鐵路建設檔案管理中存在的問題與解決措施

李永婧

（中鐵十九局集團第二工程有限公司，遼寧遼陽 111000）

0 引言

檔案管理是鐵路工程項目建設中的一項必要性工作，需要記錄歸檔鐵路項目在建設過程中所有信息，為工程的竣工驗收、維護保養等提供可靠的依據。檔案管理人員不僅要及時整理、歸納、保存工程建設中涉及的全部資料，還應當在有關部門查閱、使用時能夠快速準確地提供，對鐵路工程建設的質量以及運營管理有著不可忽視的作用。

1 檔案管理的特點以及作用

1.1 檔案管理的特點

在鐵路工程項目的建設過程中勢必會涉及大量的圖紙、文字資料等，將這些資料以重要文件的形式進行歸檔保存，就能夠對工程建設的全過程進行全面的記錄，同時這些資料是項目在建設過程中所用到的最真實、最原始的信息。但是，在鐵路項目實際的建設過程中，由于項目規模較大，會涉及多個單位、多種領域，需要多種專業的資料，這些復雜的資料之間又相互銜接，在資料整理時需要理清它們的關系并在檔案中呈現出來，因此也增加了檔案管理的難度。

1.2 檔案管理所發揮的作用

與普通檔案所有不同，鐵路工程建設項目檔案所涉及的不同專業領域的資料需要采取不同的記錄保存方式[1]。由于檔案中的資料在鐵路項目建設過程中需要用到，因此就對檔案資料的實用性提出了很高的要求。鐵路工程建設中的檔案資料應當是圖紙與文字資料相互印證的，這樣在進行竣工驗收或者運營的維修保養時能夠以檔案資料提供的信息作為依據。尤其是在鐵路工程進行技術改造或者工程擴建時，就更加需要這些檔案資料進行建設項目的設計、施工等，從而保證工程的安全、可靠。由此可以看出，進行有效的檔案管理對于提高鐵路工程的施工質量、運營管理均有重要作用。

2 檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理制度不健全、人員不到位

有些建設單位在進行施工前未建立健全檔案管理的相關制度，并且對制度的落實不到位，主要表現在：①未設立專門的檔案管理機構并規定專職人員進行檔案管理；②未制定檔案進行立卷和歸檔的相應標準和要求；③缺乏相應的保存檔案資料的場所和設備等。有些施工單位在施工過程中并沒有指派收集施工資料的專職人員，同時也并未以文件的形式規定相關人員應當承擔對檔案進行全面管理的責任，這樣就形成了資料無人管理的狀態，造成檔案資料不全面、不系統、不真實。

2.2 檔案管理人員業務能力不高、人員流動性較大

有的建設單位指定的檔案管理人員缺乏相應的管理知識，對檔案資料的重要性不能正確判斷，不能辨別資料的真實性，甚至不能核實竣工圖紙與實際的施工工程是否一致，造成了管理人員在收集檔案資料時不能將有價值的信息進行有效整理，使檔案資料缺乏一定的系統性、完整性，給工程的后續工作帶來了很多阻礙[2]。有些檔案管理人員在收集資料時不能深入施工現場，對有些重要資料缺乏相應的證明，影響了檔案資料的真實性。有些單位的檔案管理工作未受到足夠的重視，特別是頻繁更換管理人員并在工作交接時未明確檔案管理的責任及權限，使得很多檔案資料未進行有效保存，影響了整體檔案的系統性。

2.3 施工單位對檔案管理工作不重視

進行項目建設時施工單位一般比較重視施工過程，而經常會忽視檔案管理工作的重要性。人員的不重視導致施工進度與檔案資料的歸檔缺乏有效的銜接，有時還是在項目完工后再對相關資金進行補充，這樣就造成所歸納的檔案資料并不是第一手的真實情況，失去了其真實性。

