高效、安全、環(huán)保
——估價檔案數(shù)字化管理展望

杜一衡

江蘇大新房地產(chǎn)資產(chǎn)評估測繪造價咨詢有限公司 江蘇南京 210000

1 估價檔案數(shù)字化的背景

隨著科技的不斷發(fā)展，估價機構(gòu)業(yè)務范圍不斷擴大，業(yè)務量隨之增長。伴隨而來的問題，便是海量的評估檔案資料的保管。普通評估檔案的保管最低15年起，而根據(jù)資產(chǎn)評估法的要求，法定評估業(yè)務評估檔案的保存期限則不少于30年[1]。那么可以想象，每一個估價項目，都有工作底稿、技術(shù)文件、評估對象資料、評估報告等等一系列資料和圖紙，文件的線性增長和有限的存儲空間是一個巨大的矛盾。與此同時，紙質(zhì)資料的檢索和翻閱都有難度，如何有效的利用這些文件也成為一個問題。

2 檔案數(shù)字化的優(yōu)缺點

簡而言之，將大量紙質(zhì)資料數(shù)字化之后所帶來的便捷主要有：

（1）易于訪問，可在電腦上讀取、傳輸，方便查找和閱讀，可以提高工作效率和員工生產(chǎn)力。電子化檔案后，可以設(shè)立更多的關(guān)鍵詞，具備高級檢索能力，方便對估價工作提供參考。

（2）環(huán)保，節(jié)省了大量的紙質(zhì)打印，減少碳足跡。

（3）節(jié)省存儲空間，數(shù)字化后的文件占用存儲容量小。

綜上，相對于傳統(tǒng)檔案保管，電子化的檔案無疑是有著節(jié)省空間和能源的巨大優(yōu)勢。但與此同時，數(shù)字化檔案依靠的存儲介質(zhì)也有著硬件老化，版本落后導致不兼容，文件損壞，以及防潮、防火的問題，同時也存在被修改、意外損毀、復制傳播泄露商業(yè)機密的風險，最為重要的是，保證電子數(shù)據(jù)原始記錄的性質(zhì)，即原始性和真實性的問題，才能實現(xiàn)電子數(shù)據(jù)在法定評估業(yè)務中起到證據(jù)的效力。

3 檔案數(shù)字化的主要過程

3.1 識別數(shù)字化的對象

首先要掌握需要轉(zhuǎn)換的文檔的特點，采用對應的方法進行數(shù)字化。例如計算過程文件，以pdf格式直接存儲即可，而工作底稿中的手稿、有簽字或簽章的文件，則需要掃描成圖像方式存儲。

3.2 準備文件

對于需要數(shù)字化的文檔，需要確保其已經(jīng)準備好進行數(shù)字化工作。聽上去似乎容易，實際操作中需要細心地進行系統(tǒng)檢查，確保文檔中沒有影響數(shù)字化的額外辦公用品，例如回形針、便簽、大頭釘?shù)鹊取?/p>

3.3 進行掃描

能夠進行掃描的應用程序和軟件有很多，甚至手機上的app也可以完成，這使得文檔掃描成為隨時隨地可以完成的工作。但對于大量掃描而言，大批量的掃描可能會導致卡紙，而若專門購置可以進行大批量工作的掃描儀則非常昂貴，對于機構(gòu)來說，增加了一筆不小的成本。選擇可靠的、成熟的文檔掃描專業(yè)機構(gòu)，可以提高工作效率，保證檔案數(shù)字化的及時和到位。

3.4 數(shù)字文檔管理體系

這部分是檔案數(shù)字化的重中之重，能否成功地進行數(shù)字化檔案建設(shè)，很大程度取決于能否建立有效的數(shù)字文檔管理體系。數(shù)字化檔案管理有多個步驟

