淺談個(gè)人檔案的重要性

文/王淼，牡丹江新聞傳媒集團(tuán)

檔案是直接形成的歷史紀(jì)錄。“直接形成”說(shuō)明檔案繼承了文件的原始性，“歷史紀(jì)錄”說(shuō)明檔案在繼承文件原始性的同時(shí)，也繼承了文件的記錄性，是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。正因?yàn)闄n案繼承了文件原始記錄性，具有歷史再現(xiàn)性，所以檔案才具有憑證價(jià)值的重要屬性，并以此區(qū)別于圖書情報(bào)資料和文物。

檔案的形式多種多樣。檔案的形式包括載體、制作手段、表現(xiàn)方式等。從載體來(lái)看，有甲骨、金石、縑帛、簡(jiǎn)冊(cè)、紙質(zhì)、膠磁等；從制作手段來(lái)看，有刀刻、筆寫、印刷、復(fù)制、攝影、錄音、攝像等；從表現(xiàn)方式來(lái)看，有文字、圖表、聲像等。

檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識(shí)性、信息性、政治性、文化性、社會(huì)性、教育性、價(jià)值性等特點(diǎn)，其中歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性，其他特點(diǎn)為其一般屬性。因此，可將檔案的定義簡(jiǎn)要地表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。但是個(gè)人檔案也同樣重要。可以說(shuō)每個(gè)人都在以自己的實(shí)踐活動(dòng)譜寫著自己的歷史，同時(shí)將其轉(zhuǎn)化為文字在檔案中不斷補(bǔ)充、不斷添入新內(nèi)容。所以說(shuō)人事檔案將伴隨每個(gè)人的一生并發(fā)揮著重要的作用。

個(gè)人檔案是一個(gè)人一生生命軌跡的縮寫，是用人單位了解一個(gè)人情況的非常重要的資料，也是一個(gè)人政治生涯中的重要組成部分，絕不可小看和忽視。一個(gè)人只要需要工作、需要生活，就離不開與社會(huì)上一些單位、一些部門打交道，建立起個(gè)人檔案既是工作的需要，也是社會(huì)的需要，更是一個(gè)人在社會(huì)上工作和生活的需要，這是單位或企業(yè)了解一個(gè)人的重要手段。沒有檔案的人當(dāng)然就不便于單位或企業(yè)了解你，對(duì)個(gè)人是肯定不利的。存放和保管好當(dāng)然是一個(gè)重要環(huán)節(jié)。至于怎樣保管、在哪里保管？一般應(yīng)在縣(市)團(tuán)級(jí)及以上的人事檔案管理部門，這主要是指國(guó)家行政或事業(yè)單位的在冊(cè)人員等；對(duì)于廣大的農(nóng)村人口一般應(yīng)有鄉(xiāng)鎮(zhèn)戶籍管理部門；對(duì)于企業(yè)單位另有規(guī)定，一般應(yīng)在他的所屬上級(jí)行管單位。對(duì)于大量的流動(dòng)人口則另有規(guī)定。

2016年1月，中央組織部通報(bào)稱，在省管干部檔案專項(xiàng)審核中，420人因檔案造假受到組織處理或紀(jì)律處分，186人因檔案問(wèn)題被記錄在案，未查清前不得提拔或重用。造假主要有以下三個(gè)特點(diǎn)：

（1）年齡、學(xué)歷、經(jīng)歷是“重災(zāi)區(qū)”。

（2）多人協(xié)作，團(tuán)伙作案。

（3）履歷造假往往伴隨其他違紀(jì)違法行為。

一位長(zhǎng)期從事組織工作的干部說(shuō)，檔案造假會(huì)牽涉到很多部門，如年齡、戶籍等歸公安部門管，學(xué)歷歸教育部門管，而檔案只是前面這些部門工作的最后痕跡。因此，一份處處造假的檔案背后可能是多個(gè)部門管理、把關(guān)的問(wèn)題。“特別是過(guò)去對(duì)檔案管理很松散，隨便找個(gè)熟人就能把出生日期、民族都改了。”

真正能證明個(gè)人學(xué)習(xí)經(jīng)歷的就是檔案。檔案里面有一個(gè)人各個(gè)時(shí)期的學(xué)籍卡、成績(jī)單、各方面的評(píng)語(yǔ)、獲獎(jiǎng)證明、還有黨團(tuán)材料。而且這些材料都是原始材料，不可復(fù)制。沒有檔案，有許多人生大事的辦理都會(huì)較麻煩甚至辦不了，下面是一些沒有檔案無(wú)法辦理的事情：

