物探電子檔案的收集管理及應(yīng)用

作為石油行業(yè)油氣勘探檔案的重要組成部分之一的物探檔案，在當今時代數(shù)字化背景下，自身也正發(fā)生著重大的變革。自從進入21世紀以來，我國不僅在經(jīng)濟上取得了巨大的進步，在科學技術(shù)方面也有著巨大的發(fā)展。而科技的進步，給人類社會帶來進步的同時，必然會使一些產(chǎn)業(yè)受到?jīng)_擊，迫使其自身不得不進行變革，順應(yīng)時代的發(fā)展。而物探電子檔案的工作也隨之發(fā)生了變化。從大的方面來說，物探電子檔案的工作對象、工作方法以及工作流程正潛移默化變化并完善著。從小的方面，即管理層面來說，這些變化體現(xiàn)在管理的方式從紙質(zhì)化和磁帶化的管理方式向電子檔案的管理方式轉(zhuǎn)變。而電子檔案的管理方式也就意味著從物探電子檔案的產(chǎn)生、鑒別、整理和加以利用這一過程需要建立完善、高效的管理體系，這樣才能夠更好地對物探電子檔案進行收集、管理和應(yīng)用。

一、收集方面：提高標準，確保質(zhì)量

（一）電子文件的歸檔情況。國家檔案局規(guī)定電子文件與紙質(zhì)版文件要一同歸檔，實行的是“歸檔雙軌制”，這就意味著在我們上交紙質(zhì)檔案的同時，對電子檔案也需要及時進行歸檔。在日常工作中，我們接收原始采集到的檔案時，應(yīng)該切實有效地執(zhí)行歸檔雙軌制。然而盡管行業(yè)標準規(guī)范很嚴格，檔案管理規(guī)定也很明確，但是總有一些電子檔案在移交的過程中會出現(xiàn)這樣或那樣的錯誤，總的來說主要有以下幾個方面：1.進行歸檔的電子文件與紙質(zhì)檔案內(nèi)容不全一致。2.移交的光盤中刻錄的電子文件名與紙質(zhì)檔案中的內(nèi)容不一致。3.電子文件中有些內(nèi)容命名不甚規(guī)范，例如：同一測量單位的測量名稱在不同的使用情況下命名不同。4.移交的電子文件基本信息與紙質(zhì)文件不符，例如：電子文件中的目錄與紙質(zhì)文件中的文本目錄不符。出現(xiàn)以上幾個方面錯誤的原因，也主要有以下三個方面：1.操作人員未能夠按照正常的工作流程嚴格進行操作，可能在紙質(zhì)文件得到歸檔前，就對電子文件進行掃描和刻錄。2.工作人員在進行收錄紙質(zhì)文件時，沒能夠做到對電子文件進行相應(yīng)的修改。3.在電子文件形成這一最終環(huán)節(jié)，工作人員由于個人原因，不能夠更加用心、更加細致地對電子文件進行歸檔，亦或是各個部門之間不能夠做到及時有效的溝通。

（二）應(yīng)對方法。以上幾種情況都是由于檔案工作人員的失誤引起的，這就對歸檔人員提出了更高的要求，這就要求他們不僅要有較強的專業(yè)能力，也要有較高的職業(yè)素質(zhì)。并且最好可以做到以下幾點：1.有高度的責任心和較強的使命感，對待歸檔工作要投以最大的熱情，認真對待。2.自身要有過硬的能力，具備物探方面的專業(yè)知識，在工作之前，一定要對電子文件存儲方面的知識有較多的了解，特別是要了解電子文件歸檔工作是如何進行的。3.有過硬的專業(yè)能力，熟悉這一行業(yè)的標準和國家關(guān)于檔案管理的相關(guān)規(guī)定。檔案收集的過程中，多加注重電子檔案的接收質(zhì)量，這是重中之重。除了要有嚴格的制度進行保障之外，工作人員應(yīng)該樹立嚴格的檔案質(zhì)量意識，在電子文件歸檔過程中，要將電子文件的內(nèi)容與文本內(nèi)容認真核對，確保檔案在接收環(huán)節(jié)達到文本與電子文件的一致性，真實性與完整性，確保最后的可用性。而對于那些質(zhì)量與格式都不符合要求的文件，要亮起紅燈，不接收該類文件。對于有些存在問題的文件，要及時進行修改，找出數(shù)據(jù)不符合文本資料的原因，對癥下藥。在每一個工作環(huán)節(jié)都要嚴格按照規(guī)范的要求執(zhí)行，避免出現(xiàn)一些小差錯，進而達到真實、準確、完整，全面接收電子文件，保證電子文件最后能夠得到最大效益的利用，為電子檔案的信息化貢獻自己的一份力量。

二、管理方面：多加完善，加強信息化

作為油氣田開發(fā)重要組成部分的電子檔案，擁有較高的使用價值。曾有人指出，電子檔案的產(chǎn)生是對以往傳統(tǒng)意義上檔案概念的一種新理解，不僅改變著我們對檔案的認知，也改變了對檔案的存儲形式、特征、管理方式和意義的認知。電子文件與紙質(zhì)文件的產(chǎn)生、形成、歸檔、管理、保存都有差異，這是文件界的一場革命。而對檔案的工作者而言，我們有責任、有義務(wù)運用現(xiàn)代科學技術(shù)，更高效地管理電子檔案，使其能夠最大效度發(fā)揮其作用。由于電子檔案與紙質(zhì)檔案各個方面的不同，對檔案工作者而言，這也對他們提出了更高的要求。

