檔案利用的供給側結構性改革研究

文/戴 法 楊圓圓

利用是檔案管理的最終目的，僵化繼承國外傳統檔案管理，束縛了檔案價值的發揮，尤其在世界經濟全球化、社會信息化、文化多樣化的大發展大調整時期，對檔案的利用需求尤為凸顯。檔案利用供給側結構性改革，就是要全面了解產生邏輯和使用需求，通過提升專業知識改變服務意識、建立與需求匹配的服務機構，主動推送檔案編研成果，滿足用戶需求，實現檔案價值

我國檔案管理的理論和方法，大多是繼承了蘇聯上世紀五十年代基于手工時代的檔案管理理論和方法。盡管采取了在當時先進的“編研”方法，以激活檔案價值，然而在信息技術飛速發展、智能技術廣泛引用的當前，檔案工作僅以檔案為惟一核心，很難發揮檔案的價值，國家檔案局在2018年3月份解讀政府工作報告時明確指出“在檔案利用中，檔案管理部門是供給側，只要認真研究思考，檔案工作供給側改革大有文章可做”。這就為我們檔案管理價值突破提出了革命性的指導方針，我們可以看出檔案管理的核心是二元核心，一個核心是檔案本身，另一個則是利用者。供給側架構性改革，就是指從提高供給質量出發，用改革的辦法推進結構性調整，矯正要素配置扭曲，擴大有效供給，提高供給結構對需求變化的適應性和靈活性，從用戶的需求出發，提高生產要素生產率，以更好滿足廣大人民群眾的需要來實現檔案的價值。

一、檔案需求側和供給側的矛盾

在目前文檔管理的供給側方面，文檔管理在理論上是先進的，有的公司使用了文件配置（即文件的自動批分和分發），但這只是以件為單位的主動提供服務。而在需求側，這種以件為單位的供給，遠遠不能滿足管理和技術人員的需求，用戶需要更系統、更專業、更完整的產品，用于管理和生產；檔案管理者在成果文件檔案利用方面，還固守著上世紀50年代的按照某一分類原則的組卷，編研也是把組卷檔案的再次固定組合。檔案管理者被動地提供實體檔案的查閱利用，讓需求方感受到我們稱之為“硬管理、冷服務”的服務方式。這些不以人本思想為指導，沒有從供給側方改變服務方式，不僅使用戶不滿意，而且不愿意把檔案及時移交到檔案管理部門管理。在需求側，不同的用戶有不同需求。例如：在同一個核電站，設備管理人員需要以設備為單位，查找到完整的設備檔案，以實施維護、保養、預防性維修以及技術改造等；運行人員則需要從以系統為單位查找到完整的系統檔案，研究這一設備在系統中的位置、功能、邏輯關系等；對于人力資源管理來說，就需要檢索到采購、維修、運行這一設備的人需要學習哪些知識和技能，哪些人可以采購、維修和運行這些設備。

《建設項目檔案管理規范》（DA/T28-2017）把項目檔案根據檔案所屬領域分為黨群行政、經營管理、工程設計、基本建設等12大類；在開發檔案管理系統時，因受到工程技術專業的限制只是從形式上把紙質的流程改為電子流程，展示形式上與以上法規和標準保持了一致，用法規分類體系構建檔案系統展示、利用目錄結構。檔案管理人員沒有站在利用需求者的角度，同時需要利用的業務人員對上述分類原則不盡了解，并且這種分類方式與業務人員以系統、設備或文件類型進行檔案檢索、使用的習慣不一致，從而影響檔案利用效率。

從檔案管理技術看，隨著“互聯網+大數據”“云技術”“人工智能”技術的發展與廣泛應用，檔案管理從表面上也采用了信息化技術，廣泛地使用了互聯網技術，似乎檔案利用不再受時間和空間的限制，可以在線查詢、遠程服務。事實上，檔案供給與需求并沒有革命性的改革，只有從人和文件、供和需的對稱與平衡上開創思路，提升檔案服務質量和方式，方可解決供需矛盾。

二、檔案管理供給側結構性改革策略

檔案管理的供給側結構性改革和經濟改革一樣，要主動了解需求、提升產品質量，選準產品研發角度，突出供給重點，方可全面實現供給側結構性改革，充分發揮好檔案價值。

1.檔案管理人員意識形態的改變是改革的源動力

文檔信息的價值隨著經濟全球化、社會的信息化的過程，其價值越來越大，檔案管理人員只有從提高供給質量出發，用改革的辦法推進結構性調整，強化文檔管理是“提高社會生產力水平，落實好以人民為中心的發展思想”，才能增強改革的源動力，實現好檔案管理的供給側結構性改革。

