高效、安全、環(huán)保
——估價(jià)檔案數(shù)字化管理展望

杜一衡

江蘇大新房地產(chǎn)資產(chǎn)評(píng)估測(cè)繪造價(jià)咨詢有限公司 江蘇南京 210000

1 估價(jià)檔案數(shù)字化的背景

隨著科技的不斷發(fā)展，估價(jià)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)范圍不斷擴(kuò)大，業(yè)務(wù)量隨之增長。伴隨而來的問題，便是海量的評(píng)估檔案資料的保管。普通評(píng)估檔案的保管最低15年起，而根據(jù)資產(chǎn)評(píng)估法的要求，法定評(píng)估業(yè)務(wù)評(píng)估檔案的保存期限則不少于30年[1]。那么可以想象，每一個(gè)估價(jià)項(xiàng)目，都有工作底稿、技術(shù)文件、評(píng)估對(duì)象資料、評(píng)估報(bào)告等等一系列資料和圖紙，文件的線性增長和有限的存儲(chǔ)空間是一個(gè)巨大的矛盾。與此同時(shí)，紙質(zhì)資料的檢索和翻閱都有難度，如何有效的利用這些文件也成為一個(gè)問題。

2 檔案數(shù)字化的優(yōu)缺點(diǎn)

簡而言之，將大量紙質(zhì)資料數(shù)字化之后所帶來的便捷主要有：

（1）易于訪問，可在電腦上讀取、傳輸，方便查找和閱讀，可以提高工作效率和員工生產(chǎn)力。電子化檔案后，可以設(shè)立更多的關(guān)鍵詞，具備高級(jí)檢索能力，方便對(duì)估價(jià)工作提供參考。

（2）環(huán)保，節(jié)省了大量的紙質(zhì)打印，減少碳足跡。

（3）節(jié)省存儲(chǔ)空間，數(shù)字化后的文件占用存儲(chǔ)容量小。

綜上，相對(duì)于傳統(tǒng)檔案保管，電子化的檔案無疑是有著節(jié)省空間和能源的巨大優(yōu)勢(shì)。但與此同時(shí)，數(shù)字化檔案依靠的存儲(chǔ)介質(zhì)也有著硬件老化，版本落后導(dǎo)致不兼容，文件損壞，以及防潮、防火的問題，同時(shí)也存在被修改、意外損毀、復(fù)制傳播泄露商業(yè)機(jī)密的風(fēng)險(xiǎn)，最為重要的是，保證電子數(shù)據(jù)原始記錄的性質(zhì)，即原始性和真實(shí)性的問題，才能實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)在法定評(píng)估業(yè)務(wù)中起到證據(jù)的效力。

3 檔案數(shù)字化的主要過程

3.1 識(shí)別數(shù)字化的對(duì)象

首先要掌握需要轉(zhuǎn)換的文檔的特點(diǎn)，采用對(duì)應(yīng)的方法進(jìn)行數(shù)字化。例如計(jì)算過程文件，以pdf格式直接存儲(chǔ)即可，而工作底稿中的手稿、有簽字或簽章的文件，則需要掃描成圖像方式存儲(chǔ)。

3.2 準(zhǔn)備文件

對(duì)于需要數(shù)字化的文檔，需要確保其已經(jīng)準(zhǔn)備好進(jìn)行數(shù)字化工作。聽上去似乎容易，實(shí)際操作中需要細(xì)心地進(jìn)行系統(tǒng)檢查，確保文檔中沒有影響數(shù)字化的額外辦公用品，例如回形針、便簽、大頭釘?shù)鹊取?/p>

3.3 進(jìn)行掃描

能夠進(jìn)行掃描的應(yīng)用程序和軟件有很多，甚至手機(jī)上的app也可以完成，這使得文檔掃描成為隨時(shí)隨地可以完成的工作。但對(duì)于大量掃描而言，大批量的掃描可能會(huì)導(dǎo)致卡紙，而若專門購置可以進(jìn)行大批量工作的掃描儀則非常昂貴，對(duì)于機(jī)構(gòu)來說，增加了一筆不小的成本。選擇可靠的、成熟的文檔掃描專業(yè)機(jī)構(gòu)，可以提高工作效率，保證檔案數(shù)字化的及時(shí)和到位。

3.4 數(shù)字文檔管理體系

這部分是檔案數(shù)字化的重中之重，能否成功地進(jìn)行數(shù)字化檔案建設(shè)，很大程度取決于能否建立有效的數(shù)字文檔管理體系。數(shù)字化檔案管理有多個(gè)步驟

（1）標(biāo)記。首先需要對(duì)不同保管期限的文件進(jìn)行分類和標(biāo)記，一定要為檔案設(shè)立多個(gè)關(guān)鍵詞索引，方便之后的查詢。

