芻議數字檔案管理與檔案職能機構改革

鄭新興

【摘要】本文通過對數字檔案的管理特點及業務流程變化的分析，結合當前檔案職能機構設置存在的突出問題，提出檔案職能機構改革的粗淺見解。

【關鍵詞】數字檔案管理;職能機構;改革

信息化時代，檔案文件以數字化形式存儲、傳遞、顯示及提供利用服務已經是大勢所趨。從紙質檔案到數字檔案，檔案在載體形態、記錄方法、傳輸方式、識讀方法等方面都發生了革命性的變化。但長期以來，檔案的管理以紙質檔案為主要對象，并將檔案工作的內容劃分為收集、整理、保管、鑒定、檢索、編研、登記統計、利用等檔案業務流程。另外，在信息化背景下，數字檔案管理的工作內容、業務流程等方面的巨大變化，使得基于紙質檔案管理需要的檔案職能機構設置在管理數字檔案中存在諸多問題。王剛同志在十四屆國際檔案大會開幕式上指出：“信息技術發展導致檔案信息爆炸性增長和檔案載體形態的多元化，使傳統的檔案管理理論與方法越來越難以適應新形勢新任務的要求”。那么信息化背景下數字檔案管理的變化主要有那些呢？

一、數字檔案管理的變化

（一）數字檔案管理流程中時間的矛盾性。數字檔案管理流程時間的矛盾性主要體現在時間的提前和交叉。時間的提前主要是表現在收集工作時間提前，這是電子文件的前端控制理論和生命周期理論的要求。由于電子文件具有信息的易變性和信息的可操作性使得數字檔案的安全隱患系數大大增加，“如果還像過去一樣，按照生成、積累、立卷、鑒定、歸檔、分類、著錄等順序按部就班地管理電子文件，那么結果很可能是很多工作還未來得及開展，電子文件就被更改甚至刪除了，導致文件流失、失真等現象的發生”。因此必須根據前端控制理論和生命周期理論的要求，電子文件一“出生”就加上歸檔標識，使之具有防止更改、刪除的屬性，并生成相應的描述信息，從而確保其安全保留和內容真實。并將電子文件的背景信息、結構信息、內容信息收集齊全。因此收集工作時間需要大大提前，這與當前檔案館的檔案收集機構坐等立檔單位“送貨上門”形成強烈的矛盾。如果在收集數字檔案的時候還沿用當前的檔案收集模式，那么所收集的檔案必定不能作為“歷史的真實記錄”。正如加拿大的檔案專家特里·庫克所說：“在電子環境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件將可能不存在或至少可能不被鑒定、編目和提供利用”。因此必須對當前的檔案收集機構進行必要的改革，以適應未來接收、保管數字檔案的需要。時間的交叉主要體現在數字檔案的階段性劃分并不像紙質檔案那么明確，“一些原來只在某一個時間點上完成的工作現在需要在一個連續的時間段上完成，這個時間段有時甚至跨越電子檔案的整個生命周期”。如著錄將貫穿于數字檔案的生成、歸檔、利用等整個過程。因此，如果繼續按照紙質檔案為對象的職能機構的劃分管理數字檔案，分階段對數字檔案的前身——電子文件進行管理，在管理電子文件過程中勢必出現管理真空、相互推諉等諸多問題，必將給整個數字檔案的管理工作帶來混亂，難以實現科學管理。

