高校電子檔案管理發展的影響因素分析

王卿

泰安技師學院 山東泰安 271000

高校是我國教育、科研以及培養人才的重要基地。高校的檔案管理工作是高校日常的基礎性工作，也是高校在發展過程中不容忽視的重要內容，是社會以及人們了解高校的一個重要的窗口。隨著信息技術的發展，高校檔案管理開始融入電子化，以構建一個專業、創新的電子檔案管理體系，從而提高高校檔案的管理水平。

1 影響高校電子檔案管理發展的因素

1.1 技術性因素

高校電子檔案管理在發展的過程中，受到影響的因素有很多，其中技術性的影響是最為關鍵的一個因素。現如今信息技術的快速發展，使得各行各業都開始走向了信息化。對于高校而言也不例外，在進行檔案管理的過程中，由于數據越來越大，內容越來越復雜，傳統的檔案管理方式的弊端逐步顯現，人工在處理檔案的過程中需要耗費大量的時間，且容易出錯。通過在檔案中融入電子的技術，使得檔案管理的工作變得越來越快速、簡單、安全，工作效率也大大提高，也有助于高校之間電子檔案的相互共享。但是信息技術給人們帶來益處的同時，其弊端也是不容忽視的，互聯網的環境使得其具有一定的不安全性，容易造成數據的丟失以及內容的篡改，這也是影響高校電子檔案進一步發展的根本原因。如果技術不夠穩固，存儲容量不夠大，就會導致高校電子檔案的發展受到阻礙[1]。

1.2 人員因素

高校電子檔案管理在發展的過程中除了會受到信息技術的影響之外，還會受到人為的影響。電子檔案工作人員的素質決定了電子檔案管理的發展程度。雖說技術在高校檔案建設的過程中發揮著重要的作用，但是人為的因素也是不可忽略的，尤其是文件在電子化，動態化管理的過程中都離不開人的作用，如果高校在進行電子檔案管理的過程中，沒有專業的技術性以及管理型人才，就會影響高校電子化的進一步發展。

1.3 保密性因素

傳統的高校檔案一般都是封存在一些固定的地方，其違背了檔案的公開透明原則，學生們并不能對這些檔案進行充分的利用，包括一些管理人員也沒有充分的利用檔案的相關信息去優化高校的相關活動，使得檔案管理的工作名存實亡，無法發揮其真正的效用。隨著信息技術的快速發展，高校開始認識到在檔案中融入電子化的重要作用，也開始注重利用檔案來發揮效益。電子檔案的一個優勢就是可以利用加密的技術對某些比較重要的檔案進行加密，這個技術也使得高校電子檔案中，其他的一些內容得到了普及，在信息安全的狀態之下，實現相互的共享，傳遞以及應用。但是也有一些高校在實現電子檔案的過程中仍然較為謹慎，不愿意把檔案進行公開分享，從而影響了電子檔案作用的發揮。

1.4 制度性因素

高校電子檔案管理在發展的過程中，除了受技術、人員、保密性因素的影響之外，同樣也會受到高校制度的約束，一般高校檔案在融入電子化之后，就需要制定一系列的制度來保證其運行的規范化，標準化。制定科學的制度能夠促進高校電子管理的發展，也能夠為高校電子檔案在發展的過程中營造一個良好的環境，使得電子檔案編輯的模式逐步走向現代化，也彌補了電子檔案應用時存在的一系列問題以及漏洞，促進檔案事業的進一步發展，當然如果缺乏完善性的電子檔案管理制度，同樣也會導致檔案的電子化模式停滯不前。

1.5 資金性因素

高校檔案在融入電子化的過程中，需要投入一定的資金。比如配備相關的設備，采用先進的系統，引進信息化的人才等等，這些都需要投入大量的資金去完成，如果資金不夠，就會導致電子檔案管理的發展受到阻礙，難以獲得突破性的發展。

2 高校電子檔案管理發展的策略

2.1 規范高校電子檔案管理制度

高校在普及電子檔案管理的同時，還要融入大數據系統。首先高校內容必須組建一個專門的電子檔案管理部門，規定檔案管理時的制度，保證工作人員在工作時能夠有法可依，從而促進電子檔案管理工作的有序運行。其次高校內部要建立一個檔案管理的平臺，以實現電子檔案管理工作中的收集工作以及分享功能。檔案電子檔案應該不斷的發展和創新，從而實現大數據時代下的真正自動化、數字化，促進檔案管理工作的順利運行。

2.2 加強對高校電子檔案的資金投入

高校在檔案管理的電子化過程中，如果資金投入不足，也會影響電子檔案管理的進一步發展。因此高校在信息化的時代，要與時俱進，不斷增加資金的投入，將紙質的檔案逐步轉向電子化，引進相關的掃描設備，電腦等等，為檔案的電子化鋪平道路。

2.3 構建高校電子檔案管理的安全保障體系

高校在建立電子檔案管理的過程中，必然會涉及到安全性的問題，尤其是互聯網的時代，安全隱患時有發生。檔案信息一旦被篡改或者被非法人員利用，就會損害高校以及學生的利益。因此高校在進行檔案電子化的過程中，必須要構建一個相對而言較為安全的信息保障體系，對每一份電子檔案實行周期性的全程監管。在對檔案管理的時候，可以采用紙質性以及電子化兩種管理方法并存的模式，充分的做好檔案的備份工作，以保證檔案的安全性。其次及時的為服務器進行殺毒，確保電子檔案在運行時的環境安全性[2]。

2.4 提高電子檔案管理人才的綜合素質

高校電子檔案管理工作想要獲得一定的發展，離不開內部優秀的管理人才。因此高校要引入素質較強管理人員，保證管理人員擁有管理以及信息技術相關的能力，實現檔案人員的合理化配置，優化檔案管理的能力。其次高校在內部要加強對管理人員的培訓工作，構建科學的管理培訓體系，不斷的提高管理人員的管理水平以及技術能力，以適應高校電子檔案的進一步發展。與此同時高校在內部要建立考核制度以及獎懲機制，保證電子檔案管理人員在工作時的積極性。

3 結語

高校電子檔案管理的進一步發展，離不開技術、人員、保密、制度、資金的影響，高校要投入大量的資金開發先進的技術，做好機密檔案的保護，實現電子檔案的備份，做好安全保證管理的工作。充分挖掘優秀的人才管理電子化檔案，提高檔案管理的水平，促進電子檔案管理的發展。