加強城建檔案規范化管理的措施

陸艾尤

安徽省銅陵市樅陽縣城建檔案館 安徽銅陵 246700

1 城建檔案的主要內容

在歷史發展的長河中，產生了數量中多的城建檔案，內容與類型具有多樣性的特征，而在檔案管理不斷發展的過程中，城建檔案館應該留存、收集、整理的檔案類型主要涵蓋以下方面：工業、民用建筑工程；市政基礎設施工程，包括道路、廣場、橋梁、涵洞、排水、環境衛生等方面的工程；公用基礎設施工程，包括給水、供氣、供電、公共交通、電信、廣播電視等方面的工程；公共交通基礎設施工程；園林綠化建設、名勝古跡建設工程；環境保護建設工程；地下管線工程，包括管線綜合、給水、排水、供氣、供電、電信、廣播電視、交通燈等方面的工程；需到市規劃行政部門報建的鎮的建設工程；水利、抗震、防洪建設工程等。

2 城建檔案管理數字化建設中存在的主要問題

2.1 存儲時間的問題

城建檔案管理中最主要的問題就是對城市建設信息的存儲時間問題。隨著科技的發展，計算機軟硬件得到了不斷改進，對城建檔案的信息存取產生了重大的影響。數字化的城建檔案信息需要記載于物質載體，物質載體的存儲性能越好，那么城建檔案的存儲時間就會越長；相反，如果物質載體的存儲性能越差，那么城建檔案的存儲時間也會越短。由此可知，檔案信息的存儲載體決定了數字信息的存儲時間，在對存儲載體進行選擇時，一定要選擇存儲載體穩定性高、使用壽命長的載體，保證城建檔案的存儲時間。

2.2 資源共享的問題

數字化檔案信息的最大特點就是能實現資源共享，信息資源共享需要有一個統一的數字檔案標準，以保證實現檔案信息的有效共享。但是由于當前城建檔案館中沒有對數字檔案的相關內容制定統一的標準，在很大程度上影響了城市檔案信息的資源共享，也無法實現對信息資源的交換。

2.3 城建檔案管理體制不完善

對城建檔案的管理工作現狀進行分析可知，城建檔案管理人員對城建檔案管理缺乏足夠重視，且缺乏對智慧城市發展背景下對城建檔案建設需求的了解，再加上城建檔案本身資料形成較為復雜，一旦缺乏相應的管理意識，則會導致在城建檔案管理的第一個環節就出現問題，即檔案收集與保管工作不到位，具體表現為檔案資料不完整、檔案整理不規范、檔案保管較為分散等。且在具體的城建檔案管理工作中，管理人員的管理理念無法有效更新，無法將智慧城市的發展要求融入檔案管理工作中，且對城建檔案管理缺乏有效投入，包括資金投入、技術投入和人才投入等，這些都將導致檔案管理工作無法有序、高效開展。而在管理人員方面，由于當前大部分城市的城建檔案管理人員都缺乏較高的綜合素養，且沒有形成有組織的管理團隊，缺乏相應的管理制度，對檔案收集、保存和利用等都沒有細節規定，因而在管理工作中常出現無法處理突發問題的情況，進而導致城建檔案管理成效低下[1]。

3 加強城建檔案規范化管理措施

3.1 加強城建檔案網站建設

建設城建檔案網站是實現城建檔案信息化保存、信息化管理以及信息化利用的基本前提。基于此，城建檔案管理人員要重視對城建檔案網站進行科學建設，可以在智慧城市背景下納入城建檔案網站體系，結合城建電子檔案，完善網站功能。在建設城建檔案網站時，工作人員也要關注加強與用戶之間的聯系，建立用戶反饋機制，在有效的信息反饋機制下不斷調整檔案網站的維護方向。在城建檔案網站中，尤其要關注用戶使用網站的便利性，因而需要建立自主查詢系統，以更加直接的幫助用戶獲取所需資源。最后，針對城建檔案網站，在建立相關系統時，還要注重提供在線咨詢服務，確保信息傳遞的準確性，提高網站與用戶之間的交互性。

3.2 優化管理制度

與既往情況有所不同，我國在智慧城市背景下城建檔案管理方面，已經取得了非常不錯的發展成績，而且整體上的創新效果非常突出。考慮到今后的工作，還存在很多的挑戰和影響因素，建議在智慧城市背景下城建檔案管理的制度方面，進行不斷的優化，這樣可以在很多問題的綜合解決效果上，得到更好的鞏固。首先，智慧城市背景下城建檔案管理的制度建設，必須保持足夠的安全保密標準。例如，所有的從業人員，都要簽署相關的保密責任書，確保在自身的具體工作過程中，能夠嚴格按照行業規范和國家標準來完成，不允許出現任何的泄密問題，而且要堅持在自身的工作崗位上，保持奉公守法的態度和要求，這樣才能促使智慧城市背景下城建檔案管理，在基礎保障效果上更好的提升，減少各類特殊問題的負面影響。其次，制度的執行層面上，對于不同的崗位要求，以及獎勵措施、懲罰標準，包括相關的激勵措施、晉升渠道等等，都要做出明確的規范[2]。

3.3 不斷學習，提升專業素養

管理人才在本項工作中發揮著極其重要的作用，建設機關要重視人才的意義，重視專業素質人員的培養。可以通過與高校對接，引進優秀的高素質大學生，并且要對在崗在職人員定期培訓，提高專業素質。

3.4 強化管理，增強安全意識

檔案的管理是一項保密性較強的工作，保護好檔案是對整個城市建筑安全性的保障。對于此相關機關要建立嚴格的管理制度，提高檔案的存儲安全性。檔案信息化建設面臨著來自互聯網的挑戰，因此就需要我們加強信息化安全性防范，進行加密防盜措施，打造便捷安全堅固的存儲系統[3]。

4 結語

在城建檔案管理過程中，許多城建檔案的管理并不十分規范，且具有一定的隨意性。但隨著城市建設的飛速發展，城建檔案的數量將會越來越多，為了能夠更好地發揮城建檔案在城市建設發展中的重要作用，必須要對城建檔案進行規范化管理，以實現城建檔案工作水平的全面提升。