（一）對電子檔案的格式和載體進行轉(zhuǎn)變，達到更好的保存和利用的目的。以前勘探類的檔案用的是“3.5”或“5”的軟盤進行存儲的，對于這種存儲介質(zhì)來說，有著一定的缺陷，例如，存儲量不是很大，使用壽命比較短，使用到一定的年限就會出現(xiàn)存儲介質(zhì)老化的現(xiàn)象，這樣對于數(shù)據(jù)來說，可能會出現(xiàn)不可讀或者丟失的現(xiàn)象。為了改進這一存儲介質(zhì)，我們積極投入大量的人力、物力、財力對電子檔案進行了改造，存儲介質(zhì)也發(fā)生了變化，從原來存儲在軟盤上，到現(xiàn)在存儲在移動的硬盤或光盤上。此外，為了更好地保存和利用這些檔案，我們也對紙質(zhì)版檔案進行了數(shù)字化的操作。

（二）對檔案的管理方法進行創(chuàng)新。21世紀以來，光盤為介質(zhì)的電子文件呈增長趨勢。人們對電子檔案拷貝的需求遠遠超過了對紙質(zhì)文本的需求，這就使得物探類檔案工作者的重心從原來管理庫房中的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變到了對電子檔案進行拷貝上。因此，為了適應(yīng)這種形式，我們應(yīng)該對工作方法進行創(chuàng)新。例如：將紙質(zhì)文件的目錄與電子文檔的數(shù)據(jù)合二為一，而實物實行分開保存的管理方式。在檔案管理數(shù)據(jù)庫中將光盤中存儲的電子檔案與紙質(zhì)檔案同時錄入信息之中，通過Excel表格的方式建立相應(yīng)的目錄索引，將電子檔案的檔號、對應(yīng)的各種紙質(zhì)的編號、地震測線號等相關(guān)的信息，建立在配套的的電子查詢索引目錄之中，這樣讀者在查詢信息時，就可以一目了然看清自己所需要的那部分信息，可以根據(jù)索引精確定位所需資料。如果需要對信息進行拷貝，就可以直接從檔案信息中進行拷貝，節(jié)省了時間，提高了效率。

三、利用方面：重視利用，服務(wù)科研

檔案的利用是檔案工作重要的一部分，我們對檔案進行收集、整理、管理都是為了可以更好地利用檔案，同時，物探電子檔案這個職業(yè)的聲譽和社會地位也依賴于檔案的應(yīng)用，依賴于我們是否能夠提供更方便、更快捷的服務(wù)。為了更好地做到這一點，我們要積極利用現(xiàn)代科學技術(shù)的各種優(yōu)勢創(chuàng)建兩個不同類型的數(shù)據(jù)庫，適應(yīng)新形式、新時代的發(fā)展需求。

（一）對老資料仍很重視，以提高借閱效率。油田開采的二次判斷、重新處理和解釋等工作中，物探老資料在其中使用頻繁，有著重要地位。為了更好地提供高效服務(wù)，我們與其他數(shù)據(jù)總部進行合作，以更標準、更科學、更方便、更安全、更有效的服務(wù)，建立以地震測線為最基本單元的檔案查詢管理系統(tǒng)。將21世紀以來所有的地震數(shù)據(jù)全部錄入該數(shù)據(jù)庫之中，實現(xiàn)從數(shù)據(jù)庫中直接檢索拷貝電子檔案。

（二）對新資料進行規(guī)范，使得質(zhì)量有所保證。那些以光盤為介質(zhì)的電子文檔，數(shù)據(jù)格式要進行嚴格規(guī)范，例如，有些采用PDF的格式，有些采用DWG的格式，要進行統(tǒng)一的規(guī)范，不能隨心所欲；而對于那些基礎(chǔ)單元，如：地震測線、合同、年度、對號等關(guān)鍵信息也要保持一致。對那些驗收合格、沒有問題的電子文件要及時進行收錄、管理。

這種兩套數(shù)據(jù)庫、兩套管理方式、兩套查詢系統(tǒng)的管理模式，使得無論是老資料還是新資料都能夠直接從管理庫中進行檢索、查詢與拷貝，這種無需再對檔案的實體進行調(diào)動的方式，不僅節(jié)約了工作人員的時間，也對信息的需求者提供了更高效的服務(wù)，一舉兩得。同時也防止了檔案原件丟失，為以后檔案更加信息化的管理方式打下了基礎(chǔ)。

四、總結(jié)

資料收集的精細化，管理方式的合理化，資料利用的現(xiàn)代化，既是當代檔案工作對那些工作者提出的更高的要求、更嚴的標準，也是現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案工作行業(yè)的一大挑戰(zhàn)。作為石油行業(yè)的檔案工作者，這就要求我們不僅要熟練的掌握和運用現(xiàn)代計算機技術(shù)，了解并掌握現(xiàn)代管理技術(shù)，具有專業(yè)的檔案管理知識，還要能夠?qū)I(yè)的檔案知識和技術(shù)知識融合到一起，為石油行業(yè)電子檔案工作貢獻自己的一份力。