（二）數字檔案管理流程中內容的復雜性。數字檔案管理流程在內容上的變化主要表現為復雜性、系統性。具體體現在：1.收集工作內容增加。紙質檔案的收集只要將單位移交進館的檔案按照移交目錄清點清楚，收集工作就算是基本完成了。而數字檔案的收集除了要收集數字檔案本身的信息外，還需要收集數字檔案的背景信息、結構信息以及數字檔案所依賴的存儲介質、存儲技術等各方面的信息。數字檔案在收集的內容和收集程序的復雜程度是紙質檔案所不能比擬的。2.鑒定工作難度加大。電子文件信息的易變性和信息的可操作性使得數字檔案極易被修改而不留下任何痕跡，這就需要檔案鑒定人員既要有計算機、網絡的相關知識又要有檔案鑒定的專業知識。需要按照電子文件的全程管理理論對文件產生、辦理、歸檔的全程進行有效的監控以保證電子文件的安全保存和內容真實。既需要對數字檔案的內容進行鑒定又要對數字檔案進行技術鑒定，確保電子檔案真實、完整、可讀。同時由于數字檔案存儲介質的特殊性，需要進行病毒鑒定和存儲介質狀況的鑒定，以保證數字檔案的安全。而當前的檔案鑒定部門的主要職責是對收集進館的檔案是否完整、保管期限的長短、開放與否等方面的鑒定。數字檔案鑒定的難度及復雜性，當前檔案鑒定部門顯得力不從心。3.保管工作更加復雜。紙質檔案的保管工作主要是防止檔案生蟲、發霉、變質遭遇病蟲災害，因此只要按照“八防”的措施認真貫徹執行，檔案保管工作基本不會出現太大的漏洞，檔案信息安全也不會出現很大的問題。而數字檔案的保管工作提出更高的要求：由于數字檔案的存儲介質多為磁性載體，因此數字檔案的保管除了要做到“八防”，注意檔案載體的保存外，還要考慮技術更新和設備的使用壽命。由于磁性載體的壽命遠沒有紙質檔案的壽命長，且信息技術、計算機技術更新換代很快，因此完整的數字檔案信息必須在規定的時間內予以轉移，更換存儲介質。同時，由于數字檔案信息是通過計算機網絡傳輸的、檔案信息的易變性和信息的可操作性等方面的原因使得數字檔案在信息安全方面的問題更加突出。數字檔案保管的復雜性也是紙質檔案無法比擬的。4.利用需求日益增長。“信息資源是人類社會賴以生存和發展的三大資源之一，正在日益成為人們勞動的對象和勞動產品，成為信息經濟形成與發展的生產力要素，對于未來信息社會的生產力結構變化起著主導作用”。檔案信息資源作為信息資源的重要組成部分，越來越受到重視。同時，由于利用人群多樣化，人們利用檔案需求的綜合化、專題化，利用檔案方式多元化等檔案利用需求的巨大變化，當前檔案利用部門提供的簡單檔案查詢已經不能滿足日益增長的檔案信息需求。另外，檔案館地位已經轉變為檔案安全保管基地、愛國主義教育基地、已公開現行文件集中向社會提供利用的中心和檔案信息服務中心，其承擔的社會職能也更加多樣，迫切要求檔案利用部門進行必要的改革，滿足日益增長的檔案信息利用需求，履行社會職責。但目前檔案利用工作還停留在用戶來館查閱、檔案館根據館藏提供利用的低級階段，這明顯與未來的檔案信息利用需求發展不相適應。

（三）數字檔案管理流程中方式的綜合性。由于數字檔案自身的特性，數字檔案的收集、整理、保管、鑒定、檢索、編研、登記統計、利用等各個環節、各個階段的特征不像紙質檔案那么明顯，數字檔案的管理程序已經由紙質檔案的線性式管理向并行式、交互式管理發展，許多業務活動相互穿插，相互銜接，十分復雜，且各環節之間相互影響，牽一發而動全身。因此，如果還采用基于紙質檔案的管理方式，勢必無法管理好數字檔案。同時，數字檔案的管理依賴于電腦及各類管理軟件，雖然電腦的普及及各種管理軟件的學習能夠使檔案管理人員對數字檔案的管理有一定的了解，但是長期以來形成的紙質檔案的管理方式和目前現有的職能機構的劃分又為數字檔案的管理設置了諸多障礙，因此，必須更加突出檔案館文化事業單位的基本屬性，并基于數字檔案管理的特殊性，對現有檔案職能機構進行必要的整合和改革，才能對數字檔案形成安全、規范的管理。

二、當前檔案職能機構設置分析

我國實行“局館合一”的檔案事業管理體制，檔案職能機構不僅承擔著行政管理職能，還承擔著檔案業務職能。不可否認，這一管理體制在紙質檔案管理上的成功，但在信息化背景下的電子檔案管理中所暴露出來的缺陷也是顯而易見的。檔案職能機構文化事業單位的基本屬性不夠突出，檔案職能機構設置存在著結構失衡、職能機構設置過多、過細等多方面的問題，嚴重影響數字檔案的有效管理。

（一）職能重疊問題突出。我國實行“局館合一”的檔案事業管理體制，這一體制在我國檔案事業的發展過程中發揮著重要的作用。但隨著檔案事業的發展，這一體制也在客觀上造成檔案館文化事業單位的屬性難以凸顯，制約了檔案館在文化建設中作用的發揮。在這一體制下，檔案局（館）在職能機構的設置上存在職能重疊的突出問題，往往一個機構既承擔行政管理職能，又承擔具體業務職能。這一客觀現實導致檔案館既是運動員又是裁判員，檔案館的文化事業單位屬性難以凸顯。

