份好的材料，并不在于它的文字有多華麗，而在乎它有沒有思想、認(rèn)識和創(chuàng)新。把領(lǐng)導(dǎo)的意圖用文字準(zhǔn)確地表達(dá)出來，不經(jīng)過一定的思考，單靠寫是寫出來的。學(xué)習(xí)起草學(xué)校綜合性文字材料，實際上是在要求自己不斷去思考學(xué)校的發(fā)展、琢磨當(dāng)下要解決的問題，最終目的是要厘清管理服務(wù)育人工作思路。從一份給領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考的材料當(dāng)中，能夠讀懂一個人對于工作有沒有想法、有沒有鉆研。培養(yǎng)自己的獨立思考的能力，形成具有鮮明獨立性人格，從事辦公室材料起草工作會是一個很好的起點。

（三）塑造創(chuàng)新精神。起草材料，本身就是一項創(chuàng)造性的活動。一份好的材料，一定能夠讓人讀出創(chuàng)新的東西。處在這個信息發(fā)達(dá)的時代，我們會發(fā)現(xiàn)獲取素材方式更加便捷，很多時候我們會滿足于剽竊別人的思路，復(fù)制別人的觀點，進(jìn)行簡單的材料拼湊或者稍作加工的文字組合，看起來是一份結(jié)構(gòu)完整的材料，實際上我們在其中根本找不到獨立的觀點，看不到自己的影子，也就是人們常說的“放之四海而皆準(zhǔn)”。辦公室材料工作往往具有一定的周期性、規(guī)律性，凡是材料起草水平高的人，一定是執(zhí)著于不斷創(chuàng)新的人，在寫作實踐中勇于突破自己、不斷推陳出新。因此，材料起草的過程，可以說是創(chuàng)新精神塑造的過程。

二、起草材料的要求目標(biāo)

任何材料的起草，都不是一蹴而就的，往往要經(jīng)歷很長的準(zhǔn)備過程，這一過程可能比實際動筆寫作的過程要長得多。只有真正地弄清楚起草的任務(wù)，想明白起草的思路，在積累一定素材的基礎(chǔ)上，才能夠起草出好材料。

（一）所謂“弄清楚”，就是要明確起草的任務(wù)。明確起草任務(wù)，是指要領(lǐng)會寫作意圖。1.理解起草的目的和要求。辦公室文字工作人員，要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的安排，針對不同類型的材料，明確寫作的體例和要求，特別要正確理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，不能滿足于一知半解，更不能不懂裝懂。比如說起草通知類材料，要明確地讓人讀懂，通知的是什么事，需要什么人去做，在什么時間什么地點做，有什么具體要求。就像是中小學(xué)寫作文一樣，必須要認(rèn)真地審好題，因為只有審好題，才能確保不會跑題、偏題。2.找準(zhǔn)起草的角色和定位。無論起草什么樣的材料，都要搞清楚為誰起草、閱讀對象是誰，這就是角色定位。辦公室文字工作人員，很少站在自己的角度起草材料，或站在學(xué)校的角度，或站在領(lǐng)導(dǎo)的角度，站在什么角度來起草，弄清楚了材料閱讀對象，就能夠準(zhǔn)確地把握寫作的高低站位問題。比如說起草講話材料，就要站在領(lǐng)導(dǎo)角度來考慮，在校內(nèi)不能站位太低，在校外不能調(diào)門太高，就是要“學(xué)會‘當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)’，也就是要站在領(lǐng)導(dǎo)的高度、廣度和深度上思考問題，力求在寫作上和領(lǐng)導(dǎo)高度保持一致。”站在什么樣的角色上來起草材料，直接決定了材料起草人的筆調(diào)和文風(fēng)。

（二）所謂“想明白”，就是要構(gòu)思好寫作的思路。明確寫作思路，是指要學(xué)會謀篇布局。1.明確材料需解決的核心問題。辦公室文字工作人員起草材料，首先要明確解決什么問題，怎么解決問題，為誰解決問題三個層面要求。比如說起草調(diào)研類材料，就要明確為什么要調(diào)研，講清楚調(diào)研的目的；怎么去調(diào)研，講清楚調(diào)研的組織實施；怎么發(fā)現(xiàn)問題，講清楚調(diào)研的任務(wù)；怎么解決問題，講清楚調(diào)研的預(yù)期成效等等。這些要素構(gòu)成了整個材料的框架，如果條件允許，可以在材料起草有了這個初步框架之后與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，取得一致意見之后再著手起草。2.確定材料起草的邏輯層次。任何一篇好的材料，起草的出發(fā)點和落腳點，都是要讓別人接受你的思路、觀點和方法。“立意構(gòu)思和結(jié)構(gòu)謀篇要三思而行，不能人云亦云，借鑒也必須推陳出新，要學(xué)習(xí)別人并超越別人。”只有結(jié)構(gòu)合理、層次分明、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、重點突出的材料，才能夠吸引審閱者。比如說起草申報類材料，就要向評審專家展示我們清晰的邏輯和層次，讓專家看到哪里是重點優(yōu)勢，哪里是特色展示，讓專家一眼就認(rèn)可我們的材料。這一過程，要特別注重章節(jié)篇段之間的關(guān)系，不能把不同層面的東西放在一個部分寫，也不能把同一層面的東西在不同層面反復(fù)寫。

