◎陸夢漪

（上海市科技成果檔案資料館 上海 200000）

隨著社會的發展，科學技術的發展已經影響到了生活的方方面面。科研檔案是科學研究過程的真實體現，對科學技術的發展起著至關重要的作用。面對信息化技術發展的新形勢，科研檔案管理工作也進入了信息化時代。但由此而來的科研檔案工作中的存在的不足也不容忽視，根據實際工作經驗，提出了一些加強科研檔案管理工作的方法。

一、科研檔案在科技工作中的作用

（一）科研檔案是科技知識積累的重要載體

科學技術研究的本質是科學探索和技術創新，就是在原本資料的基礎上去探索未知世界、獲取新知識的過程。科研檔案是科研人員在科學技術研究活動中直接產生的第一手資料，完整、真實地記錄和反映的先前科研活動的全部過程和最后成果，因此科研檔案是科研成果的載體。所以科研檔案的內容必然具有知識性，即科研獲得的知識成果。

加強科研檔案管理、不斷積聚和豐富檔案內容的過程，其實就是科技知識不斷積累的過程。可以講，沒有科研檔案及其管理、積累，就不可能留存和積累完整的在科研中獲得的寶貴的知識成果。

（二）科研檔案是科技交流的重要資源

科技是人類進步的階梯。馬克思和恩格斯曾經指出：“發明，在往后的發展中是否會失傳，取決于交往拓展的情況。”這句話精辟地論述了科技交流在人類發展歷史上的意義。科技研究的意義在于成果推廣，而科技成果推廣的過程就是科技交流的過程。沒有科技交流，科技成果就會束之高閣，也失去科研工作的意義。因此，科技交流離不開科研檔案，科研檔案蘊藏著最完整、準確的科研信息，成為科技交流所需信息的源泉。在信息化時代，電子檔案的信息更加可靠，查閱速度更快；通過查閱電子科研檔案，人們能快速準確獲得科技信息、交流科技信息，完成科技成果的推廣應用。

（三）科研檔案是科技工作的重要依據

1972年美國總統尼克松訪華，隨行人員要求了解我國50年代完成的具有國際影響的人工合成牛胰島素結晶體的科研成果。時間緊迫，任務重要。有關科研部門完全依賴當年的科研檔案實現了結晶體的復制，順利完成了任務。

科研檔案是科技研究活動及其成果的真實記錄，這就決定了其在科技成果應用工作中是不可或缺的依據。如今科研檔案也進入了信息化。檔案部門將電子檔案上傳到后臺，科研人員只需打開電子檔案軟件，輸入關鍵字或代碼進行搜索，即可找到相關的科研資料，方便又快捷，避免了科研人員進行重復試驗的無用勞動，加快了科研人員工作效率，推動了我國科研事業的發展。

二、當前科研檔案管理的主要問題

（一）管理制度缺失

長期來，很多科研單位根據檔案法律法規，結合自身實際，制定了相應的管理制度，以保證科研檔案的集中統一管理。特別是上海地區，早在“八五”時期就多次對全市重大科研項目檔案工作檢查，整體推進了地方科研項目檔案管理工作，促進了科研檔案管理制度建設。但是近年來，許多單位忽視科研檔案管理，科研工作建檔工作缺乏相應的配套措施和有效的制約手段，導致檔案管理出現隨意性、任意性等問題。科研檔案不只需要對紙質資料進行保存，還需要對內容進行分析、整理、上傳和開發。將科研檔案分門別類的上傳為電子檔案，并對電子檔案進行開發，使檔案的運用更加方便快捷。而且，現在電子檔案在上傳后的檢索工具比較單一，不能夠及時有效地對檔案進行管理，降低了科研人員的查詢速度和工作效率。加強科研檔案管理重視、統一管理制度、豐富檢索工具迫在眉睫。

