淺談?dòng)?jì)算機(jī)軟件在辦公自動(dòng)化管理上的應(yīng)用

縱梅

摘要：本文將結(jié)合辦公自動(dòng)化的特點(diǎn)和要求，對當(dāng)前常用計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化軟件的功能、特點(diǎn)、作用以及操作方法進(jìn)行一個(gè)簡單的探討，為學(xué)生將來的就業(yè)實(shí)習(xí)奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)軟件;辦公自動(dòng)化管理;應(yīng)用

中圖分類號：TP317.1 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1009-3044（2019）30-0289-02

在互聯(lián)網(wǎng)全球化發(fā)展趨勢下，計(jì)算機(jī)作為重要的現(xiàn)代化設(shè)備，目前早以成為各行各業(yè)必備的辦公工具，大多數(shù)大中專院校目前早已將計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化列為必修科目之一，目的是讓學(xué)生掌握基本的計(jì)算機(jī)辦公能力，適應(yīng)當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)快速普及的發(fā)展形勢。鑒于此，本文將結(jié)合辦公自動(dòng)化的特點(diǎn)和要求，對當(dāng)前常用計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化軟件的功能、特點(diǎn)、作用以及操作方法進(jìn)行一個(gè)簡單的探討，為學(xué)生將來的就業(yè)實(shí)習(xí)奠定基礎(chǔ)。

1計(jì)算機(jī)辦公軟件概述

辦公自動(dòng)化是面向組織的日常運(yùn)作和管理，學(xué)生和老師使用頻率最高的系統(tǒng)應(yīng)用，自1985年國內(nèi)召開第一次辦公自動(dòng)化規(guī)劃會(huì)議以來，辦公和教學(xué)自動(dòng)化系統(tǒng)在應(yīng)用內(nèi)容上的深度與廣度、IT技術(shù)運(yùn)用等方面都有了新的變化和發(fā)展，并成為不可缺的核心應(yīng)用系統(tǒng)。主要推行一種無紙化辦公模式。

目前，對辦公室計(jì)算機(jī)辦公軟件還沒有明確的界定，但從微觀角度來看，辦公室計(jì)算機(jī)辦公軟件指的是對文檔等文字資料的編輯以及對文檔內(nèi)容信息化管理;而從宏觀角度來看，辦公室計(jì)算機(jī)辦公軟件指的是以計(jì)算機(jī)信息技術(shù)為基礎(chǔ)的辦公室信息系統(tǒng)，日常的辦公中應(yīng)用這一系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)辦公流程的自動(dòng)化、信息化以及智能化，不僅能夠提高辦公效率，還可以實(shí)現(xiàn)信息的交流與共享。

2計(jì)算機(jī)軟件在辦公自動(dòng)化管理中應(yīng)用的必要性

2.1改善辦公環(huán)境

計(jì)算機(jī)軟件在辦公自動(dòng)化管理中的應(yīng)用改變了過去落后、單一的辦公環(huán)境，實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化辦公，對辦公效率的提高發(fā)揮著積極作用。另外，對辦公設(shè)施也有了一定的改進(jìn)，比如過去辦公室設(shè)備大多是桌椅和文件，處理工作只是靠人工手動(dòng)，但現(xiàn)在辦公室內(nèi)設(shè)有計(jì)算機(jī)設(shè)備等已是最基本的要求，辦公人員可以借助計(jì)算機(jī)軟件將所需資料和文件全部錄人計(jì)算機(jī)設(shè)備中，可以方便日后查閱和利用，對實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化管理有重要的推動(dòng)作用。

2.2降低辦公自動(dòng)化管理成本

在辦公單位辦公過程當(dāng)中少不了紙張的使用，并且在處理重大辦公事項(xiàng)時(shí)對辦公用品的需求量會(huì)增大，同樣企業(yè)各個(gè)部門為實(shí)現(xiàn)有效交流需要大量的紙張來傳送信息，這就給企業(yè)辦公帶來了一筆不小的開銷，而在辦公中應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件并建立辦公自動(dòng)化體系后，減少了辦公用品的成本，不僅辦公自動(dòng)化管理得以實(shí)現(xiàn)，也利于增長企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

3計(jì)算機(jī)軟件在辦公自動(dòng)化管理上的應(yīng)用

計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化軟件在企業(yè)中一般分為三個(gè)應(yīng)用層：一是以文字處理、日程管理、教學(xué)管理以及郵件收發(fā)等事務(wù)為主的基礎(chǔ)辦公軟件。二是支持各種教學(xué)處理活動(dòng)的教學(xué)系統(tǒng)與支持管理控制活動(dòng)的管理信息系統(tǒng)相結(jié)合的教學(xué)辦公軟件。三是以教育型和管理型辦公系統(tǒng)的大量數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)。同時(shí)又以它本身自有的決策模型為支持的協(xié)同管理軟件。

3.1基本辦公自動(dòng)化軟件

目前，企業(yè)在辦公過程中使用的文字處理軟件有wps辦公軟件、基于windows操作系統(tǒng)的辦公軟件：辦公系列和基于網(wǎng)絡(luò)的文字處理軟件。值得注意的是，這種文字處理軟件有其優(yōu)點(diǎn)，例如wps辦公軟件在文字處理功能上較強(qiáng)，同時(shí)也提供了一個(gè)免費(fèi)的過程應(yīng)用版本，占用的電腦設(shè)備內(nèi)存較小，所以它被人們廣泛使用;網(wǎng)絡(luò)文本處理軟件需要瀏覽器的支持來操作文本，不需要計(jì)算機(jī)系統(tǒng)提供其他軟件的支持，但由于其編輯任務(wù)復(fù)雜，無法勝任，辦公系列辦公軟件的開發(fā)與兼容，為辦公單元的辦公自動(dòng)化管理提供了方便，也得到了人們的廣泛應(yīng)用。在辦公過程中應(yīng)用文字處理軟件不僅可以提高辦公效率和質(zhì)量，而且可以實(shí)現(xiàn)無紙辦公的目標(biāo)。

