國省干線公路工程內業檔案資料管理問題與策略

國省干線公路工程項目，尤其是新改建和大修項目，具有規模大、時間長、環節多的特點，因此在施工過程中所涉及的資料很復雜，尤其在施工前、施工過程中及施工后期的各個環節搭序上的資料是非常重要的，這就使得公路工程內業檔案資料規范化管理成為相關部門和專業研究者的一個重要課題。

一、公路工程內業檔案資料的概念及屬性

（一）公路工程內業檔案資料的概念。公路工程內業檔案資料是指在工程新改建及大中修施工過程中所產生的一些資料，包含施工前的施工圖紙、組織機構設置及施工組織設計文件和技術交底、實驗數據資料，施工過程中的圖紙變更資料、監理單位的質量、安全及環保監理資料，后期交竣工驗收資料、計量支付資料和所有原始的圖片資料的收集、整理和保存。

（二）公路工程內業檔案資料的屬性。公路工程內業檔案資料有三個特性：原始性、合法性和真實性。原始性是公路工程內業檔案資料的基本屬性。它必須是施工現場中的工作人員記錄工作過程的相關資料，沒有經過轉手，也不是工作人員在工作結束后在其他地方的工作記錄，必須是施工人員在施工現場的工作記錄。這樣，就不會給其他人帶來可乘之機，不能隨便修改資料。合法性是公路工程內業檔案資料的根本要求，合法性是工作人員記錄了相關的施工內容以后要有相關人員進行簽字，只有簽了字才能受到法律的保護，才具有合法性；真實性是保證公路工程內業資料真實可靠的重要依據，如何確定資料的真實性？舉個例子，混凝土澆筑過程中，施工人員的手上肯定會零星的沾有一些混凝土，這樣他在記錄工作內容時，紙張上肯定會有一些混凝土污點，如果沒有，那么說明那份資料極可能是轉手資料，有可能不具真實性。

二、當前公路工程內業檔案資料管理中存在的問題

（一）內業資料管理要求和內業表格的填寫標準不統一。1.內業表格的填寫形式不夠統一。多數情況下，不相同的工程項目所填寫的內業表格可以是不相同的。但是在實際的工程管理過程中，同一個項目所填寫出來的表格形式有時候卻也不相同。從長遠來看，這樣不利于公路工程施工作業的規范化發展，致使不同時期的人員有不同的評判標準和使用習慣，因此有必要統一內業表格的填寫形式。2.內業表格的填寫方法不夠統一。不同施工項目可以有不同的填寫方法，但是同一個施工項目的填寫方法不同這就很難理解了。內業表格的填寫方法不統一，也是因為它沒有統一的填寫標準，因為各個單位對內業表格填寫的概念都是很模糊的，沒有一個統一的填寫模板，這也就說明了，公路部門在內業資料管理中確實存在很大的缺陷。

（二）內業管理人員缺乏應有的統一的培訓。多年來，公路部門一直都存在一個觀念，那就是“重外輕內”。這種觀念給公路工程帶來了消極影響，內業工作人員長期以來一直沒有受到專業培訓。近些年，隨著事業單位的改革，多地方的公路部門將建設任務采取招投標形式由市場來實施，也對工作人員進行了一些業務培訓，但是培訓卻主要側重于各種試驗手段，而忽視了檢測報告的填寫和內業工作資料的填寫是分開的兩項工作。這樣就導致了內業人員對自己的工作沒有一個很好的認知，缺乏溝通和實踐，以至于在工作過程中經常會出現各種各樣的與實際不符的問題。除此之外，內業表格的形式和填寫方式也不夠統一，這樣也給內業工作人員增加了一定的工作難度，工作質量和工作效率不高。

（三）內業資料管理的自動化和信息化程度不高。公路工程中的計算機應用技術還是比較普遍的，比如CAD制圖上以及實驗數據的自動配比等方面，但是在內業資料管理這一方面，還停留在手動填寫與計算機完成部分工作相結合的工作局面。工作人員在手動填寫資料的過程中出現填寫錯誤的現象是經常發生的，填錯了就要重新來填，不僅浪費紙張，也浪費時間。還有，紙張記錄的資料在生成資料、傳輸資料的過程中也是很麻煩的，保存資料和查閱資料也不是很方便，且容易損毀、丟失。所以，要盡快把計算機技術更好地應用到內業資料管理中來，實現內業資料的信息化管理。

