公路工程檔案資料管理現(xiàn)狀及信息化管理創(chuàng)新的思路探討

林雪飛

臺州天宏工程管理有限公司 浙江臺州 317200

隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展，公路建設(shè)的數(shù)量也越來越多，而建設(shè)部門對工程施工的質(zhì)量要求也更加嚴格，同時對公路工程施工技術(shù)資料的整理和收集工作要求也不斷提高。對于公路工程現(xiàn)場的工程技術(shù)資料管理人員來說，只有意識到工程資料編制整理工作的重要意義，并真正具備相關(guān)的專業(yè)技術(shù)，才能做好資料的整理分類工作，使公路工程資料科學地分類歸檔。

1 公路工程檔案管理工作的重要性

接觸到杭紹臺高速公路工程建設(shè)以來深刻意識到一個公路工程所涉及到的施工方面問題只有細致地記錄和保存施工活動的相關(guān)內(nèi)容，才能保證項目工程順利、有序開展。面對如此多復(fù)雜的施工程序、施工技術(shù)實施，以及變更項目資料所產(chǎn)生海量的數(shù)據(jù)資料，這些資料不僅可以直接體現(xiàn)活動的開展情況，而且可以為質(zhì)量管控提供數(shù)據(jù)支持。只有建立科學、完善的管理制度，將檔案管理工作落到實處，才能真正提高企業(yè)內(nèi)部管理控制的水平。目前，國家針對公路施工檔案管理工作已經(jīng)提出了相關(guān)要求，在開展工程建設(shè)施工的過程中，必須嚴格做好檔案資料管理工作，否則可以認定為工程不合格。相關(guān)規(guī)范的提出和實施極大程度地提高了企業(yè)檔案管理工作的嚴謹性和科學性。項目只有通過規(guī)范化、標準化、合理化的施工才能達到相應(yīng)的質(zhì)量控制標準，通過檔案資料對工程施工過程進行記錄，可以為后續(xù)的質(zhì)量控制工作奠定基礎(chǔ)。作為原始的施工資料，工程檔案資料包含了項目的全部信息，不僅可以為實際施工提供指導，而且可以為后續(xù)檢修工作提供依據(jù)。

2 公路工程檔案資料管理中的問題分析

2.1 公路工程檔案資料管理重視度問題

需要注意的是，公路工程檔案資料管理屬于工程建設(shè)工作的重點，直接關(guān)系到企業(yè)的整體發(fā)展狀況。當前，中國較多相關(guān)企業(yè)部門對工程檔案資料管理提出了明確要求，在一定程度上獲得了成效。然而，聯(lián)系具體發(fā)展情況來看仍有較大進步空間，究其原因，與對檔案資料管理工作不夠重視有關(guān)，缺少相關(guān)的管理標準，所以無法充分發(fā)揮出各項資源的應(yīng)用價值，比如人力資源、物力資源、財力資源等，限制公路工程建設(shè)的發(fā)展。

2.2 檔案管理制度不合理

公路工程項目檔案是公路建設(shè)的重要組成部分，在開展工程項目檔案管理工作前，需要制定科學合理的管理制度。許多工程檔案缺漏都是由于沒有科學的管理制度造成，不合理的管理制度難以對接工程的正常施工過程，甚至會導致竣工驗收工作難以進行，也給后期公路預(yù)防性養(yǎng)護工作和公路修復(fù)工作帶來極大的影響。目前，許多檔案管理制度由于不完善，在實際操作過程中，檔案管理人員對工程施工進程難以把握，整體認知不足，造成檔案管理不全面等問題。

2.3 行業(yè)標準不統(tǒng)一

在公路工程施工建設(shè)之中，不同的公路建設(shè)項目對于內(nèi)業(yè)資料的管理并不一致，由于目前在我國的道路交通工程的相關(guān)行業(yè)規(guī)范之中，并沒有對公路工程建設(shè)施工過程之中的內(nèi)業(yè)資料整理水平進行明確的規(guī)定，這就造成了不同的內(nèi)業(yè)資料負責人和不同的施工監(jiān)理單位管理之下的內(nèi)業(yè)資料水平參差不齊。在標準不統(tǒng)一的情況之下，出現(xiàn)最多也是最為明顯的內(nèi)業(yè)資料管理水平低下的表現(xiàn)是，內(nèi)業(yè)資料表格的填寫方法和填寫標準的差異化，在不同的公路工程施工過程中，表格形式千差萬別，甚至對于同一公路工程建設(shè)中的不同標段，也存在著一定的書寫差異。即公路工程建設(shè)中內(nèi)業(yè)資料管理標準的不一致，一定程度上導致了當前內(nèi)業(yè)資料管理水平混亂。

3 公路工程檔案資料信息化管理措施

3.1 加大宣傳，提高意識

檔案管理工作最終都是由人完成的，人才是檔案管理工作中最為重要的執(zhí)行者，檔案的收集、整理以及形成等各個環(huán)節(jié)都需要人的參與。而只有“人人都參與”的工作氛圍才能推動企業(yè)檔案管理工作良性發(fā)展。在工程項目的準備階段應(yīng)該明確檔案管理工作的負責人，并且將工程文件資料的收集、整理、管理工作納入到項目正常管理工作的過程中去，明確相關(guān)工作人員的崗位職責，保證檔案管理工作和項目建設(shè)工作同時進行，將檔案管理工作貫穿到項目工程建設(shè)的始末。同時，在企業(yè)內(nèi)部加大宣傳教育的力度，保證所有的工作人員都掌握檔案資料的日常知識和檔案法律法規(guī)內(nèi)容，避免工程竣工后發(fā)生資料不完整、不準確的現(xiàn)象。