1 養(yǎng)老金的無(wú)法領(lǐng)

辦理養(yǎng)老金領(lǐng)取的時(shí)候，要經(jīng)過(guò)檔案的審核，工齡、工資、待遇、職務(wù)、社保受保時(shí)間等都是以個(gè)人檔案的記錄為依據(jù)的。如退休時(shí)需要依據(jù)檔案認(rèn)定個(gè)人出生時(shí)間，從而確定退休時(shí)間；需要確定個(gè)人參加工作時(shí)間，從而確定開始繳費(fèi)或視同繳費(fèi)的時(shí)間，以計(jì)算養(yǎng)老金金額，等一系列有關(guān)事項(xiàng)。除了養(yǎng)老金外，其他社會(huì)保險(xiǎn)，如領(lǐng)取失業(yè)金等，也與個(gè)人檔案相關(guān)。

在工作中，經(jīng)常會(huì)碰到因個(gè)人檔案管理不當(dāng)，無(wú)法順利地辦理領(lǐng)取養(yǎng)老金的事情，所以，未雨綢繆，大學(xué)畢業(yè)后，無(wú)論工作的情況如何，要先把個(gè)人檔案的事情處理好。

2 檔案影響轉(zhuǎn)正定級(jí)和計(jì)算工齡，從而影響?zhàn)B老金的數(shù)額

有很多畢業(yè)生找到工作后，沒有及時(shí)辦理參加工作的有關(guān)手續(xù)，幾年后仍是學(xué)生身份，從而影響轉(zhuǎn)正定級(jí)和工齡及退休金的計(jì)算。

3 影響評(píng)職稱和工作調(diào)動(dòng)

大學(xué)畢業(yè)后，學(xué)生檔案需要經(jīng)過(guò)轉(zhuǎn)正定級(jí)后，才能成為干部檔案，才能正常調(diào)動(dòng)，才能在未來(lái)領(lǐng)取養(yǎng)老金，等等，未辦這個(gè)手續(xù)，無(wú)法評(píng)職稱，無(wú)法調(diào)動(dòng)，這時(shí)，既使有了當(dāng)公務(wù)員或進(jìn)入事業(yè)單位、國(guó)企的機(jī)會(huì)，也無(wú)法辦理相關(guān)手續(xù)。

4 考研、考公務(wù)員、出國(guó)、升學(xué)、結(jié)婚、生育等相關(guān)證明的辦理

考研、考公務(wù)員、出國(guó)、升學(xué)、結(jié)婚、生育等，這些事情都需要政府所屬人才市場(chǎng)開具相關(guān)證明，沒有檔案無(wú)法辦理這些證明。

5 導(dǎo)致干部身份丟失

雖然國(guó)家的發(fā)展趨勢(shì)是取消干部與工人的身份區(qū)別，國(guó)家的相關(guān)政府部門：勞動(dòng)部（管工人的）和人事部（管干部的）也已經(jīng)合并，但目前大學(xué)畢業(yè)就有的干部身份還是會(huì)在當(dāng)公務(wù)員、進(jìn)事業(yè)單位及戶口遷入北京、上海等大中型城市時(shí)，起到作用。

也許檔案管理制度存在很多的不合理，把檔案存放在人才也需要不少的費(fèi)用，用棄檔來(lái)作為對(duì)這一制度的反對(duì)也有合理的一面，但在畢業(yè)時(shí)花些時(shí)間，把這件事情處理好，會(huì)減少許多以后不必要的麻煩。

人事檔案是我國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。高校學(xué)生檔案則是國(guó)家人事檔案的組成部分，是大學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄，是大學(xué)生就業(yè)及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)。目前出境、計(jì)算工齡、工作流動(dòng)、考研、考公務(wù)員、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理各種社會(huì)保險(xiǎn)以及升學(xué)等都需要個(gè)人檔案，特別是在國(guó)有企業(yè)、事業(yè)單位，人事檔案相當(dāng)重要。有些畢業(yè)生工作幾年后忽然發(fā)現(xiàn)自己無(wú)法按期轉(zhuǎn)正定級(jí)、申請(qǐng)職稱，在辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)手續(xù)時(shí)也遇到麻煩，經(jīng)咨詢才知道是因?yàn)樽约捍髮W(xué)畢業(yè)時(shí)疏忽了檔案的存放問(wèn)題，追悔莫及。