淺談OA系統對企業管理效率的提升

鞏慧娟

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淺談OA系統對企業管理效率的提升

鞏慧娟

（太原市城鄉規劃設計研究院，山西 太原 030002）

隨著信息技術的快速發展，企業管理越來越重視辦公自動化模式的構建。OA產業發展正如火如荼，OA系統在我國企業管理中得到了普及性應用，已滲透到各行各業。OA系統在新時期的企業管理中起著重要的作用，能夠提升企業效率，促進企業的現代化、信息化以及可持續化發展。

OA系統；企業管理；信息共享；工作效率

1 OA系統概述

OA（office automation）是辦公室自動化的簡稱，OA系統的演變與計算機技術、信息技術的發展有著密切聯系。并且從定義上來講，OA系統實際上就是現代辦公方式與計算機技術相結合的新型辦公模式。OA誕生于20世紀，以DOS操作系統為核心的單機版辦公應用軟件實現了基礎的電子化辦公。20世紀末期，Windows操作系統出現，同時隨著Internet局域網絡技術的發展與應用，OA系統成為企業辦公模式的主流，并且實現了企業辦公管理過程中的文件、公文流轉、審批自動化等，實現了真正的無紙化辦公。進入21世紀以后，信息技術日新月異，同時移動設備層出不窮，通信技術不斷升級，OA系統已經趨于繼承一體化的平臺應用模式，這種平臺型OA系統也是現階段大部分企業所應用到企業管理實踐中的系統。

2 研究背景

本次研究基于太原規劃院對OA平臺（辦公自動化平臺）的正式啟用。太原規劃院是一家具有規劃甲級、建筑甲級、咨詢甲級等資質的綜合性規劃設計機構，其技術力量雄厚，涵蓋專業廣泛，并有完善的組織體系和管理制度。

為促進規劃院生產經營管理及日常辦公管理的規范化，實現辦公不再受時間和地域的限制，提高工作效率，節約工作成本，以實現真正意義上的辦公自動化。由規劃院數字中心牽頭，各部門協同配合，本著實現平臺的可行性和適應性原則，經過數月的反復討論和修改，形成了適應規劃院管理制度的OA管理平臺的初步實施方案。

3 OA系統啟用前的經營管理弊端

OA系統啟用前的經營管理弊端主要有：①傳統的手工統計和查找使工作效率較低；②文件的反復打印等加大了辦公成本；③文件的審批、傳閱，使文件的時效性降低。

4 OA系統啟用后的改善提升

OA系統現已在市規劃院全面啟動，企業經營管理及日常辦公流程更加規范化、便捷化，降低了工作成本，管理效率得到了有效提高，幫助建立了實時、高效、可控和共享的辦公環境。

4.1 辦公成本降低

隨著OA平臺的啟用，辦公成本的降低是顯而易見的。OA系統是線上辦公平臺，企業日常辦公實現了網上申請、網上審批、文件掃描上傳、網上流轉及審閱，不需要再多次打印發放。以電子化辦公代替以往的紙質辦公，減少了紙張使用，降低了紙張、打印機和復印機等的辦公費用，也降低了人工成本，減輕了工作壓力與勞累度，做到高效協同工作。

4.2 工作效率提高

企業內部各個部門都有不同的業務職責，承擔各部門的業務需求，盡管業務不同，但在統一的管理體系下，工作內容都是互為依托、環環相扣的，因此，協同辦公是OA系統建設的主線。規劃院來文來函都是按一定的管理規定進行流轉審批的，以前在接到上級主管部門或外單位來文時，管理員在收到來文后，需要先找部門負責人簽字，然后找院長批示，再找業務主管領導審批，業務部門辦理，相關部門閱覽，最終還要將紙質文件印發，這期間至少需要1～2 d，其中任一環節的領導外出或出差，文件流轉即會暫停，最終下發到辦理部門已經延誤了任務的辦理及反饋時限。現階段，OA系統實現網上審批，即使領導出差也可以遠程辦公，實現了審批不受時間和地域的限制，對于緊急工作，系統可以根據時限要求呈現自動督辦提醒，文件管理員也不必拿著公文到處找領導簽字了，這樣的運行系統大大提高了工作效率。