（二）缺乏統一標準

檔案部門的工作性質和其他部門有著比較大的區別，不同地區的檔案部門在科研材料建檔時的標準不同，缺乏相應的統一規定和指導。“十一五”以來，上海科普工作在市區（縣）兩級政府的關心支持下，經費投入呈現逐年遞增，扎實地推動了上海科普事業的發展。但同時，科普檔案工作卻相對滯后，特別是科普檔案涉及門類多、種類廣、展項更新快等特點，在科普檔案上傳時由于目前各地尚無科普檔案建檔規范和比較完善的科普檔案工作機制，不同地區的資料管理標準不同，信息分類管理篩選制度各成體系，不利于市檔案部門的集中監督管理。科研人員要想查閱多地區檔案資料還需掌握多種方法，查詢資料不便，延緩了科研發展速度。

（三）管理體制不相適應

改革開放后，科研體制也隨之變化。科研人員也不能再“閉門造車”，需要將工作范圍從實驗室擴展到企業等合作單位中，推動科研結果市場化進程。在科研體制、工作方式和手段的改變過程中，對科研工作的建檔范圍、業務管理方式、檔案的歸屬流向等都提出了新的要求。而從現狀看，檔案部門與其他部門性質差別大，聯系少，不能進行及時的借鑒優化，導致檔案工作封閉保守，體制機制與業務管理方法老化。同時由于缺乏競爭意識，檔案人員的能力素質較低，對信息化檔案管理的能力不夠。檔案部門封閉保守、檔案工作體制機制和業務管理方法老化、檔案人員的能力素質較低等問題的出現表明現在的檔案部門已經遠遠不能適應科研工作快速發展的需要。

三、加強和改善科研檔案工作的幾點思考

在科技迅速發展的今天，科研檔案對科學決策、科技成果推廣和科技創新越來越重要。做好科研檔案管理和利用服務工作，必須大力做好以下幾方面工作：

（一）增強科研部門的檔案意識和工作責任

要提高科研檔案管理水平需采取各種措施，多管齊下。增強科研部門、科研人員檔案意識，將科研檔案管理納入科研工作的程序和檢查內容，需要爭取他們的重視和支持。

第一，檔案部門要利用各種場合和機會深入宣傳檔案法律法規，提高科研人員的檔案法制觀念，讓科研人員理解檔案工作的重要性，提高自身的檔案意識，積極自主地參與到科研材料的歸檔工作中來。第二，檔案部門要改變“重藏輕用”的舊觀念，對上傳的電子檔案的信息進行開發。檔案部門采用PDM、OA等系統，在系統中設置歸檔節點，使得在計算機后臺對各類電子檔案根據科研檔案的學科領域、研究方法、科研資金、實用范圍等不同設置要求進行分類，編制出一系列獨立、不相交的專題目錄，以備更好的查驗。同時改手工下載為系統自動下載，設置數據發放系統，與PDM系統相結合，在加快數據下載速度的同時提高系統的安全系數，使科研人員在利用檔案中嘗到甜頭，進而支持和配合做好科研檔案工作。第三，在將資料上傳到電子檔案后將檔案的相關信息告知原團隊，做到檔案管理的部分公開透明，獲得科研人員的信任，使科研人員積極配合科研檔案工作。以此加大科研人員的檔案運用率，積極培養科研人員的檔案意識和工作責任。

（二）完善科研檔案工作制度，健全檔案管理機制

制度建設和機制建設是確保科研檔案管理順利進行的前提，但是現在制度建設和體制建設與現在社會環境不相適宜，因此需要完善科研檔案中作制度，健全檔案管理機制。一是要依照檔案法律法規，建立健全科研檔案管理的基本規章制度。在一定范圍內，對科研檔案管理規章制度進行統一解讀，并以此保證科研檔案管理規章制度一致性，隨后將確定的規章制度通過OA系統所建立的信息發布平臺分別傳遞給科研人員、檔案管理部門和單位領導，并依據本地區的管理規章制度分別進行科研成果上傳、電子檔案的導入和開發、整體流程的監管工作。二是以項目管理為中心，實行科研項目課題責任人負責制。從項目研究伊始就明確科研項目建檔管理的目標、人員、分工、經費、驗收等要求，落實科研材料的各項工作的責任，確保責任到人。在科研項目完成或部分結束后，由項目負責人對歸檔文件材料的完整性、準確性進行檢查和自評。

