新媒體環(huán)境下數(shù)字檔案管理新技術(shù)發(fā)展與具體應(yīng)用探討

韓知霖 山東管理學(xué)院

隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，數(shù)字化、信息化已經(jīng)成為檔案管理體系發(fā)展的主要方向，相對(duì)于數(shù)字檔案管理技術(shù)傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)和模式已經(jīng)不符合時(shí)代進(jìn)步發(fā)展的要求。當(dāng)下數(shù)字檔案管理系統(tǒng)得到了大量資金的投入研發(fā)，最新的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)利用了信息數(shù)據(jù)傳輸保存和大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的實(shí)時(shí)查看、互聯(lián)網(wǎng)在線和信息資源的共享、利用，很好的滿足了新媒體社會(huì)環(huán)境下對(duì)于檔案管理、信息獲取的需求。

1 新媒體環(huán)境下我國(guó)數(shù)字化檔案管理應(yīng)用的狀況和急需加強(qiáng)的重要性

1.1 新媒體環(huán)境下我國(guó)數(shù)字化檔案管理應(yīng)用處于比較低的階段

現(xiàn)在我國(guó)的數(shù)字檔案管理的應(yīng)用從總體上來(lái)說(shuō)還是比較落后的狀態(tài)，在數(shù)字檔案管理的應(yīng)用中已經(jīng)出現(xiàn)了非常多的問(wèn)題和難題。如何把數(shù)字檔案管理應(yīng)用中出現(xiàn)的問(wèn)題和難題進(jìn)行解決，并如何把數(shù)字檔案管理技術(shù)進(jìn)行進(jìn)一步升級(jí)和提升成為了當(dāng)前我國(guó)數(shù)字檔案管理從業(yè)者和相關(guān)專(zhuān)家學(xué)者急需解決的兩個(gè)課題。但是現(xiàn)階段我國(guó)數(shù)字檔案管理應(yīng)用面臨的諸多問(wèn)題沒(méi)有得到解決，并且在數(shù)字檔案管理應(yīng)用中對(duì)現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)、多媒體信息技術(shù)都沒(méi)有進(jìn)行合理的運(yùn)用，這也是導(dǎo)致我國(guó)數(shù)字檔案管理處于落后狀態(tài)的主要原因。現(xiàn)在有關(guān)研究人員和學(xué)者正在加強(qiáng)對(duì)特定系統(tǒng)的采集和軟件的處理進(jìn)行開(kāi)發(fā)，我相信隨著對(duì)數(shù)字檔案管理的實(shí)際應(yīng)用和發(fā)展中出現(xiàn)的相關(guān)問(wèn)題逐步的解決，數(shù)字檔案管理中數(shù)字采集和應(yīng)用的效率也會(huì)這不提升，數(shù)字化檔案管理能夠逐漸的走出落后的狀態(tài)并且向著集約化、高效化的方向快速前進(jìn)。

1.2 新媒體環(huán)境下我國(guó)數(shù)字化檔案管理新技術(shù)發(fā)展與應(yīng)用的重要性

隨著科技的進(jìn)步和發(fā)展，人們工作效率在不斷的提升，數(shù)字技術(shù)在現(xiàn)代辦公中逐步的得到廣泛應(yīng)用，電子檔案管理模式也已經(jīng)應(yīng)用于人們的辦公工作中，在這種情況下傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案管理模式已經(jīng)不再適合于人們工作、辦公。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式相比，數(shù)字檔案管理模式擁有更好的安全性，并且數(shù)字檔案管理也更加科學(xué)、高效和系統(tǒng)。數(shù)字檔案管理還能夠讓檔案內(nèi)容通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)部門(mén)間、企業(yè)內(nèi)的共享，整個(gè)企業(yè)單位的信息傳遞速度會(huì)更快、部門(mén)交流更強(qiáng)，整個(gè)企業(yè)單位的工作效率也會(huì)大大的提升。但是，在電子檔案管理模式給我們帶來(lái)巨大便利的同時(shí)也存在著巨大的問(wèn)題，例如檔案安全問(wèn)題。新媒體環(huán)境下我國(guó)數(shù)字化檔案管理新技術(shù)發(fā)展與應(yīng)用，能夠使得檔案資料儲(chǔ)藏、傳遞、收集和共享工作開(kāi)展的更加順利。另外，信息新技術(shù)發(fā)展與應(yīng)用，可以促進(jìn)檔案管理平臺(tái)的建立，從而提升檔案管理工作的效率，最終有利于檔案信息資源共享和檔案查詢工作效率的提升，更加有利于檔案工作朝著時(shí)效性和實(shí)效性的方向發(fā)展。所以說(shuō)，檔案管理新技術(shù)發(fā)展與應(yīng)用是檔案管理工作有效開(kāi)展的保障和前提，對(duì)于整個(gè)企業(yè)、單位的健康壯大、發(fā)展有著重大的作用。