4.3 企業管理更加規范化

OA系統的業務流程都是固定的，誰發起流程，誰審批，都要按步驟、按要求進行，在減少人為因素的干擾，降低辦公成本，提高工作效率的同時，實現統一管理，達到科學化決策發展。如今，OA系統實現了制度流程化、流程表單化和表單可視化，整個審批流程都一目了然，責任明確，使企業管理更加制度化和規范化。

4.4 應用功能提升

以往，如果一線各所承攬業務后未與經營處及時溝通，就會導致經營處對任務管理失控，后期統計數據錯誤甚至無效。使用OA系統，項目啟動后，必須由項目負責人填寫項目立項，內容包含項目名稱、甲方名稱、項目類型、任務來源、建設規模、項目位置及范圍等內容，由部門負責人審批后，流轉至經營處，經營處編項目編號后立項。待合同簽訂后，由經營處管理人員錄入，給合同編號，將項目與合同掛到一起，后期項目款進賬，由財務處登錄，項目上會、開具發票到最后歸檔都必須在項目流程中發起，這樣一來，項目從入口到出口形成了串聯，方便后期查詢及統計。把管理人員從傳統的手工統計和查詢中解放出來，提高了管理人員的工作效率。系統模塊設置了可按合同名稱、甲方名稱、編制所、項目類型等對項目信息進行查詢的功能，并可以復合查詢，并將查詢結果導出編輯。系統應用中查詢、統計功能強大，再也不需要煩瑣的人工統計，也能大大降低出錯率。OA系統查詢統計功能也是系統板塊中的一項重要功能。

5 OA系統在提升企業管理效率的重要作用

隨著我國經濟體制朝向市場經濟體制的轉型，社會經濟在近幾年得到了極速發展，各行各業的企業數量不斷增長，規模也不斷擴大，從總體上來講，都已經成為了現代化企業。在信息時代，企業管理逐漸意識到現代科技的高效率優勢，充分認識到OA系統對企業管理的重要作用，紛紛引進了OA系統。從實踐的真實情況來看，OA系統在企業管理增效方面有著其他管理模式無法比擬的重要作用。

5.1 提升信息處理能力與效率

信息經濟時代，信息的價值被無限擴大。隨著社會信息化建設和發展的進程不斷深入，企業管理中面對的信息數量呈現海量特征。OA系統的應用能夠有助于提升企業管理對信息的處理能力和效率，主要表現為以下幾個方面：①在無紙化辦公方面，現代企業已經基本實現了無紙化電子辦公，OA系統中包含了基礎的文件讀寫模塊，絕大部分的辦公文件能夠在OA系統中進行關聯和處置；②在文件處理效率方面，OA系統可根據企業自身的要求自動對各類文件進行匯總、分類，大大縮短了傳統的人工收集、整理、分類的時間，提高文件處理的效率。

5.2 打破企業內部壁壘，信息共享

傳統辦公形式不同部門之間要達到協同工作，在工作流轉和審批上往往占據了大量的時間，部門與部門之間信息和資源流通不暢，導致效率低下、辦公成本高。伴隨著信息技術、網絡技術的集成，現代OA系統平臺具有極強的信息共享能力，有助于企業管理打破內部各部門的信息壁壘，提升對信息的傳遞效率，解決內部消息不對稱的問題。與此同時，對企業管理者而言，OA系統平臺的應用對于管理者建立一個統一的標準操作流程十分有益，對于企業內部管理實現規范和流程的固化、標準化有著重要的意義。當企業內部形成一個標準的、科學的辦公管理模式，在信息共享的機制下，企業內部各個部門之間的信息孤島就難以形成，會形成自上而下的溝通通路，可以更加高效利用人力資源，并且提升管理效率。

