編制企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限工作研究

蔡玉珍

【摘要】2012年12月，自國家檔案局印發(fā)了《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（簡稱“10號(hào)令”）和2013年開始指導(dǎo)與審核《保管期限表》編制工作以來，許多企業(yè)未能真正解讀“10號(hào)令”內(nèi)容，不能系統(tǒng)科學(xué)地編制文件材料歸檔范圍和檔案保管期限，致使編制出來的內(nèi)容不正確、不規(guī)范。筆者談?wù)務(wù)J識(shí)和看法，供大家參考。

【關(guān)鍵詞】文件材料;歸檔范圍;檔案保管

《保管期限表》是進(jìn)行企業(yè)檔案鑒定和文件與檔案管理必不可少的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，編制《保管期限表》是企業(yè)檔案工作的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，準(zhǔn)確判定一份文件材料是否歸檔、保存多久是檔案工作的首要環(huán)節(jié)，也是決定企業(yè)歸檔文件質(zhì)量和將來能否有效利用的關(guān)鍵。《保管期限表》需按照企業(yè)實(shí)際工作情況進(jìn)行編制，現(xiàn)就企業(yè)如何開展《保管期限表》的編制工作進(jìn)行討論。

一、編制《保管期限表》的意義

1.《保管期限表》能以一目了然的條款形式為文件資料的收集、整理、鑒定、歸檔工作提供統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，防止因個(gè)人認(rèn)識(shí)片面性和局限性造成文件材料歸檔漏缺、該歸檔的不歸檔等現(xiàn)象，使檔案工作人員有章可循，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，避免因看法不一致，導(dǎo)致爭論和猶豫不決，提高工作效率。2.《保管期限表》是企業(yè)文件材料歸檔的依據(jù)，也是開展歸檔工作的基本保障。正確科學(xué)地編制《保管期限表》，明確文件材料的歸檔范圍和保管期限，這樣企業(yè)在收集和整理文件材料就不會(huì)造成歸檔不齊全、不完整的現(xiàn)象，從而保證了企業(yè)室藏檔案質(zhì)量，進(jìn)而保證國家檔案資源的質(zhì)量。3.《保管期限表》為文件歸檔和銷毀工作提供了具體實(shí)施依據(jù)，在企業(yè)檔案鑒定銷毀工作中發(fā)揮著重要參考作用，有利于鑒定銷毀工作的正常進(jìn)行，可防止銷毀應(yīng)當(dāng)保存的文件，從而維護(hù)檔案的完整和安全，有利于檔案的優(yōu)化和檔案管理效益，有利于檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。

二、《保管期限表》編制工作中普遍存在的問題

（一）企業(yè)不重視編制工作。企業(yè)不夠重視檔案管理工作，從而不重視《保管期限表》編制工作。有些企業(yè)認(rèn)為檔案管理工作不能夠給企業(yè)單位創(chuàng)造直接的經(jīng)濟(jì)收益，企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)缺乏長遠(yuǎn)的戰(zhàn)略眼光，不愿意為檔案工作提供必要的人員、設(shè)備和資金，導(dǎo)致企業(yè)編制《保管期限表》的質(zhì)量不高。

（二）遺漏重要文件材料。編制歸檔范圍時(shí)常常會(huì)遺漏些重要文件材料，應(yīng)該納入歸檔范圍的文件沒編進(jìn)《保管期限表》中，尤其是一些非紅頭文件和以往工作容易忽視的部分容易遺漏。

（三）文件材料保管期限劃分不合理。文件材料保管期限不合理，該永久的編為定期，該定期30年的編為10年等等。

（四）條目表述籠統(tǒng)、不準(zhǔn)確。語句表述過于簡單，不準(zhǔn)確，不應(yīng)出現(xiàn)未指出具體工作內(nèi)容的表述和有歧義的詞語，文件材料內(nèi)容條目過多使用“重要的、一般的”等用語。

（五）編制人員業(yè)務(wù)水平不夠。編制人員未充分了解本企業(yè)實(shí)際情況，不能準(zhǔn)確地把握“10號(hào)令”條款要求，從而影響《保管期限表》的編制水平。

三、《保管期限表》的編制方法

企業(yè)應(yīng)按照實(shí)際工作情況編制《保管期限表》，具體編制工作人員應(yīng)充分了解本企業(yè)實(shí)際情況，以便更好地做好歸納歸檔范圍，不涉及的內(nèi)容，不應(yīng)出現(xiàn)在歸檔范圍中。結(jié)合編制工作中出現(xiàn)的問題，現(xiàn)具體說說該如何進(jìn)行工作。

（一）前期準(zhǔn)備。編制《保管期限表》是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，應(yīng)做好充分的準(zhǔn)備工作。1.組織準(zhǔn)備。企業(yè)應(yīng)成立編制工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，檔案部門負(fù)責(zé)人為副組長，職能部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等任成員。并設(shè)立領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室，由檔案部門、職能部門、業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員組成。2.學(xué)習(xí)培訓(xùn)。企業(yè)在準(zhǔn)備階段應(yīng)組織學(xué)習(xí)“10號(hào)令”，應(yīng)積極參加國家檔案相關(guān)部門舉辦的培訓(xùn)班，對編制人員、有關(guān)職能部門、業(yè)務(wù)部門進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，學(xué)通學(xué)透“10號(hào)令”條款要求和內(nèi)容。3.制定計(jì)劃。《保管期限表》的編制是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，工作周期較長，參與人也較多，期間還要多次召開會(huì)議和進(jìn)行培訓(xùn)，沒有科學(xué)合理的計(jì)劃安排是很難完成這項(xiàng)工作的，因此編制工作領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)制定工作計(jì)劃、合理地安排文件起草、修改、下發(fā)、宣貫等階段的各項(xiàng)工作。