（1）標記。首先需要對不同保管期限的文件進行分類和標記，一定要為檔案設(shè)立多個關(guān)鍵詞索引，方便之后的查詢。

（2）存儲。第二步是安全和高效的存儲。安全存儲主要是指存儲介質(zhì)的安全性。檔案電子化后的存儲文件是一個更為復雜的過程，數(shù)字化后的文檔可以存儲在不同的介質(zhì)中，例如：U盤，CD/DVD，云盤等等。

在實際操作中可以采用以下技巧來提高文件管理的效率：

①一站式存放所有文件。根據(jù)不同年份、不同類型的評估業(yè)務進行分類，將屬于同種類型的檔案文件全部歸于一個硬盤中，避免分散存儲，將所有文檔放在一個“根”文件夾下。并將文檔存儲在此文件夾內(nèi)的子文件夾中，方便更輕松地查找內(nèi)容以及運行備份。

②創(chuàng)建文件夾的邏輯層次。邏輯層次是計算機文件柜的抽屜。對于評估業(yè)務，可以按照年份、業(yè)務類型、項目地點、編號來進行邏輯層次的建立。

③文件夾內(nèi)的嵌套。根據(jù)需要在主文件夾中創(chuàng)建其他文件夾。目標是將每個文件放在一個文件夾中，而不是列出一堆散放的孤立文件。同時也要注意不要創(chuàng)建過于復雜的深層文件夾結(jié)構(gòu)。

④遵循文件命名約定。由于Windows、Mac、Linux操作系統(tǒng)對于文件名有特別的規(guī)定，比如不允許在文件名或文件夾名中使用空格等等。如果計算環(huán)境混合使用，需要特別注意避免使用此方法。可以使用下劃線作為分隔符（例如2020_秦淮區(qū)征收_02號.doc。）。其他字符如/？<>：＊|在Windows下的文件或文件夾名稱中也禁止使用。

（3）借閱。第三步是嚴格檔案借閱制度，經(jīng)過數(shù)字化的檔案因為傳輸方便，需要更加注意拷貝的記錄。對于不同等級的檔案，應設(shè)立分級制度，通過授予員工不同的登陸權(quán)限，給予不同的查看和拷貝權(quán)限[2]。

（4）維護。通過定期的訪問和抽查，可以有效的發(fā)現(xiàn)存儲介質(zhì)存在的問題，及時進行文檔修復和備份。對于超過保管期限的檔案，也要進行清理[3]。

4 法定業(yè)務數(shù)字文檔管理的關(guān)鍵

從評估程序的開端，即采集各個環(huán)節(jié)的原始數(shù)據(jù)，并通過數(shù)據(jù)加密等技術(shù)，記錄對于原始數(shù)據(jù)的修改、復制、傳輸過程，保證電子數(shù)據(jù)的原始性、真實性，都應該符合《民事證據(jù)規(guī)定》的要求：

（1）電子數(shù)據(jù)的生成、存儲、傳輸所依賴的計算機系統(tǒng)的硬件、軟件環(huán)境完整、可靠、正常運行，且具備監(jiān)測、核查手段；

（2）電子數(shù)據(jù)被完整地保存、傳輸、提取，保存、傳輸、提取的方法可靠；

（3）電子數(shù)據(jù)是在正常的往來活動中形成和存儲；

（4）保存、傳輸、提取電子數(shù)據(jù)的主體適當；

（5）可以由記錄和保存電子數(shù)據(jù)的中立第三方平臺提供。

（6）可靠的電子數(shù)據(jù)備份措施；

（7）有效的防范電子數(shù)據(jù)被惡意復制傳輸泄露客戶商業(yè)機密的技術(shù)手段。

綜上所述，盡管檔案數(shù)字化對于估價行業(yè)來說仍是新興的方向。但由于其巨大的便捷性和光明的發(fā)展前景，完全有理由相信，有了估價行業(yè)的全員參與，將原來用于紙質(zhì)存檔的部分成本投入數(shù)字化存檔的研發(fā)，推動行業(yè)電子歸檔規(guī)范的建立，迎來評估檔案數(shù)字存檔是未來可期。