清單式管理在高校辦公室業務工作中的應用研究

劉立國　陳詩偉

【摘要】高校辦公室工作地位特殊，工作頭緒繁多而又責任重大，這就要求辦公室工作必須走科學化、規范化、精細化的道路，在無序中求有序、在被動中求主動、在務實中求精細。本文基于清單式管理理論，探索清單式管理可操作性落地途徑，把清單式管理應用于辦公室各項業務工作中，促進業務有效執行，提高工作質量和效率，推動辦公室業務從事務型向專業型、研究型轉變，更好地輔助決策，發揮戰略引領作用。

【關鍵詞】清單式管理;辦公室;管理思路;實現方式

一、實行清單式管理的意義

所謂清單式管理，是指針對某項職能范圍內的管理活動，分析流程，建立管理臺賬，并對流程內容進行細化、量化，形成清單，列出清晰明細的管理內容或控制要點，檢查考核按清單執行。清單化管理的核心是超前，它突出全面提醒、細節提醒等特點和簡單實用。采用清單式管理主要體現以下三個方面的優勢：一是它清晰地反映出工作的進展情況以及整個工作任務開展的來龍去脈，使管理者能及時了解工作進展以及存在的問題，使職工清楚認識到自身工作開展情況。二是列出各類業務清單，可以讓員工按照程序化、標準化開展工作，有章可循，對全面提高員工業務水平具有一定的促進作用。三是通過清單式管理可以有效提高事務性工作質量和效率，使管理者更多地關注全局性、戰略性工作。

二、辦公室清單式管理思路

（一）樹立清單式管理理念。當前在一些企業的管理中已經采用了負面清單、質量管理清單的清單式管理模式，但大部分高校辦公室并未意識到精細化清單式行政管理的重要意義，并未樹立清單式管理理念。高校辦公室業務工作更加具體且繁雜，這就要求每個工作人員都能夠充分了解工作的細節，提升管理工作效率，使管理工作更加精細化。實行清單式管理，首先要求工作人員樹立清單式管理理念，做到了凡事有計劃、有措施、有結果，解決工作責任不清晰的問題，干什么、怎么干和干到什么程度讓人一目了然。

（二）建立清單管理科目。清單式管理需要構建完善的管理工作標準，根據辦公室工作情況，建立辦公室職責清單、任務清單和執行清單。通過構建辦公室清單管理科目，可以使每個工作人員明確工作職責，明確工作任務，明確工作流程，同時便于管理者對工作進行整體把握。

（三）建立動態化督查督辦體系。為保證清單任務落到實處，應建立督查督辦工作體系，并認真落實督查督辦工作職責，對每項清單任務進行“責任化督查、項目化督辦，動態化反饋”，推動督辦事項落地生根。在督察督辦過程中，要合理確定考核標準，盡可能細化工作內容，對能夠量化的工作制定量化指標，對主觀因素較強、不容易量化的工作，應當設計必要的定性評價指標。

三、辦公室清單式管理實現方式

辦公室清單式管理主要體現在工作的細化、量化、流程化、標準化、系統化等方面，主要通過提升清單式管理意識、建立工作清單以及動態化督查督辦三個方面來實現。

（一）強化清單式管理意識，提高專業隊伍素質。樹立清單式管理意識、提高工作人員業務素質，是開展清單式管理的基礎。在進行清單式管理工作中，要培養辦公室工作人員的清單式管理意識并提高職工業務水平，使每個辦公室的成員都能夠按照流程、按照標準、按照時限做事，高質量、高標準完成工作任務。1.更新觀念，提高工作認識。“天下大事，必做于細”。辦公室工作人員要對精細化管理的理念宗旨進行了解，明確細節的重要性，牢固樹立“細節決定成敗”的意識，強化清單式管理意識，無論是辦文、辦會還是辦事都要樹立流程意識、標準意識、時限意識，嚴謹、細致、準確、按時完成工作任務。“不因事小而不為，不因事雜而亂為，不因事急而盲為，不因事難而怕為”。2.加強學習，提升業務素質。加強辦公室人員的學習培訓，堅持分類分級、全員培訓，緊密結合領導干部、科職干部、工作人員的需要，與不同類別、不同層次、不同崗位的特殊需要結合起來，增強針對性，實現辦公室工作人員的培訓全覆蓋。一是加強內部培訓，定期開展辦公室業務學習。二是拓展網絡培訓，通過新媒體平臺積極開展學習。三是定期組織不同層次、不同崗位的工作人員參加校外高水平專題培訓班。通過培訓提高辦公室工作人員業務水平，同時更好地在實踐中提高辦公室的精細化水平。3.建立日志，改善工作習慣。通過建立工作日志，提高辦公室人員統籌安排工作的能力和科學利用時間的水平，減少疏漏，杜絕重大失誤。一是建立日常事務工作日志。對領導日程安排、會議安排、安全檢查等工作建立日常事務工作日志，工作完成后，存檔備案，以備查詢。二是建立個人日常工作日志。對個人職責范圍內的工作建立日常工作日志，便于經常性地了解和及時推進各自職責范圍內的工作。三是建立臨時工作日志。對突發性、臨時性工作建立臨時性工作臺賬，留存記錄，以便合理安排工作時間，不被遺忘。

