服務財務管理

基礎(chǔ)要點

1.提供與產(chǎn)品和服務相關(guān)的預算，成本計算和會計活動的可視性。

2.與組織的投資組合管理、項目管理和關(guān)系管理的政策和實踐保持一致。

3.預測和控制組織內(nèi)資金收入和支出活動。

4.需要對前期預測與實際的成本和支出進行對比、比較。

5.向服務使用者發(fā)送提供服務的發(fā)票。

解讀

在成本核算上，作為IT服務的提供方和IT項目的參與者，我們應當持續(xù)與財務、行政、以及其他部門合作，羅列出IT系統(tǒng)的軟/硬件資產(chǎn)價值清單，以及為保證IT 環(huán)境日常運轉(zhuǎn)所涉及到的各種服務的費用開支清單等。

通過清點，我們可以了解IT 部門在創(chuàng)造其服務價值的同時，所承擔的成本。我們常見的成本分類有如下幾種：

1.資本支出：是指固定資產(chǎn)的購置或改良成本。例如：我們淘汰舊的塔式或機架服務器，改用滿足虛擬化需求的刀片服務器；對于用戶電腦的操作系統(tǒng)及各種應用軟件的升級或購置。

2.營運支出：是指維持IT 系統(tǒng)環(huán)境運轉(zhuǎn)所需的開支。例如：機房里的24小時空調(diào)、供電、消防設施的開銷；租用云端服務的費用。

3.固定成本：是即使未產(chǎn)生任何業(yè)務收益，也要防止服務中斷所投入的資金。例如：硬件設備的維護與保養(yǎng)；軟件技術(shù)支持與必要更新所涉及的款項。

4.變動成本：是隨著資源的使用狀況而成比例變化的費用。例如：企業(yè)外包的呼叫服務中心，那么當新業(yè)務的上線導致其熱線電話資源使用頻率上升時，企業(yè)和其相關(guān)部門所分攤到的成本也相應的會提高。

合理的成本核算還能幫助我們厘清收支關(guān)系。即：

5.“收”是指：IT部門向內(nèi)部其他部門轉(zhuǎn)嫁核算出來的部分成本，以實現(xiàn)成本回收。

6.“支”是指：IT管理層協(xié)同財務部門，及時向外支付所有涉及到IT服務的費用，以保證企業(yè)獲取到不間斷的第三方支持。

可見，通過收支管理，企業(yè)管理層能夠獲知IT服務花費的合理性，并及時掌握盈虧。

一般而言，與IT相關(guān)的預算編制應該發(fā)生在各個部門已經(jīng)確立了次年的業(yè)務目標和企業(yè)的整體發(fā)展與投資方向之后。只有明確了這些，IT部門才能分析和跟蹤其對應領(lǐng)域的技術(shù)和產(chǎn)品，并且通過借鑒行業(yè)內(nèi)其他企業(yè)的技術(shù)落地經(jīng)驗，制定出切合本企業(yè)實際的預算。同時，IT部門應當與業(yè)務部門，以及財務部門之間進行順暢的溝通，避免出現(xiàn)閉門造車、紙上談兵的現(xiàn)象。

實務

1.我們企業(yè)的IT部門為了擺脫“燒錢”的形象，通過與其他部門和管理層的討論，根據(jù)如下分攤依據(jù)進行了合理、清晰的年度成本核算 ：

①對于直接被用戶使用的硬件成本，按照用戶數(shù)、或節(jié)點數(shù)量進行分攤。

②對于軟件成本，按照使用的部門、分配的許可證數(shù)量進行分攤。

③對于網(wǎng)絡連接設備和技術(shù)支持的成本，由于缺乏參考計算的標準，可按人數(shù)比例與規(guī)模，分攤到各個部門或分支機構(gòu)。

2.根據(jù)上述分攤原則，以及參考前面提到過的CMDB，我們制定了相應的成本映射表。IT部門通過不斷新增開銷記錄、并動態(tài)調(diào)整成本項，方便地實現(xiàn)了統(tǒng)計跟蹤，且能夠與預算進行及時比較。

而在具體編制預算時，我們并非簡單地翻版上一年度的預算，而是通過考慮當前整體環(huán)境對于企業(yè)動態(tài)發(fā)展的要求，從“需要的服務”而不是“現(xiàn)有的功能”等角度來考慮各項預算條目。

同時，IT部門也會參照本年度的實際開銷，通過對內(nèi)、外部變化因素的合理評估，并參照各種調(diào)價方案，從而修訂新的年度預算。

另外，此類預算編制也能夠為IT決策提供合理的參考依據(jù)。