2.深入落實“四參加”掌握業務是提供精準專業服務改革的核心

檔案管理的“四參加”工作方法，給我們指出了掌握文件關系的具體方法，但我們檔案管理人員僅從形式上以旁觀者的姿態參加了相關活動，沒有把自己作為活動的參與者甚至管理者，全方位地學習該項目所涉及的技術、管理知識。深入地參與到項目活動中去，了解項目管理和技術實施的具體過程，進而了解文件產生、使用的背景，再利用我們檔案學整理和編研，方可以整理出項目組成員所需要的系統、準確、完整、有效的檔案產品來，為本項目后續改造和運行維護做好文件準備，為項目進一步復制推廣做好了準備。比如項目審批階段，我們只提出需要重點關注以下四類文件的收集和整理：即項目建議書、項目“三同時”文件、可研初設報告、項目調整批復即可，不需要死讀歸檔范圍。由此可知，供求關系決定了供者的價值，有了價值，我們就可以挺起胸膛，強大我們的檔案學科，在公司管理活動中做到學科自信，檔案服務質量自信。

3.建立與需側匹配的供給側服務機構是改革的保障

如何對信息資源以及相關信息進行研究，形成有針對性的產品，提供給決策者使用，是建立與需側匹配的供給側服務機構的主要任務。比如要談判，信息資源管理人員不僅會在談判之前整理出合同的技術條款和精準商務報價，而且讓人嘆為觀止的是他們還會把對方人員的性格、愛好、家庭情況等整理成一個完整資料提供給決策者，以便有針對性地應對談判。同樣，在企業也可以建立精細化的服務專業組，采取矩陣式、集約化的管理方式，對現有的信息資源分析處理后形成產品提供給用戶，為企業創造更高效益。矩陣式的管理，也就是讓專人參與到項目活動中，全方位地策劃項目活動過程中文件運動發展的方式和方向，最終形成系統完整的文件；集約化管理就是組織專人通過訪談、問卷調查、數據分析等方式，為不同用戶定制不同的需求產品。

4.標準化的文件元數據可以靈活地組卷是改革突破口

檔案編研的新思想可以充分利用檔案的元數據的自由組合，形成滿足不同需求人員的檔案產品。

早在2006年，筆者和國內一些專家一起討論，編制形成了《核電電子文件元數據》（EJ/T-2008），分析梳理出了超過100個元數據，元數據的標準化工作，為電子文件的管理，提供了輸入和計算的基礎。在這個標準指導下，在文檔系統建設時，從文件發展的全生命周期分析每個階段要產生或者要利用的元數據作為系統獵取項，作為系統輸出成果的基礎。我們在學習和了解到用戶的需求，在系統檢索功能時設計以任意數量元數據為關鍵字的檢索功能，這就實現了一個數據庫內的多樣靈活的組卷，滿足不同用戶的不同需求，這也是供給側產品優化的第一個階段。

用戶用元數據的檢索服務是了解了用戶的所需，但“產品”的質量并沒有從質上提高。為了做到了解用戶需求，提高產品質量，檔案管理人員要以IT智能技術為抓手，以檔案理論為支撐，以用戶需求為源泉，開展檔案管理系統的智能編研工作，廣泛調研學習用戶需求的前因后果，把用戶需求的隱性需求顯性化；再通過試卷調查，訪談和數據分析等把顯性的知識標準化；最后把標準知識進一步提煉總結，用元數據的方式把標準化的知識信息化。有了以上的“三化”的過程，就不難實現檔案利用的智能化了：即就是把這些知識通過IT技術智能化，使已入庫的檔案形成用戶常用的專題文件，這就達到了產品的“高精”了。同時在系統中設置通過系統的機械學習，把第一個階段中頻繁檢索的記錄進一步分析，總結提煉出專題成果，也就是機器的智能學習，達到智能化效果。

5.主動、跨時空的服務是供給側結構性改革服務方式的革命

工業產品和服務都有市場營銷，檔案管理人員也可以采取營銷來發揮提升檔案產品的質量。針對我們的產品的特點，開發全新的服務方式——利用云存儲、云計算、實現云服務。

“云計算”搭設的“云平臺”不僅功能齊全，而且安全穩定，確保系統高可用、云同步管理，實現文檔信息資源的集成和共享。利用“云計算”技術，通過“云端”預設推送規則，實現電子文件的智能推送。通過“云平臺”的“高可靠”，將重要文件進行多種形式的電子備份，在“高可靠”的基礎上，實現電子文檔的“高可用”，通過高可用的“云平臺”，用戶可以隨時隨地按需使用“云平臺”資源，使文檔服務更加高效便捷。“云計算”技術處處體現了以人為本的核心思路，讓用戶獲取資源更加快速便捷，用戶體驗得以升華。基于“云平臺”和“云智能”實現高質量云服務，從而為用戶提供定制化的電子文檔，提升文檔利用績效。面向用戶定制化需求的信息系統的投用，縮短了管理流程，極大地加快了文件分發和使用效率，降低了文件誤用風險。利用“云計算”技術，打造“云服務”的戰略意義在于從繁雜的“云平臺”中快捷獲取所需資源，做到信息的按需分配，實現了打破時空限制的服務，從而實現文檔價值的增值，體現管理以人為本的初衷，實現了檔案服務的供給側結構性改革在服務方式的革命。