（二）建立清單式管理制度，實現辦公室工作的科學管理。通過建立清單式管理制度，可以優化辦公室工作的流程，營造高效有序的工作氛圍，規范辦公室的服務行為，可以讓辦公室工作專門化、流程化、標準化，從而推動各項工作水平的提高。一是制定職責清單，明確各部門、人員工作職責保證各個崗位的人員分工明確，避免工作人員互相推諉責任，導致辦公室行政效率低下。二是制定業務管理清單，根據學校年度工作要點中涉及辦公室職責內容，制定辦公室年度計劃清單，按月動態編制辦公室月歷工作清單，并按周細化形成周工作任務清單，確保工作按計劃、按時限開展。三是制定作業清單，根據每項任務清單詳細制定作業清單，保障每一項工作有章可循，可按標準、按流程開展。1.制定職責清單，確保分工詳細。辦公室要制定詳細的崗位職責及分工方案，要將辦公室的各項職能逐項分解到各科室、各崗位，確保崗位職責及分工精細化，明確“干什么”“怎么干”“干得怎么樣”“干錯了怎么辦”。真正做到按職責辦公，既不越位，也不缺位，確保職權人人有、任務個個擔、責任人人負、事事有人干（詳見“表1”）。

2.制定業務管理清單，確保工作細化。（1）年歷計劃清單。根據學校年度工作計劃，結合辦公室工作內容，通過明確問題描述、時間安排、建議措施、預期成效、牽頭部門等，制定辦公室年歷計劃清單，為領導者提供指導作用。領導層根據年歷計劃清單，合力安排全年各階段工作任務（詳見“表2”）。（2）月歷工作清單。一是以年歷計劃清單為主線和依據，與臨時性、突發性工作有機結合，每月底動態形成下個月工作月歷。二是對于新增重點工作任務，及時調整到年歷計劃清單中，更好地發揮年歷計劃清單指導作用。三是通過月歷工作清單，為周工作任務清單的編制建立基礎，防止在工作執行中產生偏差（詳見“表3”）。（3）周歷任務清單。以工作月歷清單為主線和依據，逐級細化分解，明確到責任部門、完成時限、具體責任人和配合人，以及完成狀態（詳見“表4”）。3.建立作業清單，確保工作開展有章可循。工作作業清單根據學校規章制度以及辦公室規章制度進行制定，在總結業務經驗的基礎上，詳細制定公文運轉、檔案管理、機要保密、秘書事務、督促檢查、新聞宣傳、會議管理、信訪處理、制度制定等工作的詳細作業清單，工作作業清單應包括工作描述、工作流程、工作標準、工作時限等內容，為實際開展工作提供指導依據作用（詳見“表5”）。

（三）建立督查督辦機制，辦公室業務工作考核常態化。建立“三督、三查、四報、三運用”的督察督辦工作體系，“三督”是指督起點，明任務;督過程，明進度;督結果，明成效。“三查”是指查認識、查責任、查作風。“四報”是指橫向通報、專報、呈報、匯報。“三應用”是指加強督查督辦結果應用，并將其與本單位人員的崗位聘任、晉級晉職、年度考評等掛鉤。通過對年歷計劃清單、月歷工作清單、周歷任務清單中的責任部門、責任人是否按照工作計劃、工作流程、工作標準等完成工作任務情況進行督查督辦，督促部門和職工按照標準、按照流程、按照時限去完成工作。

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