3.2管理辦公自動(dòng)化軟件

管理辦公自動(dòng)化軟件的主要功能包括：新聞發(fā)布、管理系統(tǒng)、企業(yè)郵箱、實(shí)時(shí)通信、企業(yè)云盤、工作流程、企業(yè)資源、出勤登記、定位跟蹤、調(diào)度、工作日志、消息提醒和人力資源管理等等……其中常見的辦公通訊軟件有企業(yè)qq、企業(yè)微信、電子鏈接即時(shí)通訊軟件、Bigant等。這些軟件采用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、工作流技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息通信技術(shù)和一系列現(xiàn)代辦公應(yīng)用設(shè)備，突破了傳統(tǒng)辦公時(shí)間和空間。限制并實(shí)現(xiàn)了一些辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)在各類現(xiàn)代辦公設(shè)備以外的人，實(shí)現(xiàn)了人機(jī)交互，廣泛、全面、快速的信息集成、整理、處理、存儲和共享，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)辦公管理的整合，及時(shí)溝通，信息發(fā)布、公文處理、知識管理、流程管理、項(xiàng)目管理、輔助辦公室、人力資源管理等。實(shí)現(xiàn)了高效的信息共享、及時(shí)的通信、自動(dòng)化和協(xié)同辦公管理，提高了企業(yè)辦公和管理的及時(shí)性和效率。人工智能系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了工作的智能化，是一種新的工作模式。

3.3協(xié)同管理軟件

協(xié)同管理軟件是基于B/S結(jié)構(gòu)的，似乎可以看作就是一種互聯(lián)網(wǎng)化的軟件，而且由于協(xié)同管理軟件是以人為中心，以流程制度的執(zhí)行為主軸的面向全體人員的，解決人與人之間協(xié)作的管理軟件。致遠(yuǎn)互聯(lián)在協(xié)同管理軟件誕生的第一天起就認(rèn)為，協(xié)同管理軟件消除信息孤島、實(shí)現(xiàn)信息整合的應(yīng)用類的系統(tǒng)級管理軟件。目前常用的協(xié)同管理軟件有金蝶云之家、致遠(yuǎn)a8v5、華天動(dòng)力以及小團(tuán)隊(duì)協(xié)同工具teambition Teambition等。這些軟件在處理事務(wù)時(shí)各有側(cè)重點(diǎn)，我們只需要根據(jù)辦公需要選擇具有相應(yīng)功能的軟件即可出色地完成辦公任務(wù)。

4《辦公自動(dòng)化》信息化教學(xué)模式的探討

信息化教學(xué)模式是目前很多高校中的熱門研究課題。在信息教學(xué)實(shí)踐中，教師要演示操作，準(zhǔn)確的溝通，合理的布置作業(yè)任務(wù)，使學(xué)生能夠全面吸收，或通過合作學(xué)習(xí)來探索解決方案。通過合作學(xué)習(xí)、探索性學(xué)習(xí)和教師指導(dǎo)，學(xué)生不僅可以培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)精神，而且可以獲得成功感。

4.1分層教學(xué)，提供豐富的學(xué)習(xí)資源

基于學(xué)生的計(jì)算機(jī)水平參差不齊，在開學(xué)之初，可以對學(xué)生進(jìn)行分班測試，并根據(jù)學(xué)生的計(jì)算機(jī)水平劃分班級，方便學(xué)生進(jìn)行分層教學(xué)。通過分層教學(xué)，可以將不同層次的學(xué)生分開，使計(jì)算機(jī)水平較高的學(xué)生可以直接進(jìn)入更高層次的學(xué)習(xí)，從而使他們能夠接觸到新知識、新技能，并不要流人現(xiàn)有知識和能力的反復(fù)實(shí)踐。對計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)薄弱的學(xué)生，要穩(wěn)步進(jìn)行計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備、軟件知識等基礎(chǔ)教學(xué)，確保教學(xué)內(nèi)容與學(xué)生實(shí)際接受程度一致。

對一些不符合課堂教學(xué)要求的學(xué)生，教師應(yīng)為學(xué)生提供非常豐富的學(xué)習(xí)資源和學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，使學(xué)生能夠自覺地主動(dòng)學(xué)習(xí)，通過自己的學(xué)習(xí)提高辦公自動(dòng)化技能;例如：學(xué)校應(yīng)為學(xué)生提供一些必要的辦公自動(dòng)化硬件設(shè)施，如一些打印機(jī)、投影機(jī)、掃描儀和一些局域網(wǎng)平臺等硬件設(shè)施;為提供良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，學(xué)生將尋找一些外部資源，瀏覽學(xué)習(xí)網(wǎng)站和觀看在線學(xué)習(xí)視頻等，這對學(xué)生的學(xué)習(xí)也很重要。

5結(jié)束語

綜上所述，為提高市場競爭中優(yōu)勢地位，各個(gè)行業(yè)在辦公自動(dòng)化管理過程中應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件，既提高了辦公效率也改善了辦公質(zhì)量。同時(shí)，在高等專科院校中發(fā)揮計(jì)算機(jī)軟件對辦公自動(dòng)化管理的積極作用具有重要的意義。另外，計(jì)算機(jī)辦公軟件作為推動(dòng)辦公自動(dòng)化管理不可缺少的科學(xué)技術(shù)，需要加強(qiáng)對其的創(chuàng)新力度，使之適應(yīng)滿足飛速發(fā)展的時(shí)代要求。