探討文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用

摘要：現(xiàn)如今，我國是大數(shù)據(jù)快速發(fā)展的新時期，人們對于信息化建設(shè)、辦公自動化的需求日益增長，為了提高文書檔案管理水平，人們紛紛通過構(gòu)建文書檔案管理的辦公自動化來實現(xiàn)對文書檔案管理工作開發(fā)展。文章著重分析和探討文書檔案管理辦公自動化存在的問題，并針對現(xiàn)狀提出改善文書檔案管理辦公自動化的建議與策略。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理;辦公自動化;應(yīng)用

一、引言

現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展與推廣，促使著自動化辦公也得到了極大的發(fā)展空間。而以往的文書檔案管理工作已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)下時代背景，所以必須要做出改變和創(chuàng)新。在辦公自動化背景下，傳統(tǒng)的文書檔案管理受到了巨大的沖擊，文書檔案管理辦公自動化在帶來發(fā)展機遇的同時也面臨著巨大的考驗。因此，文章在辦公自動化背景下對文書檔案管理工作的相關(guān)思考，有著十分重要的意義。

二、文書檔案管理的辦公自動化存在的問題

（一）管理形式化現(xiàn)狀很嚴(yán)重

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案的管理時形式化現(xiàn)象仍然存在，因此使得文書檔案管理必須要有一個明確的制度來規(guī)范其一系列的操作。但是，因為部分單位在進(jìn)行文書檔案管理時，并沒有將辦公自動化系統(tǒng)融入其中，再加上文書檔案制度化管理存在不明確的問題，均導(dǎo)致文書檔案管理出現(xiàn)了很多問題。再加上工作人員過多依賴于辦公自動化系統(tǒng)，因此導(dǎo)致辦公自動化背景下文書檔案管理的質(zhì)量無法達(dá)到預(yù)期要求。與此同時，工作人員工作不認(rèn)真，只是一味地完成上級管理人員所分配的內(nèi)容，忽略了對檔案管理的重視，造成檔案管理的意識不強，這樣就出現(xiàn)了檔案管理的形式化。

（二）管理人員問題

在目前的發(fā)展過程中，文書檔案管理人員通常會出現(xiàn)身兼數(shù)職的情況，他們無法專注地對文書檔案管理工作進(jìn)行合理安排與調(diào)度，因為經(jīng)常會被行政后勤等煩瑣的工作占據(jù)時間。這不僅不能構(gòu)建出完整的文書檔案管理體系，還造成了我國專業(yè)文書檔案管理人員極其匱乏的現(xiàn)狀。不得不說，這與其頻繁的工作崗位調(diào)動與不明確的工作職能有很大關(guān)系。

（三）檔案管理與文書工作銜接環(huán)節(jié)中存在很大風(fēng)險

由于檔案管理與文書工作處于一個系統(tǒng)中，所以二者在實際工作中是一種既存在聯(lián)系又相互制衡的狀態(tài)，這就需要檔案管理與文書工作可以通過相互配合，促使辦公效率得到提升。但事實上，管理人員缺乏對文書檔案的重視，并沒有檔案管理意識，這就影響其在文書工作中不認(rèn)真不仔細(xì)，實際操作過程中很容易出現(xiàn)公文格式、內(nèi)容和處理方法缺乏規(guī)范性，與辦公自動化需求非常不符。

三、辦公自動化的應(yīng)用對文書檔案管理的影響

（一）有助于提高文書檔案管理工作效率

在目前的互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)背景下，各項信息和數(shù)據(jù)呈現(xiàn)爆炸式地增長。傳統(tǒng)的文書檔案管理工作都由人工進(jìn)行數(shù)據(jù)整理、歸納、分析的流程，這種工作流程適應(yīng)傳統(tǒng)的發(fā)展模式和經(jīng)營活動。但在目前信息技術(shù)高速發(fā)展的年代，各個行業(yè)的交易模式、經(jīng)營范圍、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)都在發(fā)生巨大的變化。面對這些改變，傳統(tǒng)文書檔案管理工作暴露出工作效率低、流程繁復(fù)且易受到人為因素影響的弊端，這些弊端很容易影響文書檔案信息的真實性和可靠性。在這種情況下，增強對文書檔案管理的信息化建設(shè)就有助于提高文書檔案管理工作的速度和質(zhì)量。引入人工智能和辦公自動化應(yīng)用軟件進(jìn)行海量數(shù)據(jù)的整理和歸類工作，工作人員則負(fù)責(zé)更為高級的文檔管理工作，對各項經(jīng)營和發(fā)展信息進(jìn)行深層次的分析和檢查，從而顯著提高文書檔案管理工作的有效性。

（二）重視文書檔案挖掘，強化文書檔案服務(wù)

從功能角度來看，大數(shù)據(jù)具有支持?jǐn)?shù)據(jù)分析的重要作用，若忽視分析，只進(jìn)行前期的檢索統(tǒng)計，那么數(shù)據(jù)的價值就沒辦法真正體現(xiàn)出來，文書檔案就無法體現(xiàn)出其數(shù)字化成果。因此，文書檔案管理要把數(shù)據(jù)挖掘作為核心，通過對原始資料的整理，深度挖掘數(shù)據(jù)的價值，將數(shù)據(jù)進(jìn)行整合分析，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)中隱藏的真正知識，要明確數(shù)據(jù)與信息之間的內(nèi)在聯(lián)系，防止出現(xiàn)信息孤島現(xiàn)象，提高信息傳遞的效率和文書檔案的利用率。信息挖掘能夠準(zhǔn)確獲取用戶所需的信息，正確判斷用戶的真正需求，從而制訂具有針對性的服務(wù)方案，將服務(wù)的個性化與針對性體現(xiàn)出來。

（三）提高檔案數(shù)據(jù)安全性

安全問題是辦公自動化系統(tǒng)穩(wěn)定運行的基礎(chǔ)保障，所以需要不斷完善。檔案信息操作過程中最有可能發(fā)生的安全問題，就是人為泄密。因此，在檔案管理中，必須防范任何可能蓄意或者非蓄意的人為疏失，建立健全檔案管理制度和檔案相關(guān)制度，嚴(yán)格執(zhí)行確認(rèn)使用者身份才能進(jìn)入檔案庫房。當(dāng)檔案人員的變動時，為避免檔案信息意外流出，就必須對人員變動做有效管理。為提高數(shù)據(jù)安全，在技術(shù)層面上要采取不斷優(yōu)化系統(tǒng)的隔離法。對于路由器的使用，可以先屏蔽系統(tǒng)全部IP地址，而后再逐步放行到網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行操作。檔案信息以電子郵件方式發(fā)出前，應(yīng)用殺毒軟件進(jìn)行殺毒;以網(wǎng)頁方式發(fā)出時，應(yīng)用內(nèi)容過濾系統(tǒng)以及阻隔瀏覽網(wǎng)頁系統(tǒng)來確保發(fā)送資料的安全。此外，還可以使用防火墻，通過防火墻阻止非法訪問，防止系統(tǒng)受到病毒的侵害。

四、結(jié)語

綜上所述，在辦公自動化背景下，越來越多的單位開始將文書檔案管理的辦公自動化與單位內(nèi)部的工作進(jìn)行有效結(jié)合，通過多種舉措充分發(fā)揮文書檔案的管理作用，有效提高文書檔案管理的質(zhì)量及水平，降低成本支出，提高文書檔案管理的效益，更好地為單位的經(jīng)營、發(fā)展、科研、干部的任用等提供服務(wù)。

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作者簡介： 姜萍，煙臺肺科醫(yī)院。