基于辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理研究

劉芳 孫文婷

【摘要】文書檔案管理對于自動化辦公具有重要作用。本文從辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理的意義進行深入分析，詳細闡述辦公自動化文書檔案管理的優(yōu)勢，同時提出存在的問題，根據(jù)相關問題提出相應的管理策略。

【關鍵詞】辦公;自動化環(huán)境;文書檔案管理研究

隨著社會科學技術的發(fā)展，現(xiàn)代通信技術與信息技術得到了有效的發(fā)展與推廣，二者的發(fā)展推動著自動化辦公不斷前進與發(fā)展。傳統(tǒng)的文書檔案管理因為信息化技術的發(fā)展受到了巨大的沖擊，為此，傳統(tǒng)的文書檔案管理在管理模式與管理理念上都將面臨巨大的考驗。而自動化辦公技術為文書檔案的管理提供了新的嘗試，為文書檔案管理提供了便捷條件，但是也為文書檔案管理帶來了沖擊與挑戰(zhàn)。

一、辦公室自動化環(huán)境下文書檔案管理的意義

（一）提升檔案管理工作的效率。辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理，最主要的意義就是提升了相關工作的效率。傳統(tǒng)的文書檔案管理內容就是以人為的收集與整理開展工作，工作效率較低，也比較容易出現(xiàn)管理失誤。辦公自動化環(huán)境下，文書檔案管理主要是通過各種自動化辦公軟件進行信息的自動化處理，減少了人為的工作強度，提升工作效率，讓文書檔案管理更加規(guī)范標準。

（二）信息得到有效共享。基于辦公自動化環(huán)境下，文書檔案管理已經拋開了傳統(tǒng)的紙質管理方法，轉變?yōu)殡娮踊墓芾矸椒ǎ趥鹘y(tǒng)的文書管理時，檔案大部分是存放在文件柜或是檔案房，文書和檔案分離開來，又占據(jù)了較大的空間，使得文件查詢起來不方便，利用率很低。而信息化的電子文書檔案管理是利用計算機技術與系統(tǒng)將紙質的文書檔案轉換成電子化的信息源，讓文書與檔案的管理轉變?yōu)橐惑w化，能夠為企業(yè)提供高效率的傳輸與分享，最大化發(fā)揮了自身的優(yōu)勢與利用價值。

（三）文書檔案管理規(guī)范化。在通過自動化信息系統(tǒng)的管理下，管理系統(tǒng)都是嚴格按照標準進行文書檔案管理的規(guī)范化，從文件資料的產生到錄入歸檔，都通過利用自動化系統(tǒng)進行。所以，辦公自動化環(huán)境下，文書檔案管理越來越規(guī)范化。

二、辦公自動化環(huán)境下文書檔案管理存在的問題

（一）文書檔案管理脫離了自動化系統(tǒng)。就目前來看，很多企業(yè)與工作單位還沒有把文書檔案歸納在自動化的辦公系統(tǒng)內，文件與檔案二者的管理還是分開的，以兩個部分獨立進行工作，這種管理方式就是的二者之間的關系分離，促使檔案管理在信息管理上出現(xiàn)問題，檔案信息真實性得不到保證，直接導致文檔管理工作效率的降低。

（二）工作重點需要轉移。相較于傳統(tǒng)的文書檔案管理，其主要管理是以紙質為主要載體進行，主要的工作內容是給文件編號、歸納歸類、歸檔等。盡管辦公自動化技術可以有效解決這些問題，但文書檔案管理的相關管理人員并沒有在管理時將工作重點進行調整，還是將工作重心放在文件的編號、歸類與歸檔上，沒有促進辦公自動化文書檔案管理工作的有效提升。

三、自動化辦公環(huán)境下的文書檔案管理策略

（一）要將文件與檔案進行一體化管理。文件作為檔案的前身，檔案是由許多個文件組成，檔案就是將眾多文件進行歸納綜合，所以二者之間的關系也比較密切。但是二者之間也有著眾多不同支出，例如，文件的產生是依照時間的先后順序進行整理，而文件本身比較雜亂，需要進行排序整理過后成為檔案。但在自動化的信息系統(tǒng)中，對于這二者之間的不同并沒有設置明顯的界限，二者都是通過有序的排列與整理之后再進行保存。

（二）各個部門之間要高效配合。在文書檔案管理中的每個文件都是一個獨立體，檔案由文件組成。每個文件上都會標有相應的作者名字、寫作日期與編號等信息直接入檔，不同于以往的管理方式。對于文件的重新分類和整理工作都不需要進行，因為在存檔前就要整理出文件的目錄與順序，在保存的時候直接按照之前整理好的順序進行管理。在辦公自動化環(huán)境下，電子文件衍生出來。對于電子文件的管理首先需要進行多個方面的協(xié)調才能進行并完成，它的完成需要檔案管理部門的配合和檔案管理部門與信息技術部門之間的合作與配合，哪個部門的缺失都不利于工作進程的有序完成。只有各部門之間相互高效配合，才能更好地促進檔案管理工作有效展開。

（三）要讓文書檔案管理具有規(guī)范化與標準化。文件的產生和文件的運轉處理方式與歸檔是文件檔案管理的主要內容。而電子文件的存檔由網絡存檔和紙質存檔兩方面組成。網絡化的文件檔案管理可以將文件中每個細小的細節(jié)都考慮到，進而使得文書檔案管理具有規(guī)范化與標準化。所以，在文書資料產生的前期階段，需要對文書檔案中的各個細節(jié)都進行思考，不僅要清楚各個部門的職責，也要清楚文書檔案存檔的相關流程等，這些事項必須要在系統(tǒng)生成之前做好工作。

四、結語

以上是本人關于辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理的相關研究，主要對于文書檔案管理所存在的問題與意義進行分析探討，并且提出相應的管理措施，文書檔案管理需要利用現(xiàn)代科學先進的技術為載體進行高效工作，只有這樣才能促進企業(yè)內部管理工作正常開展。

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