大數據時代企業檔案管理創新舉措

江秋燕 焦德華

1.國網甘肅省電力公司蘭州供電公司 甘肅蘭州 730050

2.國網甘肅省電力公司電力科學研究院 甘肅蘭州 730050

1 大數據發展對企業檔案管理工作的影響

1.1 有利于提升檔案工作效率

對于某些企業來說，目前檔案查詢還是人工的方式進行目錄檢索，實體利用主要還是以紙質版的為主，這就存在一些弊端，當需要去查閱一些資料的時候，因為人的精力有限，只能一點點的查閱，從每一張紙頭上獲取自己所需要的信息，大大的浪費了時間，而大數據可以把紙質檔案轉換成電子檔案，而且電腦會自動將檔案進行分類，那么在查找的時候就十分的方便和快捷，可以通過查詢幾個關鍵字就能把所需要的資料找出來，提升了檔案工作效率[1]。

1.2 對檔案工作者的素質要求更高

大數據時代，檔案管理工作內容發生改變，從對紙質檔案的管理，變為數字化檔案管理，計算機技術、網絡技術以及現代化設備的使用，對于檔案工作者的素質有了更高的要求。不僅要求具有檔案管理的專業知識，還要能夠接受新鮮事物、理念，擁有良好的創新能力和服務意識，要建設一支適應新形勢新任務新要求的高素質、專業化的檔案干部隊伍。

1.3 檔案管理方式將會發生變化

在傳統的檔案管理模式中，檔案管理的目的是紙質檔案，工作重點是歸檔和存儲文件實體，在主動提供利用上較為欠缺。從檔案工作流程的角度來看，收集是檔案管理的實際起點，而整理是檔案管理的核心。在大數據時代，檔案管理正逐漸從紙質檔案管理轉變為電子數據管理，要求注重對檔案資源的整合，注重對檔案價值的挖掘開發，使檔案成為一種信息資源，檔案利用上從被動變為主動，檔案工作的內容就表現為重收集、輕整理的特點，數據收集逐漸增多，但整個歸檔工作流程的完成不如以前那么重要，這是管理對象的改變所帶來的變化。

2 大數據背景下企業檔案管理策略研究

2.1 做好數字檔案資源建設

企業檔案資源不僅是企業發展的歷史記錄，也是企業轉型的數據基礎，具有重要的參考價值。根據企業檔案的實際使用情況，首先將具有重要價值的文件數字化，并逐步推進逐步完成企業庫存文件的數字化。同時，要按照相關標準和規范加強對數字文件的檢查，做好數字化工作的質量控制，確保數字文件資源的可識別性和可用性[2]。

2.2 提高檔案信息服務水平

一方面，加強數字檔案資源的整合和組織。通過相關技術，將同一或關聯工程項目的數字檔案進行整合，并根據不同用戶群的利用需求，采用數據挖掘技術組織開發數字檔案資源，并建立專門的檔案資源庫。另一方面，優化檔案信息服務方法。通過建立統一的云服務平臺，我們可以隨時隨地訪問檔案資源，建立可視化平臺，集中展示一個項目從立項到驗收的整個工程周期，為用戶提供全方位的項目信息。

2.3 不斷更新檔案工作者的知識儲備

檔案工作者在企業文件管理過程中扮演從業者和推動者的雙重角色。面對大數據時代企業檔案工作的新變化，檔案工作者應積極提高信息處理和處理能力，積極服務意識，全面提升理解，獲取和使用信息的能力。企業也應多組織崗位培訓、專題講座、合作研究、訪問交流、操作演練等，加強檔案管理人員的知識和技能培訓，不斷提高檔案管理水平，逐步形成一支技術精、能力強、效率高的信息化檔案人才隊伍。

2.4 優化檔案管理人員結構，提高檔案管理人員的綜合素養

在大數據環境下實施檔案管理落實工作，企業可以采取的首要措施是優化檔案管理人員的結構，提高檔案管理人員的綜合素質，并負責檔案管理。基于總容量的企業檔案管理獲得高質量的發展。大數據環境中的檔案管理任務不僅要求檔案管理人員具備豐富的檔案管理知識，與時俱進的管理理念，還需要各種存儲信息技術的技能。因此，通過結合技能和相應的管理專業知識，可以為檔案管理人員采取以下措施，以使檔案管理人員在企業檔案管理工作中的能力更好。在招聘過程中，公司不僅擴大了從外部招聘人員的渠道，還提高了從外部招聘人員的門檻，并滿足了外部招聘流程中的檔案管理工作要求。我們將努力雇用高質量的人力資源。這為檔案管理功能奠定了基礎。在公司人事管理流程中加強檔案管理人員的培訓，并在培訓活動的影響下更新檔案管理人員的管理理念，同時負責檔案管理不僅可以提高人們的專業技能，還可以促進檔案管理。各種個人存儲信息技術技能，使檔案管理工作者能夠在大數據環境中的檔案管理環境中適應和滿足人力資源管理要求，以此來更好的勝任企業的檔案管理工作[3]。

2.5 著力加強檔案基礎工作

注重加強檔案資源建設，拓展各門類、各載體檔案收集途徑，重視數據收集，不僅全而且準，任何微小的數據都可能產生不可思議的價值。要加大先進科技的引進、研究、應用力度，探索更加科學有效的管理方法。要加大對館藏檔案的研究力度，挖掘數據背后的價值，做好編研，為現實工作提供有益的參考，實現檔案信息資源的共享。

3 結語

企業大數據應用應基于專業的數據管理團隊和技術平臺，檔案管理作為一項具體業務，基于大數據理論的管理提升只是應用的具體體現之一，檔案資源為大數據應用提供數據來源，大數據應用為檔案管理提升提供技術支持，二者相互促進，相互依賴，大數據時代企業檔案管理應遵從這一理念來不斷創新業務開展模式，實現企業檔案管理業務效率和工作深度的共同提升。