3.2 加強對公路工程檔案資料管理的重視，構(gòu)建檔案資料管理系統(tǒng)

公路工程檔案管理的宗旨為信息化管理，需合理使用新型技術(shù)，如計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以此有效消除以往處理方法中的弊端。要求企業(yè)管理人員提高管理意識，聯(lián)系檔案資料管理狀況構(gòu)建相應(yīng)的信息化管理部門，設(shè)置專業(yè)管理人員，并且編制相應(yīng)的檔案資料管理機制，將工程進度方案、現(xiàn)場資料、資料檢查等工作有機集合起來，使工程檔案資料管理工作更加科學、合理。如此一來，可為形成“現(xiàn)場資料+審批+填報”等為一體的信息化系統(tǒng)打下良好基礎(chǔ)。同時，應(yīng)有效地運用技術(shù)方法將工程檔案資料導入編制系統(tǒng)，以便于在發(fā)現(xiàn)問題后立即做出相應(yīng)的調(diào)整，減少竣工驗收期間檔案資料工作量。按要求進行工程公路檔案資料審查、審批，同時對公路工程建設(shè)階段的相關(guān)數(shù)據(jù)信息加以統(tǒng)計、分析處理，確保工程檔案資料保持完整和真實。此外，應(yīng)加強對公路工程檔案資料管理工作的重視，做好檔案資料信息管理系統(tǒng)保護工作，合理設(shè)置防火墻及操作權(quán)限，定期對信息系統(tǒng)加以檢查、維護，進而在第一時間明確問題，并采取相應(yīng)的對策處理問題[1]。

3.3 實現(xiàn)檔案管理的信息化，使檔案管理更具科學性

信息技術(shù)的快速發(fā)展，在各行各業(yè)中都有了良好的應(yīng)用，公路工程項目檔案管理也不例外，信息化、計算機技術(shù)的應(yīng)用可以給檔案管理工作帶來極大地便利，減少了工作管理人員在傳統(tǒng)檔案管理工作中的許多步驟，使動態(tài)化的檔案管理工作更方便，大大節(jié)省了人力、物力，財力，大幅度提高了工作效率。按照檔案管理體系的指標進行收集和整理，實現(xiàn)檔案標準化管理。促進檔案管理信息化，提高檔案管理的科學性，項目檔案管理應(yīng)高度重視信息化工作，注重將建設(shè)期間的項目建設(shè)管理信息化與檔案信息化有機結(jié)合起來，運用到實處，率先部署工程質(zhì)量管理信息系統(tǒng)，建立檔案人員組織機構(gòu)，為工程質(zhì)量管理提供實時監(jiān)控手段，提高檔案管理手段的科學性。在竣工文件編制階段，工程質(zhì)量管理信息系統(tǒng)中各種數(shù)據(jù)通過后臺導入公路工程項目竣工文檔管理系統(tǒng)中，形成電子文檔，以解決檔案信息在建設(shè)期紙質(zhì)資源浪費與不便利用的問題[2]。

3.4 保證資料數(shù)據(jù)的準確性

施工材料數(shù)據(jù)的準確性決定著工程建設(shè)質(zhì)量的好與壞，錯誤的信息往往會錯誤地引導公路工人進行相關(guān)工作，使他們采取錯誤的行動，一旦出現(xiàn)有假造的施工信息，可能從某種程度上導致工程質(zhì)量降低以及事故發(fā)生。相關(guān)的質(zhì)量評價應(yīng)該根據(jù)行業(yè)要求調(diào)整，而建設(shè)文件應(yīng)該用標準語言來制定，也就是說，在現(xiàn)代社會道路建設(shè)項目中，必須改變過去的錯誤觀念。如果將來發(fā)生一些問題，所有在工程中記錄的信息都是證據(jù)，工程師在輸入資料文件時必須保證其真實性和準確性[3]。

3.5 借助新技術(shù)，創(chuàng)新管理

首先，企業(yè)的管理者必須正視現(xiàn)代技術(shù)在施工技術(shù)資料管理中的作用，并且積極將信息化管理思想、模式以及方法引入到本企業(yè)檔案信息管理工作中來，加大投資力度，建立完善的電子文件資料庫，提高檔案管理工作的信息化和標準化水平。從工程立項到工程竣工，每一個環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生相應(yīng)的工程檔案資料，傳統(tǒng)模式下檔案資料的收集和整理由不同的單位或者部門負責完成，這種模式效率較低，而通過建設(shè)數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)平臺，提高檔案資料的共享度，不僅可以釋放勞動力，而且提高了檔案資料的管理效率。在建設(shè)信息平臺時注意將檔案管理信息系統(tǒng)作為中心，完善檔案數(shù)據(jù)管理庫，保證更好地完成檔案資料的收集、歸檔和整理，建立信息查詢連接，實現(xiàn)檔案信息的動態(tài)化管理過程，提高檔案信息服務(wù)的有效性和高效性[4]。

4 結(jié)語

將信息化技術(shù)應(yīng)用于公路工程中，可為工程檔案資料管理工作奠定基礎(chǔ)，所以企業(yè)方面應(yīng)明確該項工作中存在的不足，然后合理應(yīng)用并發(fā)揮出信息化管理的最大作用，防止發(fā)生人力、物力、財力資源發(fā)生浪費情況，實現(xiàn)公路工程檔案資料信息化管理創(chuàng)新的目的。