生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化探討

于亞弘

山東省煙臺生態(tài)環(huán)境監(jiān)測中心 山東煙臺 264010

生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案主要是對生態(tài)環(huán)境的監(jiān)測結(jié)果進(jìn)行記錄，并且檔案資料在生態(tài)環(huán)境的研究、管理以及數(shù)據(jù)積累等方面均具有非常重要的參考價(jià)值。因此，提高對生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理，建立全面的管理方案，對促進(jìn)本地區(qū)經(jīng)濟(jì)及環(huán)境的可持續(xù)發(fā)展具有重要意義[1]。

1 生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化開展的必要性分析

環(huán)境監(jiān)測檔案能夠?qū)ι鷳B(tài)環(huán)境的監(jiān)測情況進(jìn)行記錄，這些記錄對于國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)，環(huán)境的科學(xué)性發(fā)展等具有非常重要的作用，同時(shí)也能夠?yàn)橄嚓P(guān)研究提供科學(xué)的依據(jù)。在不同的時(shí)期國家在生態(tài)環(huán)境監(jiān)測上會(huì)對監(jiān)測的數(shù)據(jù)、環(huán)境狀況的數(shù)據(jù)以及相關(guān)的技術(shù)信息等進(jìn)行記錄，檔案能夠?qū)崿F(xiàn)各種環(huán)境的再現(xiàn)，也能夠反映當(dāng)時(shí)的社會(huì)發(fā)展水平。同時(shí)，環(huán)境監(jiān)測檔案能夠?qū)Ξ?dāng)時(shí)工作人員的學(xué)術(shù)思想，工作成果，對于環(huán)境的認(rèn)知，在環(huán)境保護(hù)與治理方面的動(dòng)態(tài)過程等都是有所體現(xiàn)的。在這些檔案內(nèi)容中有成功經(jīng)驗(yàn)也有失敗的教訓(xùn)，但是這些內(nèi)容仍然是其他的科研方式無法獲取的重要成果。監(jiān)測檔案中所記載的數(shù)據(jù)能夠?yàn)檎?jīng)濟(jì)發(fā)展方向的制定、環(huán)境部門環(huán)境保護(hù)計(jì)劃的制定、生態(tài)保護(hù)技術(shù)、生態(tài)環(huán)境研究等提供可些許的依據(jù)。可見，生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案在環(huán)境監(jiān)測與保護(hù)中具有非常重要的作用。而環(huán)境監(jiān)測檔案也具有一定的科技價(jià)值。主要體現(xiàn)在：在不同的階段內(nèi)對于研究對象與內(nèi)容也是不同的，形式和名稱的技術(shù)成果資料信息也是不同的。也就是在不同的歷史時(shí)期下，各類環(huán)境質(zhì)量的評價(jià)報(bào)告、環(huán)境質(zhì)量的管理手冊以及環(huán)境質(zhì)量的分析報(bào)告等都是不同的。而且隨著社會(huì)發(fā)展水平的不斷提升，環(huán)境監(jiān)測檔案的建設(shè)必須向著規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展，而這也是人們開始認(rèn)識環(huán)境、保護(hù)環(huán)境、治理環(huán)境與保護(hù)生態(tài)的一個(gè)動(dòng)態(tài)性的發(fā)展過程[2]。

2 生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理的策略

2.1 提高檔案管理人員的管理意識

在信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)在生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案管理中發(fā)揮了非常重要的作用，其也是建立生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理的基礎(chǔ)，具有非常重要的地位。因此，相關(guān)的檔案管理人員必須要對自身的理念進(jìn)行更新，利用好網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)各部門檔案的資源共享，對檔案進(jìn)行統(tǒng)一的、科學(xué)的規(guī)范與管理。并從數(shù)據(jù)信息的錄入統(tǒng)計(jì)、選購管理軟件等方面對其進(jìn)行規(guī)范，確保當(dāng)前信息在數(shù)據(jù)的接受與檢索工作中都可以高效地利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。此外，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)開展監(jiān)測檔案的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，必須以立卷歸檔為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，制定科學(xué)的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。在具體的工作過程中，相關(guān)的管理人員必須要利用好現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段，樹立檔案服務(wù)的意識，結(jié)合自身現(xiàn)有的知識水平和現(xiàn)代設(shè)備操作技能，為檔案信息的利用與檢索等提供新的力量。

