基于供應鏈管理的電子采購系統(tǒng)研究

郝豐斐

【摘 要】在新時期環(huán)境下，供應鏈管理越來越受到企業(yè)的重視，其結合信息技術建立的電子采購系統(tǒng)也有效地促進了企業(yè)現(xiàn)代化管理。論文對基于供應鏈管理的電子采購系統(tǒng)進行研究，來對其系統(tǒng)構建進行深入了解。

【Abstract】In the new era environment， supply chain management has been paid more and more attention by enterprises. The e-procurement system established by combining information technology has also effectively promoted the modern management of enterprises. This paper studies the e-procurement system based on supply chain management to have an in-depth understanding of its system construction.

【關鍵詞】供應鏈管理;電子采購;采購系統(tǒng)

【Keywords】supply chain management; e-procurement; procurement system

【中圖分類號】F713.36? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2019）10-0026-02

1 引言

現(xiàn)階段，經(jīng)濟市場的競爭越來越激烈，企業(yè)想要實現(xiàn)長期穩(wěn)定的發(fā)展，供應鏈管理至關重要。而隨著信息科技技術的迅猛發(fā)展，企業(yè)在供應鏈管理中更加重視對電子采購系統(tǒng)的建立，從而更好地進行供應鏈優(yōu)質(zhì)服務的提供，而基于供應鏈管理的電子采購系統(tǒng)如何進行建立，就是本文主要研究的內(nèi)容。

2 供應鏈管理概述

在供應鏈的管理中，主要涉及采購、供應、庫存、生產(chǎn)、物流和客戶的需求等，其中采購和供應管理是基礎，做好兩者的管理能夠有效地確保整個管理的流程和計劃穩(wěn)定的運行。在供應鏈的管理中，能夠?qū)崿F(xiàn)生產(chǎn)商、供應商、銷售商和批發(fā)商等企業(yè)在業(yè)務計劃和業(yè)務活動的有效協(xié)調(diào)，不僅能夠提高工作的效率，還能夠拓展單個企業(yè)的管理范圍和邊界，從而實現(xiàn)系統(tǒng)管理的思想于供應鏈中的延伸。所有參與供應鏈的商家做好對供應計劃和生產(chǎn)的安排，并對最終物流進行執(zhí)行，就能夠有效對產(chǎn)品運輸和流轉周期進行減少，于最短時間內(nèi)實現(xiàn)對企業(yè)效益的提升，同時還能夠有效減少產(chǎn)業(yè)鏈的出錯現(xiàn)象，降低運輸和庫存成本，這能夠更好地獲取客戶滿意度。

3 基于供應鏈管理的電子采購系統(tǒng)

3.1 電子采購系統(tǒng)的總體架構

基于供應鏈管理的電子采購管理主要是包括有采購的計劃、采購訂單的管理和庫存管理等三組件。

在采購計劃的管理中，主要是對企業(yè)采購計劃實施制定與管理，從而為企業(yè)進行準確采購計劃與執(zhí)行的路線提供。采購的計劃主要包括有定期的采購計劃和非定期的采購計劃等。對多對象和多元素實施采購計劃編制和分解，從而把企業(yè)采購的需求轉變成直接采購的任務，且系統(tǒng)還支持企業(yè)通過以銷來定產(chǎn)、以銷來定購和以產(chǎn)來定購的采購模式。

在采購訂單的管理中，主要將請購單當作源頭，來對供應商訂單的確認、發(fā)貨、送貨、到貨、驗貨和物資的入庫等各個采購的環(huán)節(jié)實施跟蹤，從而實現(xiàn)對其全過程的管理。對其流程進行配置，還能夠?qū)Χ喾N的采購流程進行選擇，比如訂單的直接性入庫、到貨質(zhì)檢后的入庫等。此過程能夠有效實現(xiàn)采購存貨計劃狀態(tài)、在途的狀態(tài)和到貨待檢的狀態(tài)等有效監(jiān)控與管理。另外，采購的訂單還能夠直接借助電子商務的系統(tǒng)向供應商發(fā)送，來實現(xiàn)在線的采購。在庫存的管理中，采購的貨物庫存消耗情況、庫存剩余情況和庫存的補充情況等都在其模塊實施處理。

3.2 系統(tǒng)業(yè)務的流程

系統(tǒng)業(yè)務的流程為采購需求的提交、項目的申報和審核、招投標、在線的溝通與談判、合同的簽訂并對采購訂取下發(fā)、訂單的跟蹤、貨款的電子支付等。

首先，通過公司的采購人員進行電子采購平臺的登陸，根據(jù)格式進行在線表格的填寫，并進行采購請求的發(fā)出，采購人員可以調(diào)用上次的采購申請單進行修改，十分便捷。

在采購的請求完成填寫后，要根據(jù)設定的流程向上級的單位或者領導進行發(fā)送來批準，在上級的領導對請求接收后，于系統(tǒng)的平臺內(nèi)就能夠?qū)Σ少彽奈镔Y請求實施審核，完成審核后，采購的請求才能夠發(fā)布，進而供應商進行投標。

在完成采購申請的審核和通過后，則采購人員就能夠按照所填采購清單對供應商進行選擇。在物資的管理程序內(nèi)，對物資采購的方式有著詳細說明，主要包括招標、詢價和競爭性的談判等采購方式。因為采購物資存在種類復雜和采購量大的特點，因此，對采購商進行選擇中也可以進行方式的靈活使用。