（二）職能分析，明確工作職責(zé)。企業(yè)編制領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室在編制時(shí)對企業(yè)職能要進(jìn)行全面分析，摸清本企業(yè)的活動(dòng)特點(diǎn)、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和職責(zé)，職能部門、業(yè)務(wù)部門等也應(yīng)對本部門的工作流程和各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件材料進(jìn)行認(rèn)真梳理，爭取不漏掉1份文件，特別要關(guān)注非紅頭文件、非常規(guī)文件材料的收集，盡可能做到齊全完整，并做到不照搬照抄示范企業(yè)文件。

（三）起草《保管期限表》。1.明確范圍和分工。《保管期限表》的編制范圍是企業(yè)所有文件材料和所有檔案，不僅是管理類檔案，企業(yè)的建設(shè)項(xiàng)目、生產(chǎn)、科研等其他各類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表都要進(jìn)行編制。并充分結(jié)合本企業(yè)檔案特點(diǎn)，突出本企業(yè)規(guī)模、生產(chǎn)組織方式、產(chǎn)品和服務(wù)特色，真正把需要?dú)w檔的文件材料納入歸檔范圍，并準(zhǔn)確劃定保管期限。當(dāng)然不涉及的內(nèi)容也不應(yīng)出現(xiàn)在歸檔范圍中。《保管期限表》是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，應(yīng)在檔案部門的主導(dǎo)下，職能、業(yè)務(wù)部門等人員參加，切忌由檔案部門單打獨(dú)斗，大包大攬，一定要吸收職能部門、業(yè)務(wù)部門人員參與，在確定人員后將起草任務(wù)分配到人，共同參與編制工作。2.保管期限的準(zhǔn)確劃分。保管期限需考慮可追溯性以及使用年?限，不是所有的制度、合同、會(huì)議紀(jì)要等保管期限都定為永久。如薪酬、人事等重要的規(guī)定、辦法等可定為永久;考核辦法可根據(jù)情況細(xì)化保管期限，如企業(yè)考核評(píng)級(jí)、綜合性考核，可定為定期30年，一般性工作考核、評(píng)價(jià)辦法等，可定為定期10年;涉及電子文件、電子檔案等聲像材料的，保管期限可從長。3.編制文件結(jié)構(gòu)安排。編制文件一般包括條款和檔案保管期限表兩個(gè)部分：表頭結(jié)構(gòu)和文件材料排列方法與編號(hào)。表頭結(jié)構(gòu)包括序號(hào)、歸檔范圍、保管期限3欄，審查完后用于本企業(yè)下發(fā)實(shí)施時(shí)的表格內(nèi)容可進(jìn)行適當(dāng)?shù)脑黾觿h除。排列方法按照機(jī)構(gòu)序列或職能序列來安排文件材料的排序，機(jī)構(gòu)排序列舉文件條目最好到二級(jí)部門，最低一層條目盡可能細(xì)化到具體文件。編號(hào)必須反映出文件材料的分類層級(jí)，采用分層編號(hào)法，即第一層用“1”，第二層用“1.1”“1.2”，第三層用“1.1.1”“1.1.2”，第四層用“1.1.3.1”“1.1.3.2”，編號(hào)最好不要超過四級(jí)。

（四）審核修改。1.企業(yè)編制領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室將梳理產(chǎn)生的文件材料內(nèi)容收集好，進(jìn)行系統(tǒng)整理和匯總，去除重復(fù)文件，補(bǔ)充有關(guān)內(nèi)容，形成初稿。形成初稿后應(yīng)召開會(huì)議，召集有關(guān)部門人員面對面地討論、深入溝通，多聽取他們的意見，從而保證企業(yè)納入歸檔范圍的文件材料是齊全完整的，避免缺漏。2.對修改后的初稿還應(yīng)以征求意見稿的形式征求企業(yè)內(nèi)各方面的意見，對反饋的意見逐條梳理，提出處理意見。然后將經(jīng)過討論和征求意見的《保管期限表》提交企業(yè)負(fù)責(zé)人審批。

（五）報(bào)審下發(fā)。審查單位對《保管期限表》正式同意前進(jìn)行預(yù)審，審查后將修改意見連同文稿返回企業(yè)，企業(yè)在收到返回的修改意見后應(yīng)及時(shí)修改，并再次上報(bào)審查單位進(jìn)行預(yù)審，這過程有時(shí)候要經(jīng)過多輪才能通過。預(yù)審合格后由企業(yè)以正式文件上報(bào)審查單位，企業(yè)在收到審查單位正式回復(fù)意見后及時(shí)修改，形成可正式下發(fā)實(shí)施的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。

四、結(jié)語

做好《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限》的編制工作，對完善企業(yè)文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案管理期限，對提高企業(yè)管理類檔案歸檔質(zhì)量有著重要的意義。