在跨行業集團化企業實施ERP項目淺談

本次實施的ERP企業是包含一個總部和三個項目公司的小型集團化的企業，企業涵蓋煤炭、火電、水電的等行業，在多企業、多項目的情況下通過一套ERP系統，實現對四家獨立法人企業、三個項目企業的統一管理。

系統涵蓋人力資源管理、財務管理、物資管理、安全管理、全面預算管理、工作計劃考核與管理、資金管理及費用管理、燃料管理、生產管理等業務模塊。人力資源管理涵蓋了組織機構、員工信息、考勤、薪酬管理、績效管理、培訓管理、員工招聘、規章制度等管理內容。財務管理涵蓋了總賬、固定資產、會計核算、發票、應付、應收、財務報表等管理內容。物資管理涵蓋了物資計劃、詢價、采購、合同管理、入庫、領用、結算、付款、供應商等管理過程。安全管理涵蓋了安全檢查、安全計劃、培訓、安全獎勵與懲罰、安全事故統計、安全器材等管理內容。全面預算管理涵蓋了預算的編制、審核、下發、控制等內容，與物資管理、人力資源管理、生產管理相銜接，做到事前控制，事中管理，事后核對的有效管理手段。工作計劃考核與管理主要涵蓋年度工作、月度工作，對工作的過程控制實現實時管理，做到重點工作有人管理、對接、處理。資金管理及費用管理主要涵蓋財務對資金的借貸審批、費用報銷的審批和管理。燃料管理主要涵蓋入廠煤稱重、化驗、消耗的過程管理。生產管理涵蓋設備管理、缺陷管理、運行管理、定期管理、日志管理、工作票、操作票等管理內容。

企業ERP項目實施按照信息化實施方法論，根據信息化建設的步驟，即需求調研及確認、系統設計、系統開發、內部測試、上線試運行、上線運行、系統驗收等階段過程，完成各階段任務和文檔。ERP項目管理從以下幾個方面進行：按照項目進度計劃實施。項目進度計劃是信息化成功的有力保證，明確項目過程每個階段和工作內容，ERP實施工作按照進度計劃執行。組織保障，建立項目組織和人員，項目組通過人員分工，業務模塊由項目組業務人員負責，信息人員負責權限、流程、軟件翻譯、系統搭建等工作，有序的推進項目實施工作。項目周例會制度，每周定期召開項目周例會，匯總項目實施過程中的問題，明確下周的工作計劃。項目例會制度是對項目進行控制的有效手段，保證項目按照實施計劃執行，同時掌握影響進度的原因，及時解決問題。項目過程文檔控制，按照項目過程管理要求，形成各階段文檔，主要過程文檔《企業ERP系統需求文檔》、《企業ERP系統開發文檔》、《企業ERP系統測試報告》、《企業ERP系統用戶手冊》。一把手工程，ERP項目是一把手工程，企業的最高領導者的管理思路和工作要求需要明確，通過召開不同階段的審核會、定期的匯報等方式了解一把手對管理的要求，從而實現項目的真正實施，并取得良好的應用效果。

本次實施的ERP特點。實現多企業信息化管理，在多企業、多項目的情況下通過一套信息化管理系統，實現對目前四家獨立法人企業、三個項目企業的統一管理，并根據不同的業務實現企業、職能部門、項目的多級管理。扁平化管理，企業多行業、多項目的小型集團化管理模式在ERP的固化中無法匯總審批的問題，確定解決方案，項目企業業務流程審批延伸至總部，實現扁平化管理，業務層、管理層、決策層的直接對接。通過ERP固化企業管理流程制度，固化總部、項目企業業務流程，實現業務流程審批的標準化，滿足企業內控管理要求。統一物資編碼，從源頭抓物資分類，明細物資編碼，總部與項目企業統一物資編碼，提取各企業共性物資統一編碼，屬各企業生產類物資按照編碼規則執行，建立了5級13位的編碼體系。龐大的基礎數據梳理，梳理業務基礎數據。實時庫存管理，通過ERP系統，實時查看當前庫存，提高需求計劃提報的準確性，通過安全庫存功能，實現庫存及時補庫。

