加強檔案數字化建設實現管理高度共享重點分析

馬登景 胥金芳

金川集團工程建設有限公司 甘肅金昌 737100

檔案數字化是基于計算機技術、數字攝影技術和存儲技術等科技發展建立起來的一種新型的檔案信息形態，檔案數字化將檔案資源轉化為數字檔案信息進行存儲，實現網絡化連接，利用計算機技術在管理上的優勢，構建起結構規范的數據庫信息，能夠在檔案的調取、查閱和共享方面實現更加便捷，更加準確，更加快速，從而實現了信息管理的高度共享。

1 加強檔案數字化建設的意義

傳統的檔案管理是依賴于手工管理為主，在歸檔、文書處理方面不僅僅占用了大量的人力資源，也在檔案存儲方面存在較為重大的弊端。傳統的檔案大多是采用紙張進行記載，在經過長時間的存放保管過程中，受到環境等變化的影響，經常會出現蟲蛀、受潮等情況。這不僅帶給檔案在存在方面的很大損失，也增加了許多在檔案管理方面的額外費用。檔案數字化是采用現代管理方式和科學手段進行的，通過計算機掃描等技術將檔案信息數字化存儲在計算機系統中，從而實現檔案管理的高效性和準確性。在我國信息和科技的不斷發展前提下，實現檔案數字化管理已經成為未來發展的趨勢。通過計算機網絡系統可以是檔案歸檔更加簡單方便，還能改變傳統的遞交、分類立卷、編目等較為繁雜的工作程序，通過計算機系統高效實現，讓檔案管理變得更加簡單，節省大量的人員精力的消耗，降低管理成本[1]。

2 通過檔案數字化的加強，實現管理高度共享

目前，檔案數字化水平正隨著計算機科技的發展正在不斷提高中，在這樣的階段中也呈現出了各地區發展速度不均衡的情況。產生這些狀況的主要原因在于檔案數字化的進程受到各地區科學水平、經濟水平和人才構成的多方面因素限制。因此，要加強檔案數字化，實現管理高度共享就要從多方面入手。

2.1 加強檔案數字化基礎設施建設

要加強檔案數字化建設，實現管理高度共享，就要在數字化基礎設施建設上加大投入力度。檔案數字化系統是有基礎應用平臺、業務應用和信息服務平臺、管理和維護系統構成，這些不僅對系統運行環境參數提出了較高的要求，同時也對運行網絡提出了更高的挑戰。檔案信息管理不僅僅要做到信息管理完善，還要實現在網絡傳輸等過程中安全性。不僅在計算機硬件上要具備檔案數字化管理的需求，在軟件和后期維護中都要具有較高的水準[2]。

2.2 加強檔案數字化軟件方面的兼容性

隨著檔案數字化進程在社會各界中的發展，許多軟件開發企業也將目光集中在了數字化軟件開發上，呈現出百花齊放、百家爭鳴的態勢。這樣雖然能夠提高軟件開發企業的競爭，存進技術能力的提高和運營成本的降低，但是也存在著較為突出的弊端。許多軟件開發企業在技術上相對獨立，開發出來的數字化信息管理系統在應用中兼容性較差，尤其在實現信息管理高度共享中，常常成為信息傳輸和調取的阻礙。因此，要加強數字化檔案信息在管理中的高度共享，就要提高信息管理軟件兼容性。要實現管理軟件的兼容，就要對軟件開發企業進行規范，綜合考評企業對檔案數字化軟件開發資質，能夠符合政府和社會各界的要求。

此外，檔案數字化載體涉及范圍比較廣泛，通過局域網、政務網和互聯網都能夠進行計算機的建設和查閱，在管理水平上得到有效提高的同時，對網絡的普及也提出了更高的要求，對運行軟件也提出了更高的要求。在檔案數字化過程中，也勢必會呈現出較為激烈的市場競爭態勢，采取叢林法則實現對軟件開發企業的優勝劣汰[3]。

2.3 加強在實體檔案庫向數字化轉變前期準備

要實現檔案數字化管理，就要將檔案從實體檔案庫中調取出來，要經過拆卷，審核校對等一系列過程，再通過掃描矩陣技術對數據進行采集和收錄，在進行采集數據的同時，還要做好對掃描圖像進行技術處理，去除掃描的黑邊等，糾正在采集信息過程中出現的偏差。之后還要進行檔案目錄的整理，電子材料的核對矯正，實體檔案的裝訂還原，電子數據的歸檔建庫等工作，這些環節都需要互相配合，相互輔助。因此，在進行檔案數據化的前期準備工作中，要做到合理的統籌安排，要做好相關工作人員在技能方面的培訓和對工作環節上的密切配合。只有做好在檔案數字化信息采集的前期準備，才能使檔案數字化順利實施，才能夠讓數字化檔案信息實現高度共享。

2.4 對檔案管理人員進行技能培訓

在檔案數字化管理過程中，對管理人員的技術要求要遠遠高于傳統的檔案管理，信息化的檔案管理不僅要求管理人員具有相關的計算機操作技能，還要對檔案實體管理具有深刻的了解，能夠在工作中不斷豐富檔案信息的內容，做好檔案信息的歸檔工作。這就要求相關的企業和政府職能部門，加強對檔案管理人員工作技能上的培訓，提高工作人會員在數字化管理工作中的綜合素質。從而，能夠提高檔案數字化信息在管理中的高度共享。

3 檔案數字化建設的難點

檔案數字化建設目前尚處于發展階段，還有很多企業和社會各界對此沒有更加明確的認知，缺乏對數字化信息的剛性需求。因此，在資金和技術投入方面有些不足。這也將限定這檔案數字化信息的普及概率，使管理的高度共享僅僅局限于科技信息和經濟實力比較發達的少數地區。因此，檔案數字化建設實現管理高度共享還需要有很長的一段路要走。

4 結語

隨著我國科技和信息化的發展，社會各界將逐漸對檔案管理數字化產生更加深刻的認知，實現管理信息的高度共享，必然會在企業提升市場競爭力方面發揮重要的作用。只有通過科學技術和信息化科技的提高，才能夠帶動檔案數字化建設的進程，從而達到管理高度共享的目標。