（三）所謂“有積累”，就是要進(jìn)行充分的素材搜集。進(jìn)行充分的素材搜集，是指要掌握真情實情。1.掌握第一手資料。辦公室文字工作人員，根據(jù)寫作的任務(wù)安排，要廣泛深入地收集第一手材料。因為第一手材料往往是沒有經(jīng)過加工的，是具體的、生動的、可靠的，這個過程中要親力親為、主動作為。比方說起草計劃類材料，就要從過去的總結(jié)中找素材、從學(xué)習(xí)新精神中抓素材、從與各個方面的交流中挖素材。只有真正地掌握大量的第一手資料，才能在此基礎(chǔ)上形成有針對性的計劃，才能便于計劃的落地實施。2.了解第一線情況。對于一線情況的了解程度，往往決定了材料是否接地氣、是否真實完整、是否客觀公正。充分、翔實地了解到具體情況，就會讓材料更加豐富和飽滿，讓論證和佐證更加具有說服力。比方說起草經(jīng)驗類材料，不能停留在起草人員對某種做法的大致印象，因為往往內(nèi)容不夠真實、客觀；也不能僅滿足于下級組織的總結(jié)材料，因為往往總結(jié)不夠到位，挖的不夠深。要主動投入精力去了解方方面面的情況，面上的情況要講到位，點上的情況也要點到位，做到不唯虛、不唯下。只有掌握第一手資料、了解第一線情況，才能確保材料起草的針對性、適用性和有效性。

三、學(xué)習(xí)起草材料的方式方法?

（一）跟著材料高手模仿范文。對于辦公室文字工作人員而言，起草材料的過程，一定程度上是累積經(jīng)驗的過程。對于所起草材料的體例和寫法，沒有經(jīng)驗并不可怕，可以向部門或者學(xué)校經(jīng)驗豐富的材料高手請教，要自覺把他們當(dāng)成老師和前輩，把他們起草的材料要過來學(xué)習(xí)，把經(jīng)他們改過的材料經(jīng)常拿出來溫習(xí)，最重要的是學(xué)習(xí)他們對待材料的態(tài)度和組織文字的視角。同一種類型的材料，多模仿幾次，在學(xué)習(xí)中寫作，在寫作中學(xué)習(xí)，就能熟而生巧，再加入自己的思考之后，就容易寫出讓人耳目一新的材料，在得到一次次肯定的過程中積累寫作的自信和決心。

（二）嘗試獨立起草部分材料。任何一個好的文字工作人員，都是在材料堆里泡出來的，沒有一定寫作量的積累，達(dá)不到有材料靈性的境界。接觸材料起草工作不長的辦公室工作人員，一定要懂得循序漸進(jìn)的道理，從簡單的材料寫起，從短材料出發(fā)，一步一步地完成進(jìn)階。此外，材料寫作水平的提高，還要從獨立起草材料做起，很多辦公室文字工作人員沒有意識這一點的重要性。起草材料，寄希望領(lǐng)導(dǎo)修改，對自己要求不嚴(yán)格、處理文字不嚴(yán)謹(jǐn)，當(dāng)然起草不出符合要求的材料。好的辦公室文字工作人員，會以極其認(rèn)真的態(tài)度對待每一份材料，力爭達(dá)到初稿即終稿的要求。

（三）學(xué)會修改材料提升自己。材料起草工作，是一項實踐性很強的活動，只有反復(fù)實踐、勤學(xué)善思，才能不斷提升。好的材料是不斷修改出來的，要反復(fù)看、反復(fù)改，要請人看、請人改自己起草的材料，初稿出來之后，要珍惜每次修改的機會，做到每修改一遍，就能提升一次，好的材料都是在經(jīng)過反復(fù)修改之后才呈現(xiàn)在人們的面前。因此，起草材料的辦公室工作人員要重視材料修改的過程，做到不怕改、主動改。材料起草水平提升，還要努力做到能夠修改別人的材料，在修改別人材料的過程中不斷地學(xué)習(xí)和思考，逐漸形成自己的寫作套路和方法。