3 加強和規范鐵路建設項目檔案管理的措施

3.1 建立健全檔案管理制度

為了確保鐵路建設項目的檔案管理工作有效進行，應當在施工的各階段在檔案資料的收集與整理工作和施工進度保持一致，使檔案資料真實、完整、系統。建設單位應當在合同中對各單位的檔案管理工作進行明確規定，確保檔案資料的全面并有效銜接，同時還應當對檔案管理的質量進行考核，考核結果直接與各單位的經濟利益掛鉤，相互制約推動檔案管理工作的有序進行。各參建單位需要按照合同中的相關要求完善檔案管理制度，設定獨立的檔案管理機構并有專職人員進行管理，單位的主要負責人對該項工作進行監督管理，將檔案管理工作納入考核體系（圖1）。同時，監理單位還應當對檔案資料的真實性、系統性進行有效監管。

圖1 檔案接收的一般流程

3.2 檔案管理規范化

鐵路項目建設過程中的檔案資料應當全面收集，這是確保檔案資料高質量管理的前提。由于鐵路工程項目是一個規模龐大的系統性項目，涉及的每個施工階段都會產生大量的文件資料、圖紙等，也導致了檔案管理工作的煩瑣、復雜，因此就需要檔案管理人員極具責任感和較高的業務技能，對資料進行細致、有序的整理，并根據資料的屬性進行歸檔，確保檔案資料的系統完整。

鐵路工程項目檔案工作應當進行規范化的收集、整理，所需要收集的資料有：①項目的勘察設計文件、對施工技術有價值的建議、文件；②相關的招標文件、設計方案、施工方案以及監理文件等；③重要技術、質量、安全等相關證明文件，事故報告、整改措施以及評價驗收資料；④工程施工中的各項批復性文件、質量評定表、工程數量匯總記錄；⑤設計、技術變更記錄；鐵路線路的設計、施工中相關的圖紙；⑥采用新技術施工的相關技術資料；其他對鐵路項目竣工驗收、維修保養過有價值的資料等。

所收集的資料應當具有一定的銜接性，資料之間可以相互印證。然后將收集的資料根據其內容、施工環節等進行保存：技術性文件則按照制度、施工記錄、評定以及相關證明的順序進行歸檔；竣工圖根據施工里程、專業以及圖紙編號進行排列，同時在案卷目錄中準確記錄。

在對竣工圖進行編制歸檔時，其中圖紙的質量以及竣工表的編制水平會直接關系到項目最后的驗收工作，因此需要重視圖表的編制。在當前的項目施工中，大多數情況是邊設計邊施工，因此也造成了圖紙資料的收集遠遠滯后于項目實際的施工進度。為了確保施工及時用圖的需求，檔案管理人員以及相關的設計、技術人員應當在接收到圖紙的當天及時進行登記、分類并歸檔，同時發送至相應的施工單位。

3.3 進一步提高檔案管理人員素質

鐵路項目具有線路長、站點多而且技術復雜的特點，在建設中會涉及多個專業領域，因此需要相關的檔案管理人員不僅懂得檔案管理的標準，還應當具備一定的工程技術知識。另外，還需要管理人員進入施工現場進行資料的收集、核對[3]。因此需要加強對檔案管理人員的技能培訓，不斷提升業務水平，在面對資料時能夠快速準確判斷是否有保存的價值、應當如何保存等，還可以確保他們能夠全面收集真實的施工資料，在資料管理時確保資料的系統性完整。通過培訓還可以將檔案管理人員打造為集技術、檔案管理與于一體的綜合性人才。另外，檔案管理人員自身也應當提高學習意識，轉變工作思路，深入施工現場全面收集第一手的真實資料，并做好資料保存的記錄、移交等手續，不斷提升檔案資料的管理質量。

3.4 加強項目檔案驗收

項目驗收時應當遵循嚴格的標準，對檔案資料的完成性、系統性進行審核，尤其是對前期圖文資料、隱蔽性工程的相關信息以及竣工圖紙等進行更加細致的檢查，如果檔案質量不合格應當限期整改，對于復查仍不合格的情況不予通過驗收，并且無法結算工程尾款。

4 結束語

鐵路工程項目對于國家交通有著重要的作用，因此應當加強對檔案資料的管理。首先要確保參建單位的領導重視該項工作，從制度、人員、考核等方面加強檔案資料的管理。另外還要加強對檔案管理人員的技能培訓，提升他們的業務水平，使管理工作系統、有序地進行，從而確保鐵路工程項目施工過程中的檔案質量。