計算機信息技術在機關檔案管理中的應用

孫曉杰

榮成市社會保險服務中心 山東榮成 264300

機關檔案是一項基礎性工作，用科學的合理的方法管理機關檔案，為構建和諧社會提供了巨大的幫助。由于機關檔案比較復雜和繁瑣，所以，對管理方面的要求比較高。在當今社會，用傳統的機關檔案管理模式已經不能適應當前的機關檔案管理工作，因為現在的信息比以前的多出了數多倍，已經無法適應現在的巨大資源，因此在機關檔案管理方面的難度不斷增加[1]。而運用計算機信息技術就可以解決這個問題，不僅可以提高工作效率，也可以把資料整理的條理清晰。

1 計算機信息技術在機關檔案管理中的作用

1.1 有利于拓展資源范圍

因為受到傳統的檔案管理模式的影響，阻礙了資源范圍的擴大。當前機關單位主要關注的對象就是資源管理和計算機技術知識，這幾個對象是隨時可以開展的一些相應的服務和工作，并且可以提高單位內部的工作效率，保障了機關檔案的高效管理。

1.2 有利于細分機關檔案信息

在當前的機關檔案管理中，如果合理的運用計算機網絡技術，那么，可以保障機關檔案精細化管理，也可以保障機關檔案資源的安全性。科學合理的使用計算機網絡技術，可以擴大機關檔案信息容量，也可以保障信息來源的可靠性和準確性，讓機關檔案的信息資源更加的全面。

1.3 可以提高工作人員的工作水平

在機關檔案管理的工作中，合理的運用計算機網絡技術，可以提高工作人員的工作效率，并且可以讓管理工作人員嚴格執行機關檔案的管理工作。在機關檔案管理工作中，使用先進的計算機網絡技術，不僅可以提高工作人員對計算機的運用，也可以將機關檔案的資源和信息進行高效率的劃分和整理，給人們帶來了閱讀和查閱上的便捷[2]。

2 計算機信息技術在機關檔案管理中出現的問題

2.1 機關檔案的真實性存在問題

在進行機關檔案管理的過程中，機關檔案所有的信息和資源都容易被刪除，保存性不高，并且不會自動的留下相關得跡象，這樣使一些資源丟失了原來的一些信息，讓資源變得不夠完整，導致一些資源失去了相關的依據。這件問題，讓一些資源沒有辦法通過簽發標準，這樣會對這些資源產生懷疑的態度。

2.2 機關檔案的保密性和安全性存在問題

在當今的時代，雖然可以通過網絡獲取到各種各樣的資源和信息，并且可以從多個網絡收到同一個文件資源，所以，部分需要保密的資源和信息會存在很大泄露的風險，這使機關單位必須重視的問題，這關系著機關檔案的保密性和安全性是否嚴格管理。

2.3 機關檔案的保留性存在問題

當前，我國的科技技術不斷發展和提高，把計算機信息網絡技術普及了行業的各個鄰域，讓我國的企業基本實現了信息化建設，讓一些企業從有紙化辦公轉變成了無紙化辦公。無紙化的辦公需要合理的應用網絡的1力量，這種信息化的技術給人們和企業帶來了許多的便捷，只要通過計算機就可以查閱不同的信息和資源，但是，這種方式不一定全是好處，也有弊端。如果工作人員在工作時，計算機的網絡突然被中斷了，那么就可能被病毒和黑客的攻擊，導致整個辦公系統癱瘓，使用任何辦法都不能挽救，并且還會導致一些信息和資源的丟失[3]。

3 完善機關檔案管理中計算機信息技術應用的措施

3.1 改變對機關檔案管理工作的工作觀念

目前，我國企業和單位受到傳統管理模式的影響，企業和單位對機關檔案管理這方面存在著很多的誤區。一些企業單位的工作人員對機關檔案的專業化和信息化不夠重視，這些工作人員認為將機關檔案專業化、信息化是沒有技術含量的，認為機關檔案管理工作只是純粹的事務性工作，因此認為機關檔案管理工作沒多大的價值。這樣嚴重的影響了管理工作的效率，因此，要改變對機關檔案管理工作的工作觀念，要沖破傳統的思想束縛，要認識到機關檔案工作的重要性，并且引進先進的科學技術與設備，提高機關檔案管理工作信息化、專業化水平。

3.2 加強工作人員對計算機信息技術的培訓

企業和單位想要加強機關檔案管理，那么就必須要加強工作人員對計算機技術的培訓，定期的讓工作人員參加專業性比較強的培訓，提高工作人員的專業素質，同時提高工作人員的計算機信息化技術水平，并且加強工作人員對信息風險的認識和處理風險的能力，這樣可以提高機關檔案管理工資的效率和質量[4]。

3.3 提高機關檔案信息的保存性

在機關檔案的管理過程中，機關檔案中的信息和資源是用化學磁性材料保存的，按理論上來說是可以長期保存的，但由于機關檔案信息在計算機網絡上出現的時間比較短，導致在保存的過程中出現不存儲的信息，因此，管理工作人員應深入的研究解決措施。如果是長期保存的信息和資源，管路工作人員應定時的進行檢查，并且將信息和資源進行備份，這樣有利于提高機關檔案的信息和資源的安全性和保存性[5]。

4 結語

綜上所訴，在我國的機關檔案的管理中，合理的運用計算機信息網絡技術可以拓展資源范圍、可以細分機關檔案信息、也可以提高工作人員的工作水平。想要更好的完善機關檔案管理中計算機信息技術的應用，那么就必須要改變對機關檔案管理工作的工作觀念、加強工作人員對計算機信息技術的培訓和提高機關檔案信息的保存性，并且在管理的過程中要不斷的沖破傳統思想的束縛，不能被它左右。這樣不僅提高了機關檔案管理的工作效率，也提高了信息和資源的保存性和安全性，并且為機關檔案管理工作開啟了新的道路。