新冠疫情下的采購工作應對策略

毛硯杰（中國中材國際工程股份有限公司（南京），江蘇 南京 211100）

0 前言

隨著市場競爭越來越劇烈，加之2020年初突如其來的新冠疫情給不同行業的企業發展均帶來了前所未有的危機和挑戰。在這一歷史性的特殊時刻，企業如何度過難關，并從中找到機會，為今后的發展方向提前做出規劃和準備，是當下大家最關心的問題。而采購是整個企業的源頭，對企業具有重要的作用，特別是在工程建設行業，采購工作不僅關乎工程成本，更與建設周期、設備質量緊密相連，而這些都是一個優秀工程項目成敗的關鍵所在。從目前的形勢來看，傳統的采購方式、以及對供應商的管理已經不能適應未來市場的發展。本文將采購工作分為公司內部協調環節和采購與供應商的銜接兩部分，闡述疫情下采購工作的具體優化措施。

1 采購工作的基本要求

采購是指企業在一定的條件下從供應市場獲取產品或服務作為企業資源，以保證企業生產及經營活動正常開展的一項企業經營活動。簡單的說就是根據五適（適時，適地，適價，適量，適質）原則展開工作，力求做到設備的性能準確、供給及時，質優價廉。工程公司的設備采購的一般流程：工程設計-設備采購-合同執行-設備監造-設備發運-現場安裝調試。

采購部與公司各部門關系密切，涉及設計部、財務部、質量安全管理部門、現場項目部等多個部門。要想保證采購設備滿足工程項目需要，就必須要求采購人員有良好的協調能力。

2 采購部與公司其它各部門之間協調環節

2.1 加強與設計部門溝通

采購部門應根據市場變化隨時提供有關設備規格、性能、價格等最新資訊，供設計人員在設計設備參數時參考。采購部門應與設計部門經常交換資訊，盡早掌握設計部門有關設備的采購計劃，使采購部門有充裕的時間尋求供貨商來源及議價。若采購計劃的數量或規格有任何的改變，彼此均應迅速通知對方，及時調整。

設備進入采購階段，采購人員要組織供貨商、設計人員進行技術交流，準確的確認采購設備的規格、型號、性能、數量等關鍵參數。

簽訂合同后采購人員要及時把供貨商提供的設備圖紙提交給設計人員進行審查、確認，審查合格后返回給設備制造商，開始生產設備，保證采購設備性能參數準確性。

這樣，即使疫情再有反復或將來再遇到一些突發性的重大事件，我們都可以隨時隨地的開展工作。

2.2 積極與財務部門協調

每一筆訂單，從訂購到請款、付款、交貨，采購部和財務部之間都有緊密的銜接。設備采購風險評估，供貨商財務狀況核查需要財務部門的緊密配合，同時采購部門也擔任部分財務付款工作，通過兩部門之間協調與合作，按時給供貨商付款，通常能增進采購部和供貨商之間的買賣關系，促使雙方成為長期的戰略合作伙伴。

采購人員在議定價格時，要考慮付款方式以避免風險，采購部門應與財務部門在資金調度與運用、匯率與利率的價差、付款條件與額度等方面進行積極溝通協調，確保采購計劃順利進行。

財務是與資金接觸最緊密、最直接的部門，尤其在每一筆款項的支出上都需要有大量依據，在以往工作人員要拿著單據找流程上各環節的員工、領導逐一簽字，耗費時間較長，工作效率較低，如關鍵的款項被耽誤，無法及時付出甚至會影響整個項目的進度。

網上的財務流程的建立，就更加適合疫情工作的需要，不僅是合同付款流程，招標保證金的收取與退還、發票的開具等都可以通過網絡平臺完成。并且付款進度的管理、以及其他部門有財務方面的需求，也都可以從內部財務平臺走相關流程。

2.3 主動與質量安全管理部門溝通

采購人員應主動與質量安全管理部門進行溝通，了解質量安全程序規范，熟悉設備制造標準和質量要求，協助質量安全管理部門建立一套供貨商可執行的質量安全標準，使供貨商能夠提交相應的質量安全文件和檢驗試驗計劃。

在疫情下采購部要提前將最終確認的設備圖紙、質量控制文件通過內部平臺發給質檢人員，質檢人員根據接收到的要求在廠家嚴格檢查、把控，一旦發現問題，隨時上傳采購，這樣我們就可以隨時掌握設備的進度、質量的詳細情況，也免去了質檢人員不停的往返奔波，提供工作效率，降低了疫情下質檢人員被感染的風險。

2.4 緊密與現場項目部溝通、聯系

采購部門采購設備，現場項目部安裝設備，兩部門關系密切卻有各自不同的立場?，F場項目部希望設備能夠按照施工安裝進度到達現場，但設備采購、制造、運輸周期存在不統一性，很難確保設備進場完全符合現場施工進度，甚至設備會在現場造成積壓，這就要求采購部門與現場項目部做好協調工作，安排好設備到場時間?？梢杂檬謾C進行網絡視頻會議，不僅是采購與現場項目部，項目管理部、物流部、設計部都可以同時參與進來，采購部門應在采購完成時，將有關交貨時間與數量等資料通知現場，以便事先準備設備所需的存放空間;而現場項目部定期將施工進度通知采購部門，有利于采購部門安排發貨時間。

2Department of R&D,Madhavbaug Cardiac Care Clinics and Hospital,Mumbai 400603,India.