2 新媒體環(huán)境下數(shù)字檔案管理新技術(shù)發(fā)展與應(yīng)用的相關(guān)研究

2.1 新媒體環(huán)境下數(shù)字檔案管理方式要進(jìn)行不斷的優(yōu)化和創(chuàng)新

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，現(xiàn)代數(shù)字檔案管理方式也發(fā)生了前所未有的變革，傳統(tǒng)的檔案管理方式和管理理念在新媒體環(huán)境下數(shù)字技術(shù)推廣中逐漸的淘汰，電子化、數(shù)字化的檔案管理模式代替?zhèn)鹘y(tǒng)落后的檔案管理方式。新媒體環(huán)境下數(shù)字檔案管理方式實(shí)現(xiàn)了快速檢索、查詢和應(yīng)用，在未來(lái)智能化和數(shù)字化的結(jié)合并且實(shí)現(xiàn)信息共享已經(jīng)成為了數(shù)字檔案管理的主要方向。我們一定要適應(yīng)、探索數(shù)字檔案管理的新趨勢(shì)，不斷的對(duì)數(shù)字檔案管理方式進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，促進(jìn)電子檔案管理朝著系統(tǒng)化、科學(xué)化、智能化的方向快速前進(jìn)。

2.2 新媒體環(huán)境下數(shù)字檔案管理制度會(huì)日趨完備

現(xiàn)在檔案管理只有數(shù)字化平臺(tái)的建設(shè)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，新媒體環(huán)境下數(shù)字檔案管理需要完善、齊備和科學(xué)的檔案管理制度作為基礎(chǔ)。隨著企業(yè)、單位的快速發(fā)展檔案管理體系的復(fù)雜性越來(lái)越嚴(yán)重，很多檔案管理中因?yàn)檫z漏而引發(fā)檔案缺損的問(wèn)題，這是當(dāng)前電子檔案管理中非常大的一個(gè)缺陷。所以，我們要不斷完善電子檔案管理制度，對(duì)電子檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)入手，進(jìn)行全面優(yōu)化、調(diào)整，讓電子檔案管理工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)都實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，從而讓電子檔案管理避免了缺損問(wèn)題的出現(xiàn)，讓電子檔案管理方式也更加符合單位、企業(yè)的發(fā)展需求。另外，還要制定科學(xué)合理的電子檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。 現(xiàn)在，電子檔案管理模式應(yīng)用還不夠成熟，對(duì)于那些數(shù)字化信息的文件管理和歸檔還沒(méi)有統(tǒng)一的管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，這非常不利于電子檔案管理模式的健康發(fā)展。制定統(tǒng)一、合理科學(xué)的電子檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)可以讓檔案管理工作人員有章可循，并且有利于電子檔案的規(guī)范化管理，也有利于避免因檔案管理工作人員的疏忽給單位檔案造成損失。

2.3 新媒體環(huán)境下數(shù)字檔案管理要實(shí)現(xiàn)相關(guān)知識(shí)的交叉、多元化應(yīng)用

在檔案管理的電子化、數(shù)字化建設(shè)中，相關(guān)知識(shí)的交叉、多元化應(yīng)用也是非常重要的。檔案管理知識(shí)與社會(huì)文化知識(shí)、經(jīng)濟(jì)知識(shí)、歷史知識(shí)和相關(guān)科學(xué)知識(shí)都有著內(nèi)在的交叉、融合，在這些相關(guān)知識(shí)的交叉、多元化的擴(kuò)展中，吸納了許多新興學(xué)科、邊緣學(xué)科的相關(guān)知識(shí)，豐富了電子檔案管理知識(shí)，也有利于數(shù)字檔案管理的創(chuàng)新，使現(xiàn)代檔案管理更為科學(xué)、專(zhuān)業(yè)。例如：信息安全技術(shù)在電子檔案管理中的應(yīng)用，檔案信息資源是我們國(guó)家的寶貴財(cái)富，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下電子檔案管理的安全面臨著新的挑戰(zhàn)。利用信息安全技術(shù)可以為電子檔案管理體系創(chuàng)建一道“防火墻”，能夠防止檔案信息的流失。

2.4 新媒體環(huán)境下數(shù)字檔案管理要提升檔案管理人員的整體素質(zhì)

數(shù)字化檔案管理技術(shù)更新速度非常快，為了適應(yīng)數(shù)字檔案管理不斷技術(shù)更新的環(huán)境，就要不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，尤其是檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和層次要不斷的進(jìn)行深化拓寬。一方面加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理工作人員的培訓(xùn)，讓他們更加全面、專(zhuān)業(yè)地掌握數(shù)字檔案管理相關(guān)知識(shí)和應(yīng)用方法，并且對(duì)于檔案管理的新技術(shù)也要積極的進(jìn)行鉆研，保持自身在檔案管理工作中的“先進(jìn)性”。另一方面，檔案管理單位要建立公平公正的人才引進(jìn)制度，積極的引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理專(zhuān)業(yè)人才，保證檔案管理人員在精通業(yè)務(wù)的前提下又有較強(qiáng)的信息技術(shù)應(yīng)用能力。

3 結(jié)語(yǔ)

在新媒體的環(huán)境下，數(shù)字檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)，必須要加強(qiáng)數(shù)字檔案管理新技術(shù)的發(fā)展和研究，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)數(shù)字檔案管理的不斷發(fā)展和進(jìn)步，最終實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的時(shí)效性、實(shí)效性和科學(xué)性。