5.3 流程與管理形成有機結合

企業的日常辦公可以粗略分為事務性型辦公和項目型辦公，事務性辦公往往更具有計劃性，而項目型辦公則更具有管理性。OA系統可以結合企業特點、特性對企業OA系統進行相關的功能微調、完善，進而可以在企業內部建立一套科學、完善管理體系，便于對各項事務進行更為高效的管理。OA系統的應用能夠有機地將企業辦公流程與管理形成有機結合，并且進一步促進企業實現精細化管理。例如對于事務型辦公，OA系統的流程細節應該突出計劃性，將每一件事情進行目標量化、細化，并可及時知道各個部門流程、工作計劃安排，同時間協同辦公，任務清晰，讓每天的工作流程都清晰明了。如此一來，將OA系統和企業的管理真正結合起來，有效提高了企業的管理效率。

6 利用OA系統提升企業管理效率的策略

未來OA系統將會朝智慧型、多元化的方向發展，也將會在企業管理中展現出更多的優勢。在現階段，企業管理想要進一步利用OA系統提升管理效率，還需要做好以下幾個方面的工作。

6.1 建立完善的規章制度

OA系統平臺的使用者往往涵蓋了企業內部的每一個員工，涉及到各個部門以及人員。在眾多使用者的系統內，企業管理者需要進一步建立完善的規章制度，具體做法為：①要進一步明確OA系統的運行規則、實施細則，實現對相關標準的細化和明確；②要進一步明確OA系統的賬戶等級體系，根據管理需求選擇性進行信息共享，確保信息有效，并正確利用，避免信息過度曝光；③要建立好流程與真實管理之間的配合機制，確保各部門及人員能夠充分配合協調，另一方面，部門管理者要帶頭堅持使用OA系統辦公，并且積極將OA流程與管理手段聯系起來，使之成為工作習慣，促進OA系統迅速被應用起來。

6.2 注重對數據的深入管理

隨著OA系統在企業管理中應用的時間越來越長，所累積的企業管理信息和數據將會越來越多。企業管理者必須要重視對這些數據、信息進行如下深入管理：①數據安全管理，主要包括信息的保存問題，應當確保當前系統內的數據保存安全，對于一定期限以內的信息和數據采用適當的方式進行轉移和整理；②要對數據進行知識管理，特別是企業OA系統升級更換過程中，要對歷史數據進行有機的整合，做好數據、信息的整合工作，實現數據的無痕錄入。

6.3 全面的人員培訓

基于OA系統在企業內部使用的廣泛性，企業必須要進一步加強對全體人員的OA系統培訓工作。在企業OA系統的設計方面，企業管理者須將易于操作、人性化作為一個評判指標，進一步簡化操作難度，這樣在后續的人員培訓方面也會相對更簡單，同時在實踐過程中也容易獲得更高的效率；另一方面，在培訓管理過程中，應當重視對員工的持續性培訓，應根據系統應用實際情況進行不定期的人員培訓。可采用授課和現場培訓的方式進行，針對不同的管理層級（高層管理人員、中層骨干管理者和普通用戶）和不同的用戶權限（系統管理、業務管理、行政管理）制訂相應的培訓方案。對于普通職員，則重要培訓OA理論、操作、采集數據、錄入數據等，對于管理層則還需要培訓數據分析、管理策略等。通過與實踐管理相結合，提升員工對OA系統的綜合認識，使其能夠積極主動參與進來，最終才能達到提升企業管理效率的目的。

7 結束語

面對越來越激烈的市場競爭，企業的管理效率就是企業的競爭力。OA系統借力于現代科技，能夠為企業管理帶來新的機遇，但企業想要利用OA系統來促進企業管理效率的提升，還需要不斷重視標準化管理和數據管理，這樣才能在日常管理中有序運行OA系統。

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2095－6835（2019）05－0035－02

TP317.1

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10.15913/j.cnki.kjycx.2019.05.035

鞏慧娟（1985—），女，助理工程師，研究方向為電子工程。

〔編輯：嚴麗琴〕