（三）加強科研檔案工作的前端管理

科研項目不僅需要科研部門的研發，還需要其他各部門的積極配合，有些科研項目還需要多年的時間才可以完成。因此，檔案部門應在科研任務確定時便進入科研項目組織之中，積極了解科研項目進程，幫助科研人員進行資料的整理和上傳工作，以此來保證科研檔案的完整性和系統性。檔案部門應積極了解科研管理部門和科研項目組織的工作進程，多進行溝通交流，幫助科研人員進行及時的線上信息整理和歸檔工作。例如在計劃管理、課題實施、成果驗收等階段，幫助科研部門對檔案收集規定進行解讀，確保將科研項目進行過程中的有價值的材料收集完整，以此保證科研檔案的準確性和完整性。同時，進一步強調科研部門和人員在科研建檔管理中的主體責任。由科研部門在項目立項之初，指定專人全程負責科研材料的積累和平時的預立卷工作。抓前端、抓開頭，抓好科研項目前期文件材料的歸檔管理工作，對做好科研檔案工作具有重要意義。

（四）提升科研檔案管理現代化水平

長期來，科研檔案管理依靠手工操作的傳統模式。隨著信息化的發展，計算機技術被越來越多地應用于檔案工作，檔案管理工作已經基本實現了信息化。科研單位運用OA、PDM等系統完成文件的起草、修改、刪減、檢索等工作，檔案管理部門運動項目管理、PDM等系統完成文件的統計、上傳、匯集、開發等工作，加快了科研單位的檔案文件的上傳速度。科研檔案信息化管理的主要任務有兩個方面：一是加強科研活動中所形成的的數據信息的收集和上傳，使電子文件成為科研檔案管理的重要內容。檔案管理部門進行資料上傳時嚴格依據單位相關規定，同時利用萬能檔案管理軟件等工具，使后臺可以顯示出每次上傳和更改工作人員的工號信息以及修改和上傳內容，單位領導進入后臺定期進行監察，監管一體保證電子檔案的真實完整性。二是依托計算機和網絡平臺，積極對科研檔案管理系統進行開發，保障科研檔案的進一步應用。在電子資料進行上傳之后，通過在PDM系統中設置歸檔節點在后臺對電子檔案進行分類和整理，根據不同需求形成相應的目錄。并利用CAD技術將數據進行簡單匯總和統計，形成相應維度的建模、繪圖，直觀形象地展示了數據的變化情況，便于科研的進一步進行。

（五）強化學習和培訓

隨著社會的發展，科研檔案管理進入信息化時代，不僅要完善科研檔案管理制度和機制，提升其現代化水平，而且對科研檔案人員也提出了更高的要求。科研檔案人員也需要進行多方面的學習和培訓，要定期進行檔案業務的學習培訓，增強檔案管理的專業知識。科研檔案人員還要深入科研實踐，在實踐中熟悉并掌握科研工作的環節與程序，提升自己的檔案業務能力。科研檔案人員業還應緊隨時代潮流，加強計算機和信息化知識學習，學會運用、維護甚至開發檔案管理系統，使自己成為具備計算機、信息化和網絡應用知識的復合型、現代化的檔案管理人才。定期培訓，拓展實踐，緊隨時代潮流，提高綜合素質，努力使自己成為能夠適應科研檔案管理需要的高素質檔案工作者。檔案部門也要定期對檔案人員的培訓成果進行檢測，通過技能比賽、評獎評優等方式提升檔案人員的競爭意識，督促檔案人員提升自我業務能力，進一步提高檔案部門工作效率。