3 采購與供應商的銜接

采購與供貨商的關系是相互信任、共擔風險、共享利益的合作伙伴關系。選擇優秀的供貨商結成戰略伙伴關系對采購方而言能夠保證設備供貨周期，保證設備和零部件質量。通過與供貨商的技術溝通，可優化技術設計方案，提高設備需求準確率，可共享供貨商的技術新成果，從而保證設備質量性能的先進性。

3.1 選擇怎樣的供貨商結為合作伙伴關系

首先雙方必須都有強烈的合作愿望，同時供方還須做到質量上乘、交付如期、服務到位、價格合理、風險共擔、技術先進等條件，并且雙方必須恪守誠實守信，建立加強信息交流與共享機制。

3.2 如何選取優秀的供貨商

首先要搭建供貨商網絡平臺，建立數據庫；對每個要購買的設備，由采購部經市場調研后，公司成立一個由采購、質管、技術部門組成的供貨商評選小組；評選小組初審候選廠家后，由采購部實地調查廠家，雙方協填調查表；對各候選廠家按照以下內容逐條對照打分，并計算總分排序決定取舍，詳見如下：

（1）質量水平：質量認證體系；

（2）交貨能力：交貨的及時性；

（3）價格水平：優惠程度、消化漲價的能力；

（4）技術能力：工藝技術的先進性、后續研發能力、產品設計能力；

（5）后援服務：零星訂貨保證、配套售后服務能力;

（6）人力資源：員工素質；

（7）現有合作狀況：合同履約率、合作年限、合作融洽關系。

核準為優秀供貨商的方可采購，沒有通過的請其繼續改進，保留其未來候選資格;每年對優秀供貨商予以重新評估，不合要求的予以淘汰，從候選隊伍中再補充。各項考核達標后，邀請廠家進入公司平臺注冊。

3.3 如何管理優秀供貨商

為了保證優秀供貨商的利益和長期合作關系，可通過建立供貨商激勵機制和供貨商評價制度進行管理。對一些優質的供貨商，公司與之簽訂長期供應合作協議，在該協議中具體規定雙方的權利與義務、雙方互惠條件；對供貨商評定信用等級，根據等級實施不同的管理和優惠政策。對最高信用的供貨商，可提供設備出廠免檢、優先支付貨款、減免保證金等優惠待遇；定期或不定期地對供貨商進行評價，不合格的解除長期供應合作協議；對零部件供應企業頒發生產配套許可證。同時對重要的供貨商要派遣專職檢驗人員經常對供貨商進行質量檢查，減少對個別供貨商大戶的過分依賴，分散采購風險。

尤其是在疫情下，中、小企業成為受沖擊最嚴重的群體之一，為了避免供貨商突然中止合同，導致設備供應鏈中斷，要掌握供貨商財務動態、要求供貨商提供財務報告、資產負債表等文件、定期了解供貨商的生產狀況、實時監控運送環節。

3.4 采購與供應商工作方式的改變

將已有的供應商平臺與公司內部采購網絡進行對接，將以往的書面報價、郵件報價模式轉變為平臺報價，供應商在平臺上注冊登錄后即可通過平臺完成報價，并上傳技術附件，采購收到報價后，對商務部分進行審核，技術部分再轉發設計部門評審。

4 疫情后及未來采購工作的展望

我國自上世紀80年代改革開放以來，經濟一直快速發展，尤其是加入WTO以后，我國的制造業更是高速發展，號稱“世界工廠”。可是這次突如其來的疫情，讓各國停工停產，雖然我國疫情控制的較好，并率先復工復產，但其他國家的情況比較嚴重，產業鏈供需兩端都在遭受著不同程度的影響，對工程行業的沖擊也非常大。因此在這特殊的時刻，采購工作的方式和方向也應該作出及時的調整。

（1）工作方式的改變。在以往的工作中各部門對于比較重要的事通常采用面對面溝通，但是今后我們要加快完善網絡辦公的速度，采用網絡電話會議形式，既可降級風險，也是未來辦公的新方向。

要推廣采購平臺建設，建設集投標報價、合同簽訂、技術確認、貨款支付、發票開具等相關環節為一體的綜合采購平臺，能與供應商在平臺上進行充分互動。這樣既可以對采購的每一各環節進行監控，又可以實施統一、快捷的管理。突如其來的疫情充分將傳統采購方式的弊端暴露出來，我們要在疫情平穩時期加快網絡化采購的腳步，為將來突發狀況提前做好準備。

（2）對風險的把控。供貨商是面向全世界的，有國內的也有國外的、有大型公司也會有中小企業。在簽訂合同前，采購工作一定要細致，國外的供應商要及時了解對方國家的疫情狀況，包括該國的物流、海關及其他相關聯的行業、部門的運行情況，以及該廠家是否處于良性經營的狀態；國內的供應商，要了解對應省份和地區的疫情狀況、該廠家是否處于良性運營，在付款前要提前做出調研，在確定廠家可以充分滿足交貨要求的前提下再付款，盡可能的規避風險，并提前做好對突發狀況的處理預案。

縱觀全局，世界永遠都是不斷的向前發展的，短期的小困難無法阻止整體向前的腳步，我們要不斷的反思總結，才能為將來的發展贏得更多的機遇。