業務系統集成化，有效降低管理費用，降低庫存，提高資金利用率及控制經營風險；減少壞賬、呆賬金額等；降低備件庫存及備件成本。業務流程規范化、電子化、標準化，對企業現有流程進行固化、優化，使其更規范、更有效，改善管理效率。管理更有序，促進制度的執行，提高設備的利用率和可靠性指標，控制維護及維修費用，延長設備的生命周期，提高采購效率，更有效地配置生產設備、人員及其他資源，提高從物資計劃、采購、驗收、結算、付款、保管到領用的綜合管理水平。

流暢性,確保整個業務操作的流暢性。有效性,針對重要業務環節設置預警等內部控制，預算控制,提報計劃時，選擇預算科目后自動引出發生前金額，可避免出現無預算和超預算計劃提報情況的出現。定標控制,定標審批界面增加超預算金額及比例紅色預警欄，預警的同時可以正確選擇對應的審批流；結算、付款控制，合同簽訂金額≧入庫金額≧發票匹配金額≧結算金額≧付款金額。銜接度,物資模塊與財務模塊的業務流程銜接。標準化，各業務環節操作界面的完整性、字段翻譯正確性、字段排列的合規性。實操性，根據項目分類（物資類、非物資類）、合同分類（合同類、非合同類、代儲代銷協議類、合同變更）、付款分類（預付款、進度款、質保金）不同情況，分別在合同接受/入庫、出庫、結算、付款等環節均做了不同的操作方式。

實施過程中的問題及解決辦法。系統用戶數有限，權限職責不明細，ERP合同有110用戶數，因企業業務和人員在總部和三個項目企業內分配，用戶數量分配不夠，部分工作采用公用賬號，影響ERP系統內業務運行效果，系統權限和責任不明細。在實際工作中，流程環節需要實現人員實名制，如：火電廠生產管理的工作票、操作票、動火票等內容，雖已通過系統開發實現了實名制，但手動選擇，無法保證是實際工作人員。根據實際需要，進行半自動化流程模式，增加手簽環節。系統匯總功能薄弱，業務審批數量增大，ERP系統無法實現匯總功能，雖然通過扁平化管理方式，實現了企業制度和流程的固化，但需要審批的業務數量增大。集中表現在物資采購計劃和人資薪酬、績效審批環節，雖然物資采購計劃按照歸口部門進行填報，但按照物資分類：生產類、辦公后勤類、勞保類、安全類，進行按類審批。時間緊，任務重，系統要持續優化。項目組人員雖然是各業務的精英，熟悉業務流程，但對企業的管控思路和重點不清晰，需要和企業領導、部門領導請示，需要過程。項目組人員處于半脫產狀態，原部門工作需要兼顧。針對用戶培訓時，項目組人員是全體培訓員，業務人員加強軟件功能設置方面操作，信息人員加強業務流程方面操作，形成項目組人人都是培訓員，從而在企業形成以點帶面，以面帶全局的培訓層次。

針對企業管理特點，形成與企業匹配的ERP系統管理，是ERP成功實施的前提。在ERP系統功能方面，充分體現總部和項目企業管理一體化的要求，總部和項目企業的業務、流程體系，既滿足項目企業內部管理的需要，同時滿足總部對項目企業垂直管理的需要。針對企業特點，ERP各業務模塊實現扁平化管理的要求，項目企業的業務流程審批應延伸至總部，實現業務層、管理層、決策層的直接對接，確保過程可查可控。在進行ERP項目在建設時，要充分征詢相關部門和項目企業管理要求和意見，融合管理中的共性，形成合理內容，從而形成ERP業務需求方案。只有通過這種方式，ERP系統才能滿足、適合企業管理要求。

ERP是現代企業管理的靈魂，是優化企業整體管理的重要手段，是企業信息化建設的重要組成。要站在企業發展全局的高度，將企業已成熟的業務、管理體系和制度建設，通過ERP系統的建設進一步固化，形成管理嚴謹、系統化和剛性的管理體系，適應企業發展要求，滿足企業管理需要。通過ERP系統，將企業的人力流、資金流、物流、信息流形成有機整體，有效提高管理要求；通過ERP系統，將企業已成熟的管理體系和制度流程進行流程化、表單化、信息化，有效提升企業制度剛性。

與此同時，要充分認識到EPR系統建設是一個長期的過程，不可能一蹴而就，要結合企業發展實際，分批逐步實施，確保實施一批、見效一批。ERP系統需要不斷優化，持續改進，即使系統的上線試運行后，重點是結合實際使用情況對系統進行不斷完善，逐步達到企業管理要求。