通過招投標的流程后，就要對供應商進行合理選擇。供應商能夠借助平臺進行登錄，對招投標信息進行了解，并根據(jù)要求做好準備。若采購方還想針對具體問題和供應商實施協(xié)商，就可以借助軟件的在線聊天或者留言功能進行溝通。

當供需雙方已經(jīng)達成一致性，系統(tǒng)就會根據(jù)錄入信息進行采購合同的自動生成，來供雙方進行簽訂，在雙方簽訂合同后，就會生成相應的采購訂單，且采購的訂單會發(fā)送至供應商賬戶內(nèi)，通過電子郵件的方式通知供應商，來供其在線進行確認。

在供應商完成對采購單的接收后，要對訂單的信息及時進行確認，并對采購方進行信息的及時反饋，系統(tǒng)會對采購需求合理性進行判定，若符合就會生成訂單號向供需雙方進行傳遞，以供供需雙方進行貨物送到和驗收的確認。

對采購貨款進行支付是系統(tǒng)最后的流程和環(huán)節(jié)，一般可以使用銀行轉賬、網(wǎng)上銀行和電子銀行等方式進行支付，若采購中牽扯到增值稅和稅扣除等，可以對第三方委托來進行處理。

3.3 功能模塊

3.3.1招標和采購管理

在系統(tǒng)招標和采購的管理中，主要功能包括采購訂單的管理、中標結果的管理、收貨的管理、發(fā)票的校驗、招投標、詢報價、網(wǎng)上競價、電子目錄和超市的采購、競爭性的談判、專家管理和費用的管理等。采購訂單的管理主要對采購過程產(chǎn)生的訂單實施管理，并對訂單實施分析;中標結果的管理主要是對中標的情況進行管理，包括中標的單位、中標的價格等;收貨的管理主要是對物資收貨的情況進行登記，包括有收貨的時間和簽收人等;發(fā)票的校驗主要是對物資購買中開具發(fā)票的合理性進行確認;招投標主要是對招投標的項目信息進行設定;詢報價主要是對各供應商初步的報價進行管理;網(wǎng)上的競價主要是物流中心借助采購平臺進行競價邀請的發(fā)出，而被邀請供應商要在規(guī)定的時間內(nèi)實施報價;電子目錄和超市的采購主要是對電子采購物資目錄進行管理;競爭性的談判主要是在招投標的過程中對供應商實施協(xié)調(diào);專家管理主要是對專家名單和信息進行更新;費用管理主要是對項目詳細的費用情況和財務總體的情況進行管理[1]。

3.3.2 合同管理

合同管理主要包括合同模板的管理、合同簽訂的管理、預付款的申請協(xié)同、到貨計劃的協(xié)同、配送的移交單進行協(xié)同、訂單信息的協(xié)同和變更終止的管理等。在合同模板的管理中，主要進行合同模板創(chuàng)建、審批、更新和查詢;在合同簽訂的管理中，主要是對供應商的在線確認與簽署以及合同的分發(fā)和生效等進行管理;在預付款的申請協(xié)同中，要求供應商進行預付款的申請?zhí)峤?在到貨計劃的協(xié)同中，主要對到貨計劃進行創(chuàng)建、確認和更新;在移交單的配送協(xié)同中，主要對移交單進行填寫、更新和確認;在變更終止的管理中，主要對變更的申請、審批和違約處理等進行管理。

3.3.3 供應商的管理和協(xié)同

供應商的管理和協(xié)同功能主要包括信息模型的管理、供應商的注冊管理、供應商的資質(zhì)和業(yè)績的收集與核實、供應商的不當行為管理和供應商的協(xié)同等。在信息模型的管理中，主要按照供應商的注冊、績效的評估、資質(zhì)和業(yè)績的收集、分類的管理等業(yè)務要求，來對數(shù)據(jù)的收集模板以及信息管理的模型實施增加、修改和刪除等管理;在供應商的注冊管理中，主要對供應商的注冊、會員的申請、注冊的信息變更等實施管理，保證數(shù)據(jù)和供應商的主數(shù)據(jù)具有同步性，還能夠?qū)@些信息進行查詢;在供應商的資質(zhì)和業(yè)績的收集與核實中，主要對供應商的資質(zhì)和業(yè)績信息進行收集，對供應商的產(chǎn)品目錄實施維護，并組織轉件對文件進行核實以及現(xiàn)場的評估;在供應商的不當行為管理中，主要是針對供應商投訴進行調(diào)查和核實，并對其進行處理決定的制定;在供應商的協(xié)同中，主要對供應商的業(yè)務咨詢和投訴進行受理，并對供應商進行通知與公告的統(tǒng)一發(fā)布。

4 結語

綜上所述，基于供應鏈管理的電子采購系統(tǒng)有效地推動了企業(yè)采購的現(xiàn)代化發(fā)展，企業(yè)需要認識到此系統(tǒng)應用的價值，并積極進行系統(tǒng)的探索和運用，這對其可持續(xù)性發(fā)展有著重要意義。

【參考文獻】

【1】申世霞.基于供應鏈管理的電子采購系統(tǒng)研究[J].中國戰(zhàn)略新興產(chǎn)業(yè)，2018（28）：162.