三、公路工程內業檔案資料規范化管理的對策

（一）制訂規范的內業檔案資料范本。對于業內資料的填寫，目前國家層面雖有《公路工程施工監理規范》和《公路工程質量檢驗和評定標準》等規范性標準，但是這一塊并沒有把相關表格怎么填寫都一一詳細說清楚。所以，我們需要從國家層面，或者從系統內層面進一步細化完善規范建設工作，把日常表格填寫方式加入規范中，描述具體，減少表格填寫出現爭議的現象發生，同時鼓勵至少以地市為單位進行模板制作并逐步推廣。這個條文規范應該根據等級數比較高的公路項目制定，當然，等級低一些的公路項目也可以適當使用該規范。在遇到情況比較少見的工程時，可以單獨針對具體公路工程進行表格制作，把最適合的資料發給施工方。這個規范不僅僅是加入了表格填寫的細化內容，還有資料的整理順序和方法，相信有了這個公路規范，可以為日后公路管理省去很多難題，優化管理。

（二）內業人員應進行必要的業務培訓。現階段，各個部門對于內業工作越來越重視，而且也發布了相關的文件對內業資料進行規范化管理。但是，這些文件卻沒有被相關單位嚴格執行，往往只是一份文件。最主要的是，因為沒有一個填寫規范，很多施工單位的工作人員不知道如何填寫內業表格，甚至連監理員和一些上級領導部門都不是特別清楚如何去正確填寫內業表格。由此可見，內業工作在管理過程中還是存在很大缺陷的。所以，在開始工作之前，業主單位、施工單位要對員工進行培訓教育，這樣可以確保工作的準確性，提高工作效率。除此之外，也要從根本上解決這個問題，可與有相關專業的學校進行溝通，讓學校加一門關于內業表格填寫的課程。這樣一來，學生實習或者正式工作時就不會因為不會填寫內業表格進行專業培訓了。

（三）必須實行內業檔案資料的電子化管理。內業資料的標準化管理實施是建立在電子化管理實施的基礎上。而內業資料的標準化實施又是實施內業資料的電子化管理的有效手段。所以，要想很好地對內業資料的標準化進行管理，必須實行內業資料的電子化管理。兩者相互關聯，相輔相成。內業資料的電子化可以提高內業工作的效率，可以保證內業工作的規范化和正確性，也可以減少人力資源的浪費，更加經濟、快捷。而且一定要明白，公路工程的內業資料的電子化管理，不僅包括了內業表格的電子化管理，還可以自動收集一些數據和資料，可以把內業資料進行整理分類等等，有很好的發展前景。

（四）必須加強內業檔案資料的安全管理和保密管理。加強公路工程內業資料的安全管理，是對檔案進行加工、整理和保存時的一項重要工作，具有非常重要的意義，我們的基層工作人員必須時刻注意安全操作規范，并不斷學習先進技術，做好檔案信息的保密工作，確保有關數據的安全，防止內業資料的丟失，以及內業資料的損壞和破壞。同時，還需要對內業資料填寫人員及整理人員進行必要的檔案知識的培訓，以便他們在做內業資料整理時，更加與檔案管理工作相契合，因此保證檔案工作的順利進行，做好公路內業資料整理人員的檔案培訓和安全管理、保密管理也是我們解決問題的一個重要的方法。

四、結語

隨著黨的十九大提出“交通強國”的戰略目標，國省干線公路建設迎來新一輪建設高峰期，而這過程中，其內業檔案資料的整理也應該愈加精細化和規范化，以更好適應高質量發展的時代要求。而內業檔案資料的規范化管理總體來說并非一件極難的工作，而是一件極細的工作，作為一名檔案工作人員，將始終秉承對黨、對歷史、對現在、對后代負責的精神，扎實開展好檔案管理及經驗推廣，為公路行業工程內業檔案資料規范化管理貢獻一份力量。