（二）結構失衡問題突出。檔案職能機構的文化事業單位的基本屬性不夠突出，機構設置結構性失衡問題是現行檔案職能機構設置存在的突出問題。對31個省、自治區、直轄市的檔案局（館）的職能機構設置的調查統計顯示：主要承擔行政管理職能機構數與主要承擔檔案業務職能機構數持平的有3個省級檔案局（館）;主要承擔行政管理職能機構數超過主要承擔檔案業務職能機構數的有21個省級檔案局（館）;主要承擔行政管理職能機構數少于主要承擔檔案業務職能機構數的有7個省級檔案局（館）。從以上分析就可以看出目前的檔案職能機構設置過于強調其行政管理職能，機構設置結構失衡，檔案職能機構的文化事業單位基本屬性不夠突出，檔案館的業務職能未能得到應有的重視。

（三）機構數量過多，職能劃分過細。檔案職能機構設置的另一個問題是機構數量設置過多，職能劃分過細，這在信息化背景下將成為數字檔案管理的突出障礙。通過對31個省、自治區、直轄市的省級檔案局（館）職能機構設置的數量進行分析發現：機構數量在10個以下的有7個省級檔案局（館）;機構數量在10-15個的省級檔案局（館）18個;機構數量15個以上的省級檔案局（館）有6個。北京、遼寧的檔案職能機構數量甚至達到20個以上，這雖然與這兩省豐富的歷史檔案有關系，但在信息化背景下，如此多的機構設置和如此細的職能劃分，勢必成為數字檔案管理的障礙，影響數字檔案的安全、規范管理。

三、檔案職能機構改革設想

數字檔案不同于紙質檔案的管理要求和現有的檔案職能機構設置的矛盾，已經成為檔案工作的突出矛盾，迫切需要更加突出檔案館文化事業單位的基本屬性，對檔案職能機構進行必要的整合、重組。按照當前自上而下層層推進的事業單位改革思路，在檔案館中設立“六中心”，加強數字檔案的管控，是適應信息化背景下數字檔案管理的合理選項：

（一）改革現有的檔案收集部門。設立檔案信息采集中心，改變過去坐等檔案移交進館的工作作風，提前介入，設計完善和切實可行的檔案收集管理系統，根據前端管理和全程管理理論的要求，主動開展工作，切實加強檔案信息的采集工作。在電子文件一“出生”就加上歸檔標識，使之具有防止刪除的屬性，并生成相應的描述信息，將電子檔案的背景信息、結構信息、內容信息采集齊全。同時對電子文件的運行、辦理進行全程的監控管理，確保電子文件安全保存和內容真實。

（二）改革現有的檔案鑒定部門。設立檔案信息鑒定中心，明確檔案信息鑒定中心職責，并建立內容鑒定小組、技術鑒定小組、病毒和存儲介質鑒定小組等穩定的專業人才隊伍，明確分工又相互配合，加強數字檔案信息的鑒定工作。

（三）改革現有的檔案保管部門。設立檔案信息保管中心，加強檔案信息的保管工作。繼承當前檔案保管的優良傳統，在檔案信息保管中心下設置實體安全保管小組、信息安全保管小組。實體安全保管小組負責實體檔案的安全保管工作;信息安全保管小組負責信息化背景下的數字檔案信息安全保管工作。兩個小組按照各自的分工，高效開展工作，使檔案信息得以完整安全保存，為社會主義現代化建設提供信息支持。

（四）改革現有的檔案利用部門。設立檔案信息利用服務中心，加強檔案信息的利用服務工作，改變當前被動利用服務的局面。在檔案信息利用服務中心下設文獻編研小組和信息開發建設小組。繼承現有的文獻編研開發職能，根據社會需求選擇合適的專題，加強檔案傳統利用服務的開發工作，同時加強專題數據庫的研究開發，加強信息開發建設，用信息技術、網絡技術、計算機技術等先進技術，加強資源建設，高效地為用戶提供利用服務。

（五）設立檔案技術服務中心。負責檔案相關技術處理和研發工作。技術服務中心負責對各部門相關的技術進行指導、培訓;處理實際工作中出現的各種技術難題等。同時針對新情況，研究開發先進實用的技術、系統，以提高檔案管理的科學性、有效性。

（六）設立檔案館統籌協調中心。負責統籌協調各部門之間的溝通配合以及各立檔單位檔案管理相關工作的協調配合，其工作性質類似于辦公室。整個檔案工作的順利開展需要相關部門加強溝通，密切配合，開展合作，檔案館統籌協調中心就是起這樣的作用。在檔案館統籌協調中心的統籌協調下，使檔案館的各個業務部門相互配合，使得檔案的各項工作得以順利有序地開展。

信息化時代已經來臨，數字檔案必將成為未來檔案管理的中心。只有在客觀層面適應數字檔案管理需要，對檔案職能機構進行必要的改革，才能為數字檔案的安全、規范管理掃清障礙。

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