（2）存儲(chǔ)。第二步是安全和高效的存儲(chǔ)。安全存儲(chǔ)主要是指存儲(chǔ)介質(zhì)的安全性。檔案電子化后的存儲(chǔ)文件是一個(gè)更為復(fù)雜的過程，數(shù)字化后的文檔可以存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)中，例如：U盤，CD/DVD，云盤等等。

在實(shí)際操作中可以采用以下技巧來提高文件管理的效率：

①一站式存放所有文件。根據(jù)不同年份、不同類型的評(píng)估業(yè)務(wù)進(jìn)行分類，將屬于同種類型的檔案文件全部歸于一個(gè)硬盤中，避免分散存儲(chǔ)，將所有文檔放在一個(gè)“根”文件夾下。并將文檔存儲(chǔ)在此文件夾內(nèi)的子文件夾中，方便更輕松地查找內(nèi)容以及運(yùn)行備份。

②創(chuàng)建文件夾的邏輯層次。邏輯層次是計(jì)算機(jī)文件柜的抽屜。對(duì)于評(píng)估業(yè)務(wù)，可以按照年份、業(yè)務(wù)類型、項(xiàng)目地點(diǎn)、編號(hào)來進(jìn)行邏輯層次的建立。

③文件夾內(nèi)的嵌套。根據(jù)需要在主文件夾中創(chuàng)建其他文件夾。目標(biāo)是將每個(gè)文件放在一個(gè)文件夾中，而不是列出一堆散放的孤立文件。同時(shí)也要注意不要?jiǎng)?chuàng)建過于復(fù)雜的深層文件夾結(jié)構(gòu)。

④遵循文件命名約定。由于Windows、Mac、Linux操作系統(tǒng)對(duì)于文件名有特別的規(guī)定，比如不允許在文件名或文件夾名中使用空格等等。如果計(jì)算環(huán)境混合使用，需要特別注意避免使用此方法。可以使用下劃線作為分隔符（例如2020_秦淮區(qū)征收_02號(hào).doc。）。其他字符如/？<>：＊|在Windows下的文件或文件夾名稱中也禁止使用。

（3）借閱。第三步是嚴(yán)格檔案借閱制度，經(jīng)過數(shù)字化的檔案因?yàn)閭鬏敺奖悖枰幼⒁饪截惖挠涗洝?duì)于不同等級(jí)的檔案，應(yīng)設(shè)立分級(jí)制度，通過授予員工不同的登陸權(quán)限，給予不同的查看和拷貝權(quán)限[2]。

（4）維護(hù)。通過定期的訪問和抽查，可以有效的發(fā)現(xiàn)存儲(chǔ)介質(zhì)存在的問題，及時(shí)進(jìn)行文檔修復(fù)和備份。對(duì)于超過保管期限的檔案，也要進(jìn)行清理[3]。

4 法定業(yè)務(wù)數(shù)字文檔管理的關(guān)鍵

從評(píng)估程序的開端，即采集各個(gè)環(huán)節(jié)的原始數(shù)據(jù)，并通過數(shù)據(jù)加密等技術(shù)，記錄對(duì)于原始數(shù)據(jù)的修改、復(fù)制、傳輸過程，保證電子數(shù)據(jù)的原始性、真實(shí)性，都應(yīng)該符合《民事證據(jù)規(guī)定》的要求：

（1）電子數(shù)據(jù)的生成、存儲(chǔ)、傳輸所依賴的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的硬件、軟件環(huán)境完整、可靠、正常運(yùn)行，且具備監(jiān)測(cè)、核查手段；

（2）電子數(shù)據(jù)被完整地保存、傳輸、提取，保存、傳輸、提取的方法可靠；

（3）電子數(shù)據(jù)是在正常的往來活動(dòng)中形成和存儲(chǔ)；

（4）保存、傳輸、提取電子數(shù)據(jù)的主體適當(dāng)；

（5）可以由記錄和保存電子數(shù)據(jù)的中立第三方平臺(tái)提供。

（6）可靠的電子數(shù)據(jù)備份措施；

（7）有效的防范電子數(shù)據(jù)被惡意復(fù)制傳輸泄露客戶商業(yè)機(jī)密的技術(shù)手段。

綜上所述，盡管檔案數(shù)字化對(duì)于估價(jià)行業(yè)來說仍是新興的方向。但由于其巨大的便捷性和光明的發(fā)展前景，完全有理由相信，有了估價(jià)行業(yè)的全員參與，將原來用于紙質(zhì)存檔的部分成本投入數(shù)字化存檔的研發(fā)，推動(dòng)行業(yè)電子歸檔規(guī)范的建立，迎來評(píng)估檔案數(shù)字存檔是未來可期。