2.2 實(shí)施嚴(yán)格的公文制發(fā)管理

檔案是由公文轉(zhuǎn)化而來的，而公文的制發(fā)在公文管理中又具有非常重要的地位，所以嚴(yán)格實(shí)施公文制發(fā)管理，對促進(jìn)生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理將具有非常重要的意義。具體應(yīng)該從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：

首先，必須要保證公文用紙的質(zhì)量，幅面與尺寸規(guī)格要進(jìn)行統(tǒng)一地規(guī)范，必須要與國家的相關(guān)規(guī)定相符合，并且在排版上要標(biāo)記為橫排橫寫，左側(cè)裝訂。其次，公文格式的擬定與文中的使用必須要規(guī)范，嚴(yán)格在行文當(dāng)中出現(xiàn)不規(guī)范的用字現(xiàn)象，也不可以濫用簡稱，避免為后期的檢索與現(xiàn)代化技術(shù)手段的實(shí)施造成阻礙。再次，公文的字跡必須要清晰，比如各種批注、報(bào)表、記錄、草擬公文等都不能隨便使用質(zhì)量不過關(guān)的紙張、墨水或者筆種，這樣更加有利于日后的長期使用與保存。最后，對公文進(jìn)行認(rèn)真地檢查，主要檢查的內(nèi)容是問題的標(biāo)題準(zhǔn)確與否，公文的審批權(quán)限、履行簽發(fā)的手續(xù)、主動(dòng)單位與抄送單位的準(zhǔn)確性、落款日期與公文是否一致等等。

2.3 實(shí)施以“自我”為主的立卷歸檔原則

生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理，必須要實(shí)施以“自我”為主的立卷歸檔。在具體的管理過程中必須要以案件檢索便捷化、案卷的完整性、檔案利用價(jià)值最大化為主要原則，而這些都可以在實(shí)施以“自我”為主的立卷歸檔上實(shí)現(xiàn)。如果實(shí)施該原則，就必須要求立檔文件為本單位的文件，并在工作過程中要解決好以下幾個(gè)問題：

首先，該原則的實(shí)施必須要分清主次，要把握重點(diǎn)，對全宗的入口關(guān)進(jìn)行全面地掌握，這樣才能夠避免在檔案歸檔過程中出現(xiàn)混亂或者文件丟失等現(xiàn)象。特別是在立卷當(dāng)中，要將具有內(nèi)在聯(lián)系或者同類性質(zhì)的文件材料放在一個(gè)卷內(nèi)，以保證同一個(gè)問題的完整性。

其次，要明確立卷歸檔的重點(diǎn)，并進(jìn)行具體問題具體分析，對資料與文件進(jìn)行科學(xué)地區(qū)分，這樣能夠?qū)n案管理中的冗雜信息進(jìn)行剔除，減少檔案的重復(fù)性，提高檔案的利用效率。

最后，提升文件立卷歸檔的時(shí)效性。在當(dāng)前的文件任務(wù)結(jié)束之后就可以進(jìn)行歸檔立卷，反之沒有完成的則不能夠立卷歸檔。

2.4 強(qiáng)化軟硬件管理

環(huán)境部門要加強(qiáng)在軟硬件方面的投入力度，利用現(xiàn)代化的檔案設(shè)備，比如說在檔案的庫房內(nèi)使用具有除濕作用的設(shè)備，高效滅火的設(shè)備等。設(shè)置專柜進(jìn)行查找，并對相應(yīng)的檢索工具進(jìn)行完善，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理。此外，生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理，必須要由領(lǐng)導(dǎo)人員進(jìn)行統(tǒng)一地規(guī)劃與負(fù)責(zé)，并對檔案工作進(jìn)行總體地規(guī)范，督促檔案管理工作的順利完成。同時(shí)，要求檔案管理人員必須要對業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行仔細(xì)地了解，統(tǒng)一立卷各科室的業(yè)務(wù)檔案[3]。

3 結(jié)語

綜上所述，生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理，是生態(tài)環(huán)境保護(hù)部門的重要工作內(nèi)容。尤其是近年來社會(huì)對生態(tài)環(huán)境保護(hù)工作的逐漸重視，生態(tài)保護(hù)工作的建設(shè)進(jìn)程也不斷地推進(jìn)，而且檔案管理工作也受到了一定的干預(yù)。因此，本文對生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理的策略進(jìn)行了具體探究，希望能夠?yàn)樯鷳B(tài)環(huán)境監(jiān)測工作的開展提供更加科學(xué)、合理的建議。